Загранкомандировки оформляем и оплачиваем

Важный материал на тему: "Загранкомандировки оформляем и оплачиваем" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Суточные в загранкомандировке

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

ЭЖ Вопрос-ответ

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

Суточные за день приезда из загранкомандировки не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей

Необлагаемый НДФЛ лимит суточных за день, когда сотрудник, возвращающийся из загранкомандировки, пересек границу РФ, составляет 700, а не 2500 рублей. К такому выводу пришли специалисты Минфина России в письме от 07.07.10 № 03-04-06/6-140.

В локальном нормативном акте компании можно установить любой размер суточных для служебных поездок. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса. Но НДФЛ не нужно удерживать только с сумм, не превышающих определенный предел. А именно: 700 рублей в день по командировкам внутри страны, и 2500 рублей в день по заграничным поездкам (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные, превышающие указанные размеры, облагаются НДФЛ.

Положение об особенностях направления работников в служебные поездки утверждено постановлением Правительства РФ 13.10.08 № 749 (далее – Положение). В соответствии с этим документом суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения). При этом днем выезда сотрудника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспорта в место постоянной работы (п. 4 Положения). При возвращении сотрудника из загранкомандировки суточные за день пересечения границы РФ выплачивается в рублях (п. 18 Положения). Именно поэтому чиновники считают, что за последний день загранкомандировки необлагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 700 рублей.

Дату пересечения границы РФ можно установить по отметке в загранпаспорте либо на основании командировочного удостоверения. Второй вариант применяется, если работник вернулся из страны, при выезде из которой не ставится отметка в загранпаспорте (п. 18, 19 Положения).

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

  • неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
  • штрафы;
  • судебные задолженности;
  • алименты;
  • налоги;
  • просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

  • 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
  • 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках. К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ. Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Читайте так же:  Реорганизация в форме выделения пошаговая инструкция

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

[2]

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Загранкомандировка и суточные — правила оформления

Основным нормативным документом, регламентирующим расходы работников в заграничных командировках, является постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299 внесены изменения в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке. Напоминаем, что данные нормы применяются для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

Для расчета НДФЛ и ЕСН с 1 января 2006 г. применяются нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Обратите внимание, что данный документ применяется в отношении работников организаций, финансированных за счет средств федерального бюджета. О коммерческих организациях в этом документе не упоминается. Следовательно, эти организации могут применять при расчете НДФЛ и ЕСН нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299.

Также стоит обратить внимание и на письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

С 1 января 2008 г. не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

В случае направления работника в командировку за границу работодатель возмещает ему расходы:

  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Читайте так же:  Максимальный срок больничного листа

Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами (билеты). В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ командированному работнику также возмещаются консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по найму жилого помещения также возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами.

При оплате расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительныими объектами.

Суточные для загранкомандировок должны выплачиваться с учетом постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Размер суточных при загранкомандировках (так же, как и при командировках) должен быть установлен в коллективном договоре или местном локальном нормативном акте (приказе, распоряжении руководителя предприятия). Размер суточных, установленных предприятием, не может быть меньше размера, установленного законодательством.

Суточные за границей

Начисление суточных при загранкомандировках имеет ряд особенностей. Со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Если работник находится в командировке за границей более 60 дней, то начиная с 61 дня размер суточных меняется.

[3]

При переездах внутри стран Шенгенской зоны отметки в паспорте о пересечении границ не ставятся, так как получаемая «шенгенская» виза действительна для путешествия по всем странам Шенгенского соглашения. Поэтому единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет авиа- или железнодорожный билет. Этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных. Сложнее будет в ситуации, когда переезд совершается на автомобиле. В этом случае стоит получить от иностранных партнеров документы, подтверждающие дату окончания работ в одной стране и дату начала работ в другой стране. Специальной формы таких документов не существует. Но можно воспользоваться типовой формой командировочного удостоверения или подписать акт приемки-сдачи работ с указанием сроков начала и окончания работ.

К иным расходам, возмещаемым предприятием командированному работнику, могут относиться:

  • расходы на телефонные переговоры;
  • расходы на оформление медицинской страховки, без которой в ряд стран иностранцы не допускаются;
  • расходы по оформлению визы, заграничного паспорта;
  • расходы по провозу багажа весом до 30 кг;
  • расходы, связанные с обменом чека в банке на наличную валюту.

Загранкомандировка — документальное оформление

Оформление документов на командировку работника за границу так же, как и при командировке по России, начинается с издания приказа руководителя (форма № Т-9 или № Т-9а) и служебного задания на командировку. При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни.

После составления сметы на командировочные расходы предприятию необходимо получить в уполномоченном банке наличную валюту.

В настоящее время согласно ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» операции, связанные с получением валютных денежных средств с банковских счетов, можно совершать без ограничения. Поэтому для получения наличной валюты для заграничной командировки в банке не требуется никаких особых документов. Некоторые банки требуют при этом предъявлять доверенность выписанную организацией на получателя.

Командированному лицу также могут быть выданы под отчет и денежные средства в рублях. В этом случае он самостоятельно приобретает необходимую валюту.

Организация может также перечислить валютные средства для командировки на пластиковую карточку командируемого лица.

После возвращения из командировки работник обязан представить отчет о проделанной работе. Желательно, чтобы отчет носил развернутый характер во избежание претензий со стороны налоговых органов.

В течении 10 календарных дней после возвращения из загранкомандировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими произведенные расходы документами.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты, не использованные во время служебной командировки за границей, возвращаются работником в кассу организации.

Задолженность может быть погашена сотрудником в кассу предприятия в иностранной валюте, аналогичной полученной под отчет, в иностранной валюте, отличной от полученной под отчет, или в рублях по курсу, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

В случае перерасхода по авансовому отчету перерасходованная сумма возмещается путем:

  • перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет работника в уполномоченном банке;
  • выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
  • выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы

Видео (кликните для воспроизведения).

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

Оформление зарубежной командировки

Надо ли выписывать работнику, направленному в зарубежную командировку, удостоверение или какой-то другой документ? И какие будут последствия, если работнику будет дано лишь устное распоряжение?

— Работник направляется в командировку на основании письменного (а не устного) решения работодателя, в котором должны быть определен ы п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) :

• ее цель (служебное поручение);

Обычно такое решение оформляют приказом руководителя о направлении работника в командировку, составленным по унифицированной форме № Т-9 или по самостоятельно разработанной форме.

Все документы, составленные на иностранных языках, должны быть построчно переведены на русский язык п. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо Минфина от 16.02.2009 № 03-03-05/23 . Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и работником организаци и Письма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168 , от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202 .

Если не будет приказа или иного подобного документа, то проверяющие могут счесть ваши расходы на выплату суточных документально не подтвержденными.

А вот командировочное удостоверение выписывать не обязательн о подп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 . Хотя если вы оформите его и в нем будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него, хуже не будет. Это послужит дополнительным подтверждением реальности командировки.

Читайте так же:  Активы организации

Оплата услуг гостиницы со счета фирмы

Организация авансом оплатила с долларового счета проживание работника в гостинице в Корее. По курсу на какую дату пересчитать в рубли в налоговом и бухгалтерском учете стоимость такого проживания: на дату выезда работника из гостиницы, на дату его возвращения из командировки или на дату утверждения авансового отчета о командировке?

— Ни одна из приведенных вами дат не должна браться для пересчета в рубли долларовой стоимости услуг гостиницы.

Налоговый учет. По общему правилу командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работник а подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ . Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли на дату их признания в налоговом учет е п. 10 ст. 272 НК РФ . Причем независимо от того, как они оплачены:

• или непосредственно командированным работником;

• или напрямую работодателем (и соответственно, в авансовом отчете не фигурирую т подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58 ).

Однако если валютные расходы были оплачены авансом, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату перечисления такого аванс а п. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749 , от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53 . Разумеется, в части, приходящейся на такой аванс (если он, к примеру, был не 100%). Но полученную рублевую сумму вы все равно сможете учесть в качестве косвенных расходов только после того, как работник представит авансовый отчет и руководитель утвердит его.

Бухгалтерский учет. Здесь ситуация аналогичная. Пересчет в рубли командировочных затрат, оплаченных полностью авансом, надо делать по курсу, установленному ЦБ РФ на дату такой предоплат ы пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006 . При этом командировочные затраты будут признаны расходами на дату утверждения авансового отчет а приложение к ПБУ 3/2006 .

Если организация оплатила услуги гостиницы после того, как работник выехал из нее, но до утверждения авансового отчета, их стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета пересчитывается в рубл и п. 9 ПБУ 3/2006 ; п. 10 ст. 272 НК РФ :

сначала — по курсу Центробанка, установленному на дату оказания услуг, то есть на дату выезда работника из гостиницы;

затем — на дату прекращения обязательств по оплате, то есть на дату списания денег с валютного счета организации.

В дальнейшем пересчет не требуется, ведь обязательства больше нет.

А вот в расходах рублевую сумму затрат на проживание командированного работника можно признать только после утверждения его авансового отчета по командировке. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учет е подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; приложение к ПБУ 3/2006 .

В аналогичном порядке признается в расходах и стоимость иных услуг, связанных с нахождением работника в командировке, когда они оплачиваются организацией со своего валютного счета после их оказания, но до утверждения авансового отчета. К примеру, затраты на услуги мобильной связи.

Составление авансового отчета

Работник направлен в Бельгию. Ему выдан аванс на наличные траты. Кроме того, часть расходов (на проезд, на проживание) оплачена с расчетного счета организации. Должен ли работник включать в свой авансовый отчет суммы расходов, которые оплатила наша организация безналично?

— Нет, не должен. Авансовые отчеты работники представляют только о расходовании денег, полученных ими под отчет перед началом командировк и п. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У . Услуги, оплаченные работодателем с расчетного счета, в авансовый отчет не включаются, даже если они связаны с командировкой конкретного работника. И это вовсе не помеха для признания таких расходов в налоговом учет е Письмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58 .

Так что в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет, в котором будут фигурировать только полученные и израсходованные им сумм ы п. 26 Положения .

Выплата валютных суточных в рублях

В нашем положении о командировках установлено, что сумма суточных за каждый день нахождения за рубежом составляет 35 евро. Однако выплачиваем мы суточные в рублях — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса работнику. Надо ли нам для целей налогообложения делать пересчет на иную дату?

— Нет, никаких пересчетов вам делать не нужно. Ведь фактически вы выплачиваете суточные в российских рублях.

Следовательно, не требуется пересчет расходов ни для целей бухучета, ни для целей налогообложения прибыл и ПБУ 3/2006 ; п. 10 ст. 272 НК РФ .

Также не нужен какой-либо пересчет рублевых затрат и для целей обложения сверхнормативных суточных НДФЛ Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 и страховыми взносами.

ДАТА КУРСА ЦБ ДЛЯ ПЕРЕСЧЕТА СУТОЧНЫХ, ВЫПЛАЧЕННЫХ АВАНСОМ В ИНВАЛЮТЕ п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 10 ст. 272, ст. 424 НК РФ; Письма Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796 , от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53

Неподтвержденные расходы на заграничное жилье

Работник был направлен в командировку в Белоруссию. Там он останавливался у друзей. Документов об оплате проживания нет.
В авансовом отчете работник указал сумму за каждый день проживания — 1000 руб. Приложил пояснительную записку с распечатками из Интернета о стоимости гостиничных номеров в том же городе (она более 2000 руб. в день). Директор такой авансовый отчет утвердил.
Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы, не подтвержденные документами?

— Сумма возмещения подобных расходов полностью облагается страховыми взносами (как взносами на ВНиМ, ОПС, ОМС, так и взносами «на травматиз м») п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ .

А для целей НДФЛ сумма возмещения расходов на проживание, не подтвержденных оправдательными документами, не облагается в предела х п. 3 ст. 217 НК РФ :

• 700 руб. в день — для командировок по РФ;

• 2500 руб. в день — для командировок за границу.

Выплаченные вашему работнику суммы не превышают лимит, утвержденный Налоговым кодексом (1000 руб/д. 2500 руб/д.). Поэтому облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Рублевый пересчет валютных расходов

Работнику был выдан рублевый аванс. В поездке он поменял часть этих денег на евро. Справка об обмене сохранилась. Этой валюты не хватило. Хотя у работника оставались рубли, он не стал докупать валюту, а истратил свои евро.
По какому курсу пересчитывать валютные расходы для уплаты налога на прибыль?

Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли

— Часть расходов, которая укладывается в сумму, указанную в справке о покупке валюты, вам надо пересчитать в рубли по реальному курсу конвертаци и Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 , от 17.07.2015 № 03-03-06/41128 .

Другая часть валютных расходов, на которую нет справки о покупке валюты, пересчитывается в рубли по курсу Центробанка, действовавшему:

• на дату выдачи аванса — в части валюты, соответствующей рублевому остатку аванс а Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 , от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 ;

Читайте так же:  Производственный календарь татарстан

• на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, не покрываемых суммой полученного аванс а подп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Нашим положением о командировках установлены суточные для зарубежных командировок в сумме 3000 руб. в день как за дни нахождения в РФ, так и за дни нахождения за рубежом. Находясь в командировке, работник:
1 февраля ехал по России из нашего города до Москвы;
2 февраля он пересек границу на поезде;
до 7 февраля был за границей, границу с РФ пересек утром 8 февраля;
9 февраля вернулся в наш город.
Как определить сверхнормативные суточные для целей расчета налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов?

— Для целей налогообложения прибыли в расходах можно учесть суточные за каждый день командировки в размере, установленном вашим локальным нормативным акто м п. 11 Положения; Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135 .

Суточные не облагаются страховыми взносами «на травматизм» в размере, установленном локальным нормативным актом организаци и п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 . Так что начислять эти взносы в вашей ситуации не придется.

А вот для целей расчета базы по страховым взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, так же как и НДФЛ, действуют иные правила. Суточные не облагаются НДФЛ и такими страховыми взносами только в следующих размера х п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510 , от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 :

• 700 руб. в день — при командировках по России;

• 2500 руб. в день — при заграничных командировках.

За день выезда из России за границу берется зарубежная норма суточных, в то время как за день въезда в РФ надо брать российскую норм у п. 18 Положения .

Следовательно, общая сумма сверхнормативных суточных составит 9900 руб.:

• за 1, 8 и 9 февраля — 6900 руб. ((3000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.);

• за 2— 7 февраля — 3000 руб. ((3000 руб. – 2500 руб.) х 6 дн.).

Страховые взносы по сверхнормативным суточным признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, и отражаются в налоговом учете на дату начисления этих взносо в подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ .

[1]

Порядок учета командировочных расходов в 2018 — 2019 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Прочитать, для чего нужно положение о командировках, и скачать его, можно здесь.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Читайте так же:  Вычеты по ндфл на детей у совместителей

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 — 2019 годах».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Видео (кликните для воспроизведения).

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Источники


  1. Ваш домашний адвокат. Экстренная юридическая помощь. Советы Юриста. — М.: Мир книги, 2016. — 448 c.

  2. Комиссия. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2014. — 999 c.

  3. Кузин, Ф.А. Делайте бизнес красиво; М.: Инфра-М, 2012. — 286 c.
  4. Беспалов, Ю. Ф. Гражданский иск в уголовном судопроизводстве. Учебно-практическое пособие: моногр. / Ю.Ф. Беспалов, Д.В. Гордеюк. — М.: Проспект, 2015. — 176 c.
  5. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.
Загранкомандировки оформляем и оплачиваем
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here