Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени

Важный материал на тему: "Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Читайте так же:  Реализация товара – проводки

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма Т-12, бланк)

    Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики

    скачать бланк в формате Word, rtf
    скачать бланк в формате Excel, xls
    скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

    Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 «Табель учета рабочего времени» в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

    Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

    Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

    Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

    • в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

    В форме N Т-12 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

    При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

    Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

    Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

    [1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

    Программа табель учета рабочего времени и графики работ

    Программа предназначена для автоматизации создания графиков работ (сменности) и заполнения табеля учета рабочего времени работников организации или индивидуального предпринимателя. Для организации по заданным параметрам и расписаниям рабочего времени создаются графики работ (сменности) с привязкой по работникам и сравнением с нормами рабочего времени. Заполнение табеля учета рабочего времени работников ведется по подразделениям организации с учетом приема на работу, переводов на другую работу (переводов в другое подразделение) и увольнения. Присутствует возможность автоматического заполнения табелей учета рабочего времени по данным графиков работ (сменности) и по данным отклонений от этих графиков. В наличии печать табелей учета рабочего времени по формам Т-12, Т-13 и печать графиков работ (сменности) по организации, по работникам за год и за месяц.

    Читайте так же:  Плата за негативное воздействие на окружающую среду

    Простой бланк табеля учета рабочего времени — образец-2018

    Простой бланк табеля учета рабочего времени — унифицированная форма, подлежащая составлению и заверению сразу несколькими сотрудниками организации. Каковы важнейшие нюансы работы с этим документом и где можно скачать его заполненный образец?

    Что представляет собой простой бланк учета рабочего времени и для чего он нужен?

    В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирмы-работодатели должны осуществлять учет рабочего времени сотрудников.

    Детальнее о ст. 91 ТК РФ расскажет эта публикация.

    В практике кадрового менеджмента закрепилось использование в этих целях 2 унифицированных форм:

    • Т-12 — для ручного ввода данных о рабочем времени;
    • Т-13 — используется в автоматизированных системах учета рабочего времени.

    Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Поскольку наиболее простым технически способом ведения учета рабочего времени является ручной ввод данных по посещениям сотрудниками работы, то форму Т-12 принято именовать простым бланком (или табелем) учета рабочего времени.

    Изучим его специфику подробнее.

    Нюансы заполнения формы Т-12 (простого бланка учета рабочего времени)

    Особенность формы Т-12 — в наличии раздела, в котором не только отражаются сведения по посещениям сотрудниками работы, но и раздела, отражающего цифры по зарплате, исчисляемой исходя из показателей рабочего времени. При этом фирма может не заполнять данный раздел и отражать цифры по зарплате в других документах. В этом случае в форме Т-12 оформляется только раздел 1.

    Какие коды по видам оплаты труда можно применить в форме Т-12, узнайте по ссылке.

    Бланк Т-12 заполняется в 1 экземпляре. Ежедневные отметки о посещении сотрудниками работы вносятся в графы 4–6 документа. Есть 2 способа фиксации данных сведений:

    • с учетом как явок, так и пропусков работы по тем или иным причинам, а также иных событий (например, простоев);
    • с учетом только отклонений от стандартного графика работы (пропусков работы, простоев).

    [1]

    В обоих случаях в табель вносится 2 типа данных:

    • буквенный или цифровой код, отражающий, приходил ли сотрудник на работу и где он находился, если туда не приходил (например, был в отпуске, на больничном или в командировке);
    • количество часов, проведенных на работе.

    Однако если человек отсутствовал на работе весь день, то код, отражающий пропуск работы, фиксируется в табеле без указания часов.

    О буквенных шифрах для Т-12 расскажем здесь.

    Графы 1–17, 35–55 табеля Т-12 заполняются ответственным лицом в сроки, определяемые с учетом того, что зарплату работникам фирма, в соответствии со ст. 136 ТК РФ, должна выплачивать не реже 2 раз в месяц. Далее табель передается в бухгалтерию, которая заполняет графы 18–34, а затем направляется на утверждение:

    • ответственным лицом;
    • руководителем подразделения, где работают сотрудники, учет посещений которых ведется по табелю;
    • представителем кадровой службы.

    Где можно скачать образец простого бланка учета рабочего времени?

    Загрузить заполненный образец табеля Т-12 вы можете на нашем портале.

    Что собой представляет график рабочего времени, узнайте из этой публикации.

    Форма Т-12 — важный документ, используемый при решении задач, связанных с учетом посещений сотрудниками работы и исчислением зарплаты. Полномочия по ее заполнению могут быть распределены между несколькими сотрудниками или даже подразделениями фирмы.

    Изучить иные нюансы работы с формой Т-12 вы можете в статьях:

    Табель учета рабочего времени (форма Т-13, бланк)

    Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики

    скачать бланк в формате Word, rtf
    скачать бланк в формате Excel, xls
    скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется для учета рабочего времени.

    Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

    Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

    Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

    • в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

    В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

    Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

    Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

    При составлении табеля по форме N Т-13:

    • при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
    • при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
    Читайте так же:  Переход с усн на енвд условия и новые критерии

    Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

    [1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

    Лучший табель учета рабочего времени в Excel

    Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

    Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

    Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

    Заполняем вводные данные функциями Excel

    Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

    Скачать табель учета рабочего времени:

    [2]

    В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

    Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

    В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

    Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

    Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

    Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

    Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.

    Автоматизация табеля с помощью формул

    Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

    Для примера возьмем такие варианты:

    • В – выходной;
    • Я – явка (рабочий день);
    • ОТ – отпуск;
    • К – командировка;
    • Б – больничный.

    Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

    Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

    Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

    [3]

    Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

    Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы: . Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

    Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

    Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

    Как вести табель учета рабочего времени

    Унифицированные формы

    Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

    Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

    Форма ОКУД 0504421

    Как фиксировать отработанное время

    При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

    • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
    • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

    Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

    Читайте так же:  Сроки выхода на пенсию после повышения пенсионного возраста таблица

    В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

    Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

    Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

    При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения. Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

    Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенный (К) или цифровой (06) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы.

    Чтобы упростить процесс, вы можете подобрать и скачать программу «Табель учета рабочего времени» бесплатно. В них уже есть все формы, а расчет производится автоматически.

    Упрощенный бланк табеля рабочего времени

    Для того чтобы начислить заработную плату каждому сотруднику, необходимо учитывать фактический объем часов, отработанных на предприятии. Для этого кадровым отделом ведется табель рабочего времени. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени и узнать об особенностях этого документа.

    Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты

    Форма бланка

    В бухгалтерской деятельности используется несколько типовых документов, которые являются основой для составления расчетов часов, отработанных каждым сотрудником. К таким документам относятся форма «Т12» и «Т13». Необходимость ведения подобной документации установлена в девяносто первой статье Трудового Кодекса. В данном документе рассматриваются требования к нанимателю, в отношении учета времени, потраченного наемными работниками на исполнение своих трудовых обязательств.

    Форма «Т12» является упрощенным бланком табеля учета. По мнению большинства начинающих предпринимателей, свое название данный документ получил благодаря малому количеству требований в отношении его заполнения. Однако это далеко не так, поскольку данный бланк подготавливается в письменной форме, что является его особенностью.

    Стандартная форма документа может иметь электронный вид и заполняться при помощи специальных программ, которые ведут учет отработанных часов.

    С юридической точки зрения, оба документа имеют равные права. Юридическая сила документов регламентируется Госкомстатом РФ. Каждой компании предоставляется право самостоятельного выбора разновидности табеля, которая будет использоваться при ведении подсчетов. Также следует обратить внимание, что оба документа содержат в себе равный объем сведений. В том случае, когда на предприятии используется раздельная форма учета, должностное лицо ответственное за заполнение табеля может заполнять только первый раздел документа, используя форму «Т12».

    Для каких целей используется упрощенный бланк

    Согласно постановлению Госкомстата РФ, использование табеля рабочего времени необходимо для составления расчетов времени, затраченного работниками компании на исполнение своих трудовых обязательств. На основе сведений из этого документа подготавливаются бухгалтерские ведомости о начислении зарплаты.

    Табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива

    Довольно часто, проверкой этого документа занимаются различные органы контроля, в том числе и налоговая служба. В той ситуации, когда во время проведения проверки выявляется факт нарушения правил начисления зарплаты, могут последовать штрафные санкции. Давайте представим ситуацию, в которой наемный сотрудник получил заработную плату за день, когда отсутствовал на предприятии без уважительной причины. Подобная ситуация может расцениваться как фиктивное увеличение расходов с целью снижения налогооблагаемой базы. Таким образом, компания нарушает правовые нормы, что влечет за собой штрафные санкции в виде суммы равной до сорока процентов от сокрытого дохода. Помимо этого, нарушитель должен оплатить удержанный налог в совокупности с начисленной пеней.

    Помимо этого, информация, содержащаяся в рассматриваемом документе, представляет интерес для Фонда Социального Страхования, так как на основе этих сведений составляются расчеты пособий. Упрощенный бланк табеля рабочего времени является одним из инструментов защиты интересов работника во время судебных разбирательств. В том случае, когда выявляется факт нарушения прав сотрудника, администрацию ждет крупный штраф. При повторном нарушении подобного рода, деятельность компании может быть приостановлена на определенный временной промежуток.

    Следует обратить внимание на то, что в текущем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому регулируется степень ответственности кадрового отдела, связанная с ведением табеля. В том случае, когда на территории компании отсутствует подобная документация, устанавливается штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

    Как заполнять форму «Т12»

    Заполнять рассматриваемый документ должен непосредственный руководитель фирмы или сотрудник кадрового отдела. В крупных компаниях, имеющих развитую структуру, ответственность за заполнение формы возлагается на специалиста по учету трудового времени. Важно обратить внимание на то, что от ресурсных и финансовых возможностей организации, а также размеров компании зависит уровень документооборота. На крупном предприятии ведется несколько табелей, в каждом из которых учитываются трудочасы конкретного отдела. В небольших фирмах, одного табеля достаточно для учета статистики.

    На сегодняшний день существует два метода составления рассматриваемого документа:

    Читайте так же:  Новые нормы ввоза товаров

    1. Ежедневное заполнение всех необходимых разделов и полей.
    2. Частичное заполнение.

    Согласно нормам, закрепленных в ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника

    В последнем варианте, фиксируются данные о прогулах сотрудников. Важно обратить внимание на то, что подобная практика на крупных предприятиях недопустима, поскольку при большом штате персонала, восстановить хронологию событий практически невозможно.

    Ответственность за ведение формы «Т-12» возлагается на сотрудников отдела кадров и бухгалтерии. В том случае, когда на предприятии используется раздельная форма учета периода времени, потраченного работником на исполнение своих должностных обязательств, то первый раздел табеля применяется в качестве самостоятельного документа. Следует обратить внимание на то, что ответственность за заполнение с первой по семнадцатую графы табеля возлагается на руководителя предприятия либо сотрудников кадрового отдела. Заполнением остальных граф занимаются сотрудники бухгалтерии.

    Бланк табеля учета рабочего времени имеет стандартную форму заполнения. В верхней части документа указывается наименование организации и её реквизиты. Далее следует указать номер, соответствующий номеру в регистрационном журнале. Важно обратить внимание на то, что датой заполнения табеля чаще всего назначается последний день отчетного периода. Средняя длительность отчетного периода составляет тридцать дней.

    Далее предлагаем ознакомиться с правилами заполнения различных полей. В поле под №1 указывается табельный номер работника. Во второй и третьей ячейке приводится информация из трудовой карточки работника. Начиная с четвертой по шестую ячейку, указывается временной промежуток, который затрачивается работником на исполнение своих трудовых обязательств. Помимо этого, в этих ячейках следует делать отметки о прогулах. В том случае, когда сотрудник опаздывает без уважительной причины, фиксируется фактическое количество времени, проведенное на рабочем месте.

    В ячейки под номером 5 и 7, следует заносить сведения, касаемо объема затраченного времени за половину отчетного периода. В верхней ячейке указываются дни, а в нижней часы. Следует обратить внимание, что необходимо указывать лишь те часы, что потрачены исключительно на выполнение должностных обязанностей. В том случае, когда в компании используется практика совмещения нескольких должностей — данные сведения не вносятся в табель. Когда трудовая деятельность осуществляется на основании гражданско-правового договора, данные об исполнителе, не вносятся в табель.

    В конце отчетного периода следует заполнить следующие ячейки:

    1. № 8 – в восьмой ячейке указывается результат сложения данных из граф № 5 и 7 (в днях).
    2. № 9 – в девятой ячейке указывается результат сложения данных из граф № 5 и 7 (в часах).
    3. № 15 – в этой графе ставится знак, обозначающий причину прогула. Важно обратить внимание на то, что при наличии документально обоснованной причины отсутствия на рабочем месте, прогул не фиксируется.
    4. № 17 – здесь приводятся сведения о выходных днях за длительность отчетного периода.

    Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом

    Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие имеет полное право усовершенствовать табель, путем внедрения дополнительных ячеек в соответствии с потребностями компании. Помимо этого, отдел кадров может использовать личные способы сокращения сведений. Чаще всего подобные документы используются на предприятиях, где трудовая деятельность осуществляется посменно.

    Согласно регламенту, установленному Госкомстатом, рассматриваемый документ подготавливается в единственном экземпляре. После составления табеля, в нем расписывается руководитель или должностное лицо, отвечающее за его составление и сотрудник кадрового отдела. Затем, заполненный бланк передается в бухгалтерию. Для того чтобы ознакомиться с внешним видом документа, вы можете скачать чистый бланк.

    Распространенные ошибки

    В том случае, когда во время заполнения табеля используется методика суммирования, могут возникнуть различные сложности. Такой сложностью может стать утверждение порядка трудовой деятельности сменных рабочих. Допустим, за отчетный период количество рабочих смен составляет нечетное количество, а согласно графику нужно утвердить четное. В рассматриваемом примере рекомендуется не учитывать периодичность смен во внутренней документации предприятия. Подобный подход позволяет грамотно распределить трудовую деятельность и не нарушить регламент законодательства.

    Важно обратить внимание, что предприятия, работающие по подобной системе, должны использовать другие методы расчетов времени трудовой деятельности, поскольку в трудовом договоре с сотрудником указывается посменная деятельность. В данной ситуации в табеле следует делать отметку не о количестве проработанных часов, а только днях трудовой деятельности. В этом примере, основанием для начисления заработной платы являются дополнительные сведения, прописанные на страницах трудового договора.

    Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Нередко ошибки в заполнении табеля возникают у тех организаций, где осуществляют трудовую деятельность лица, не достигшие совершеннолетия, инвалиды и остальные защищенные социальные группы. В этом случае, используется способ ведения табеля, описанный выше. Также следует отметить, что законом установлены строгие рамки в отношении максимальной длины рабочего дня. Все сверхурочные часы должны оплачиваться по двойному тарифу. Для того чтобы не допустить подобных ошибок, необходимо составлять распорядок смен с учетом временных ограничений. В этом случае предприятию потребуется выплачивать лишь среднюю зарплату за проработанные часы, что не отразится на бюджете компании.

    Источники


    1. Репин, В.С. Настольная книга нотариуса (теория и практика); М.: Юрилическая литература, 2013. — 288 c.

    2. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.

    3. Теория государства и права. — М.: Астрель, Сова, 2013. — 591 c.
    4. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.
    5. Юсуфов, А.Г. История и методология биологии. Учебное пособие для ВУЗов / А.Г. Юсуфов. — М.: Высшая школа, 2011. — 107 c.
    Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here