Журнал регистрации и учета больничных листов

Важный материал на тему: "Журнал регистрации и учета больничных листов" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

[1]

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа

Больничный лист – официальное подтверждение того, что мы имеем право на то, чтобы остаться дома, при этом без последствий для нас. Конечно, работодатель может быть недоволен тем, что срок больничного листа немал, однако, по закону он не имеет права препятствовать работникам остаться дома. Больше того, после передачи больничного листа в организацию, компания обязана данный документ хранить. Правильная организация хранения этого документа, а также иных бумаг, касающихся работника, подразумевает заведение журнала учета больничных листов. Образец ведения этого журнала мы предоставим сегодня в нашей статье и объясним тонкости обращения с ним.

Журнал учета больничных листов: образец

Какие цели преследует ведение журнала

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

  1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
  2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
  3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
  4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.
Читайте так же:  Нужен ли кассовый аппарат ип на усн

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет. Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание.

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Форма и бланк заполнения журнала учета больничных листов: образец

Заполнение журнала регистрации листов нетрудоспособности, приносимых работниками, которые недавно находились на больничном, каждый работодатель может вести в свободной форме, так как по закону никакого определенного бланка или никакой конкретной системы для этих целей не установлено.

Получается, сотрудники отдела кадров могут разработать собственный, удобный именно для них вид журнала. Мы предлагаем вам воспользоваться образцом стандартного типа, используемым многими организациями, который вы впоследствии сможете использовать или дополнять так, как вы хотите.

Давайте рассмотрим составление сторон такого журнала в нижеследующей инструкции.

Инструкция: как правильно оформить журнал учета больничных листов для какой-либо организации

Шаг № 1 – подготавливаем титульную страницу журнала

Итак, в первую очередь нам нужно будет оформить титульную страницу нашего журнала, которая будет располагаться в самом начале данного «сборника» сведений. Именно по этой странице люди, которые никогда ранее не видели искомый журнал в глаза, смогут понять, что именно они держат в руках.

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Итак, оформляя титульную страницу, вы должны использовать сведения, касающиеся следующих важных аспектов, указанных в таблице ниже.

Таблица 1. Какие сведения нужно указать на титульной странице журнала по учету больничных листов

Сведения Описание
Данные, идентифицирующие организацию Так, в первую очередь нужно сказать, что журнал не может вестись просто, как какой-то документ, обособленный от организации. Следовательно, на титульной странице нужно указать не только то, что же это за журнал-то такой, но и также идентифицирующие организацию сведения:
  • полное наименование организации, занимающейся учетом;
  • указание формы собственности организации;
  • указание организационно-правовой формы организации;
  • индивидуальный номер налогоплательщика;
  • код причины постановки на учет;
  • адрес местонахождения компании.
  • Обозначение документа Конечно, после того, как мы обозначили, к какой организации принадлежит искомый журнал, можно обратиться и к обозначению самого документа, а именно, указать его название. В нашем случае оно звучит официально как «журнал учета листков нетрудоспособности». Период ведения документа Чтобы было удобно осуществлять поиск сведений о конкретных бланках, необходимо вначале журнала также указать:
  • дату начала ведения журнала;
  • дату окончания ведения журнала.
  • Конечно, вы не можете предугадать, когда кончится место в журнале, особенно заполняемом от руки, потому, ради удобства впишите вначале только ту дату, в которую журнал начал вестись, и уже потом, после того, как он будет закончен, укажите день, когда вы перешли к заполнению последующего журнала.

    Больничный может быть выдан на разный срок

    Как видите, заполнение титульной страницы – процедура простая и понятная. При желании вы можете добавить в эту часть журнала еще какие-либо сведения, однако перегружать ее не нужно, ведь титульная страница нужна только для обозначения основной информации.

    Шаг № 2 – заполняем левую часть страницы в виде таблицы

    Итак, мы переходим к заполнению основного разворота журнала, состоящего из двух частей:

    Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

    Все сведения и с той и с той стороны будут оформляться в виде таблицы. Пример вы можете видеть выше в данном шаге.

    Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

    Таблица 2. Сведения, вносимые в левую часть основного разворота журнала для регистрации листков нетрудоспособности сотрудников какой-либо организации

    Сведения Описание
    Сведения о лице, предоставившем компании-работодателю листок нетрудоспособности Итак, в первой графе будут идти данные о работнике, листок нетрудоспособности которого вы регистрируете. Вот, какие сведения нужно будет слюда внести:
  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • должность данного гражданина.
  • Табельный номер Сразу же следом за первым столбцом, в который мы внесли основные данные о гражданине, должен идти второй, внутри которого мы будем записывать табельный номер. Общий столбец с информацией о листке нетрудоспособности Итак, в следующий общий столбец, поделенный на три более маленьких столбца, необходимо записать сведения, касающиеся непосредственно самого листка временной нетрудоспособности. Речь идет о внесении таких сведений, как
  • серия и номер листка;
  • дата выдачи искомого документа сотруднику в больнице;
  • дата передачи данного листка работодателю на учет и хранение в отдел кадров.
  • Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

    Шаг № 3 – вносим сведения в правую сторону основного разворота журнала

    Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.

    Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

    Читайте так же:  11 счет бухгалтерского учета

    Таблица 3. Какие данные нужно внести в журнал на его правом развороте

    Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

    Обратите внимание: вы имеете право на то, чтобы самостоятельно определять, что же будет включено в графы оформляемого вами журнала. Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

    Особенности ведения и хранения журнала учета больничных листов

    Согласно букве закона, при условии, что работодатель принимает решение о ведении таких журналов (а как вы помните, оно добровольное), он берет на себя соответствующую ответственность, которая будет касаться непосредственно длительности хранения данного сборника сведений. Так, по закону обязательной срок хранения таких журналов регистрации больничных листов будет составлять 5 лет.

    Журнал рекомендуется держать в месте, защищенном от влажности и посторонних глаз, а страницы внутри него нумеровать, дабы исключить путаницу и возможность незаметного удаления одной из страниц.

    После того, как данный сборник сведений будет окончательно подготовлен, необходимо будет его прошить, и на прошивке установить листочек с:

    • штампом;
    • указанием количества листов, содержащихся в журнале.

    Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

    Искомые действия можно отнести к общему порядку хранения и учета документации кадрового типа. При условии, что руководитель отдела кадров или руководитель организации, принявший решение о ведении данного журнала, сочтет нужным установить иной порядок хранения и учета данной документации, он имеет право на его воплощение в жизнь.

    Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

    Подведем итоги

    Журнал учета больничных листов – важный сборник сведений, содержащий данные о том, какой сотрудник, по какой причине находился на больничном, сколько он отсутствовал на рабочем месте и прочие дополнительные нюансы. Иметь в распоряжении такой журнал порой оказывается очень полезно, так как его наличие значительно упрощает проведение множества процедур учетного и иного типа, проходящих в отделе кадров. При условии, что вы являетесь сотрудником упомянутого подразделения, и начальство дало вам задание разработать журнал, можете воспользоваться представленными нами выше шаблонами, поверьте, они будут вам удобны.

    Читайте полезную информацию, о правилах выдачи больничного листа, а также порядок оформления и сроки выдачи, в нашей новой статье.

    Журнал учета листов нетрудоспособности

    Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, который предоставляется только трудоустроенным гражданам. Бумага является доказательством законных оснований отсутствия лица на рабочем месте и защищает служащего от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из бюджета предприятия, а также от службы социального страхования.

    Порядок ведения журнала регистрации бланков

    Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:
    • ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
    • документы подлежат государственному контролю;
    • изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
    • заполненные больничные листки выдаются только под подпись лишь самому владельцу;
    • предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
    • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.

    На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:

    [2]

    1. работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
    2. бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
    3. с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
    4. в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

    После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами. Максимальный срок хранения не обозначен в законе. Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.

    Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.

    Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.

    Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:

    • обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
    • все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
    • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.

    Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.

    Читайте так же:  Ставки транспортного налога в москве

    Порядок ведения журнала

    Таблица № 1 «Правовое регулирование»

    Наименование документа

    Основные регулируемые вопросы

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Предусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин.

    Письмо Министерства Здравоохранения и Социального развития от 11.01.2007 года № 79

    Список оснований, позволяющих получение листов нетрудоспособности официально трудоустроенными гражданами.

    Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980 года

    Фиксирует порядок контроля оборота бланков.

    Учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:

    1. верный подсчет рабочих дней;
    2. контроль сохранности документов;
    3. защита от дисциплинарной ответственности за прогулы;
    4. выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).

    Если принято решение организовать хранение журнала на предприятии, то в учет предстоит принимать следующие правила его заполнения:

    • присвоение регистрационного номера;
    • аккуратное заполнение одной пастой;
    • отсутствие исправлений и зачеркиваний.

    Ответственное лицо

    Назначение ответственного лица – прерогатива директора фирмы. Как правило, это кадровый работник. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ начальника.

    Служащий обязан ознакомиться с приказом под роспись.

    В функции ответственного работника входят:

    1. заполнение полей журнала;
    2. своевременное внесение актуальных данных;
    3. прикрепление бланка к личному делу служащего;
    4. контроль оборота документов и гарантия их сохранности.

    Нарушение установленных обязательств ведет к дисциплинарной ответственности. Наибольшее нарушение, с которым сталкиваются трудящиеся отдела кадров в этой сфере, утрата больничного формуляра. Решение – подготовка запроса в больницу, выдавшего документ, на изготовление дубликата выписки.

    После окончания календарного года или же после завершения чистых страниц в журнале — он передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

    Содержание

    Тетрадь должна содержать следующие графы для заполнения:

    • личные данные трудоустроенного человека;
    • присвоенный номер больничному листку;
    • дата выдачи листка;
    • название больницы, которой был выдан документ;
    • причина получения – личный недуг или уход за близким родственником;
    • отображение дат, в рамках которых служащий не исполнял вверенный ему труд;
    • количество дней, на протяжении которых лицо отсутствовало на работе (влияет на расчет больничного пособия);
    • примечание;
    • подпись сотрудника, который принял на хранение бланк.

    На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Такие учеты вестись не должны. Только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.

    При потере или порче формуляра организация инициирует процедуру восстановления листка. С этой целью сам болевший гражданин или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата выписки.

    Если же бумага была потеряна до осуществления денежных выплат, то лица, допустившие утрату (бухгалтер, кадровик), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Дополнительно может удерживаться денежная компенсация в пользу работника, если из-за утраты/порчи не были выплачены деньги, и в будущем взыскать их не получится.

    Шесть лет – минимальный срок хранения журнала и, эта дата начинает считаться с того момента, когда тетрадь была передана в архив по окончании календарного года.

    Журнал учета листов нетрудоспособности

    Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.

    Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.

    Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

    • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
    • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

    Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Необходимость ведения журнала

    Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

    Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

    1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
    2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
    3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
    4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
    5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
    6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

    Заполнение журнала: особенности и форма

    Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

    Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

    1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
    2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
    3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
    4. Срок хранения документа на предприятии.
    5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.
    Читайте так же:  Обязательные реквизиты платежного поручения

    Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

    1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
    2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
    3. Причина ухода на больничный.
    4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
    5. Период действия листа нетрудоспособности.
    6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
    7. Общее количество дней отсутствия работника.
    8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

    Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

    • составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
    • все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
    • запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
    • все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

    Лицо, ответственное за ведение документа

    Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

    Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

    Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

    В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

    Период и место хранения журнала

    Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

    Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

    После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

    Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации

    Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.

    Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.

    Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

    Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Журнал учета больничных листов: образец заполнения

    Журнал учета больничных листов облегчает работу кадровой службы в вопросах выплаты пособий по нетрудоспособности. Вести его организация не обязана. Но его наличие делает учет более простым и эффективным.

    Зачем нужен журнал учета больничных

    Законодательной обязанности заводить его нет. Но необходимость хранить документы никто не отменял. Это касается и листков трудоспособности. А хранение следует организовать должным образом.

    Обращаясь к такому регистру, бухгалтер или кадровик оперативно получит необходимые сведения:

    • о наличии больничных у отдельных сотрудников в интересующий период;
    • об их продолжительности;
    • о причинах возникшей нетрудоспособности.

    С его помощью ответственный сотрудник гораздо быстрее посчитает количество дней, которые сотрудник проболел, и сможет отследить, сколько из них еще предстоит оплатить.

    Оформление и содержание

    Унифицированной формы не существует. Каждая администрация разрабатывает собственную или использует один из стандартных вариантов. Тем, кто впервые заводит журнал учета больничных листов, образец заполнения предлагаем взять такой:

    Как правило, в него обязательно заносят следующие данные:

    • Ф.И.О. работника;
    • номер листа нетрудоспособности;
    • его дата выдачи;
    • начало и конец периода нетрудоспособности;
    • продолжительность этого периода (в днях);
    • код причины нетрудоспособности.

    По желанию добавляют подразделения, должности, медицинские учреждения, выдающие БЛ, и другие сведения.

    Правила ведения

    Существовать этот регистр может как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант можно представить не только в текстовом формате.

    Для крупных организаций удобнее использовать файл Excel с возможностями фильтрации, сортировки и суммирования данных. В специальных программных продуктах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», такая форма присутствует.

    Если все же выбран бумажный формат, то следует соблюдать такие правила:

    • прошивать и пронумеровывать страницы;
    • использовать только черные чернила;
    • избегать исправлений и помарок;
    • при завершении очередного журнала на последней странице проставлять количество страниц и заверять это подписью руководителя и печатью.

    Хранить его необходимо пять лет, в соответствии с пунктом 897 Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Образец заполнения журнала больничных листов

    Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

    В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

    Читайте так же:  Безвозмездная реализация проводки

    Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

    Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

    Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

    • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
    • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
    • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

    Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

    Что представляет собой журнал регистрации больничных

    Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

    Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

    Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

    • номера больничных листков;
    • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
    • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
    • даты предоставления больничных сотрудниками;
    • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
    • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

    Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

    [3]

    Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

    Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

    Является ли больничный бланком строгой отчетности

    Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

    1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

    2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

    Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

    В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

    Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

    Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

    Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

    Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

    Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

    Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».

    Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

    Источники


    1. Кузин, Ф.А. Делайте бизнес красиво; М.: Инфра-М, 2012. — 286 c.

    2. Научно-практический комментарий к Земельному кодексу Российской Федерации с постатейными материалами и судебной практикой / Под редакцией С.А. Боголюбова. — М.: Юрайт, 2018. — 800 c.

    3. Московский городской суд в системе органов государственной власти Российской Федерации. История и современность: моногр. . — М.: Проспект, 2014. — 192 c.
    4. Под. Ред. Ванян, А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней; Рязань: Узорочье, 2013. — 528 c.
    5. Ванская, Г.П. Библиотечно-библиографическая классификация. Средние таблицы. Практическое пособие. Выпуск 2: 65/68 У/Ц Экономика. Экономические науки; Политика. Политология; Право. Юридические науки; Военное дело. Военная наука / Г.П. Ванская. — М.: Либерея, 2017. — 883 c.
    Журнал регистрации и учета больничных листов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here