Учет сувенирной продукции

Важный материал на тему: "Учет сувенирной продукции" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Акт на списание подарков

Акт на списание подарков является неотъемлемой частью документов каждой организации, которая производила выдачу подарков своим сотрудникам либо другим физическим лицам. А она имеет право это делать согласно 191 статье Трудового кодекса.

Перед составлением акта на списание собирается специальная комиссия. Они должна состоять не менее чем из трех человек. Избирается председатель этой комиссии. Каждый из членов собранной группы должен быть уведомлен о том, что сообщение ложных сведений в официальных бумагах карается по закону.

Все члены комиссии проверяют соответствие указанных в бумаге данных с реальным положением дел. Своими подписями в документации они свидетельствуют о найденном полном совпадении. Если один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту.

Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации.

Сопутствующие документы

Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:

  • Приказ руководителя.
  • Программу проведения мероприятия.
  • Список участников торжественного обеда либо ужина (если таковой предвидится).
  • Смету расходов на проведение. Она в первую очередь передается в бухгалтерию компании.
  • Ведомости выдачи подарков. Главная часть в ней – таблица со списком одаряемых и их подписей. Ведомость является основанием для составления акта на списание подарков.

Только после юридически грамотного оформления этой документации можно приступать к формированию акта.

Обязателен ли учет

Во многих организациях ситуация с выдачей презентов пущена на самотек. Бухгалтерам это кажется несерьезным. Однако они меняют свое мнение при проведении проверок контролирующих органов. Ведь любая хозяйственная деятельность должна быть соответствующим образом задокументирована, и дарение является одним из видов хозяйственной деятельности компании.

Составные части

Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.

В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:

  • Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
  • Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
  • Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
  • Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
  • Сколько единиц выдано и на какую сумму.
  • Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
  • Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.

Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.

Обязательно ли составлять договор

Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.

Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.

Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.

Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.

Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.

Материальная помощь

Если подарки предназначаются для сотрудников организации, то их стоимость совмещают с выплачиваемой материальной помощью за весь год. Если общая стоимость выданных презентов и материальной помощи сотрудникам превышает 4 тыс. рублей, то компании придется начислять НДФЛ на стоимость свыше указанной.

Приз – отличия

В понятие «подарок» входит вся группа предметов, которые вручаются по случаю, к определенной дате. Например, 8 марта, 23 февраля, Новый год, день рождения работника. Понятие «приз» встречается в основном в учреждениях культуры, компаниях, которые работают в сфере организации культурно-массовых мероприятий. И вручение приза происходит за победу в каком-либо конкурсе. Его вручают за определенные заслуги. Так что в документации гораздо чаще фигурируют «подарки». Причем их официально подразделяют на ценные и неценные. Они отличаются рубежом стоимости в 3 тысяч рублей.

Порядок документального оформления

У каждой организации может быть свой подход к основному алгоритму дарения материальных ценностей и их списания. Главное, чтобы он:

  • Учитывал требования налогового законодательства.
  • Учитывал нормы гражданского законодательства.
  • Учитывался бухгалтерией на забалансовом счете 07.
  • Был учтен при уплате организацией положенных страховых взносов в пенсионный фонд.
  • Был отражен в учетной политике компании.

Но без акта на списание подарков ни при каких обстоятельствах не обойтись.

БСО, подарки и сувениры в госсекторе: пошаговая инструкция для учета по-новому

AllaSerebrina / Depositphotos.com

С 2019 года существенно изменился порядок применения КОСГУ при приобретении или изготовление подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также бланков строгой отчетности. Главное новшество – расходы на их покупку теперь надо отражать как увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения с применением подстатьи 349 КОСГУ.

Приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом, и подлежат учету на балансе в составе материальных запасов. Для учета таких матзапасов, как БСО, подарочная и сувенирная продукция наиболее подходящим является счет 105 06 «Прочие материальные запасы». Заметим, что применение данного счета в отношении БСО вступает в определенное противоречие с п. 118 Инструкции № 157н (утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н), который исключает учет бланочной продукции строгой отчетности на счете 105 06. Но другие счета подходят для этих целей еще меньше.

Читайте так же:  Ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента

При этом Инструкция № 157н по-прежнему содержит указание о необходимости забалансового учета БСО – на счете 03, сувенирной продукции – на счете 07.

Правильно организовать учет таких материальных запасов на балансе и забалансовых счетах поможет наша пошаговая инструкция:

[3]

Шаг

Что учитываем, какие документы-основания оформить

Как отражать в учете

Комментарии, советы

Дебет

Кредит

БСО / подарки и сувениры приняты к балансовому учету в составе материальных запасов.

Не позднее следующего дня после получения первичных документов.

  1. Акт приемки бланков документов – для БСО, предназначенных для осуществления наличных денежных расчетов и/ или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Подробнее об оформлении такого Акта смотрите здесь;
  2. Для иных БСО и сувенирной продукции – Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (форма 0504220).

Как правильно определить тип контрагента для кода 730 КОСГУ – смотрите здесь.

Оплата поставщику / подрядчику

Документ-основание: Товарная накладная или Акт выполненных работ.

Выбытие с балансового учета бланков строгой отчетности.

В момент выдачи БСО со склада материально-ответственному лицу.

Документ-основание: Требование-накладная (форма 0504204) или Накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (форма 0504102) или иные накладные, разработанные самостоятельно на основе данных форм.

  1. Учет на счете 03 – до момента оформления или передачи БСО другому юр.лицу, ответственному за оформление, либо до списания.
  2. Порядок документального оформления операций по движению БСО установите в учетной политике.

Выбытие с балансового учетасувенирной продукции.

В момент выдачи со склада подарков/ сувениров работнику учреждения, ответственному за организацию мероприятия.

Требование-накладная (форма 0504204) или Накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (форма 0504102) или иные накладные, разработанные самостоятельно на основе данных форм.

Учет на счете 07 – до момента вручения подарков/ сувениров.

Списание с забалансового учета бланков строгой отчетности

Периодичность отражения операций по списанию БСО прямо не установлена. В зависимости от отраслевой специфики деятельности периодичность списания может быть закреплена в учетной политике.

Документ-основание:

[2]

1. Акт о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816):

  • при их оформлении/выдаче,
  • в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи,
  • при принятии решения об их списании/ уничтожении

2. Акт приема передачи, разработанный самостоятельно: при передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление/ выдачу

Списание с забалансового учета сувенирной продукции

По факту документального подтверждения вручения сувениров/подарков

Документ-основание:

Документы, разработанные на основе:

  • Акта о списании материальных запасов (форма 0504230);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).

Примерный порядок применения документов о списании сувениров/ подарков смотрите здесь.

Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, его нужно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.

На сегодняшний день не все вопросы учета и оформления операций с бланками строгой отчетности и сувенирной продукцией урегулированы нормативными актами. Но вполне вероятно, что при подготовке очередных изменений в Инструкции Минфин России уточнит порядок отражения в бухгалтерском учете указанных материальных ценностей.

Как вести бухгалтерский учет сувенирной продукции

Сувениры играют важную роль в деятельности ряда компаний. Они могут реализовываться в целях извлечения прибыли, передаваться безвозмездно для популяризации услуг организации. Любые операции с сувенирной продукцией нужно учитывать.

Что относится к сувенирам

Под сувенирной продукцией обычно понимаются предметы, обладающие определенной рекламной символикой. К примеру, это ручки, кружки, календари с логотипом компании. Точное определение сувениров дано в пункте 1 статьи 3 ФЗ №38 «О рекламе» от 13 марта 2006 года.

Основной признак, по которому сувениры относятся к рекламной продукции, – предназначение. В частности, это передача неопределенному перечню лиц. Поэтому траты на сувениры, раздаваемые на встречах с заказчиком, не являются рекламными. Связано это с тем, что в данном случае фигурирует определенный перечень лиц.

Если на продукции есть символика компании (логотип, наименование) и она передается с целью привлечения внимания к услугам фирмы, расходы считаются рекламными.

Приобретение и изготовление сувениров

При оформлении соглашений на покупку и производство сувениров нужно руководствоваться ФЗ №94 «О размещении заказов на поставку продукции» от 21 июля 2005 года. В статье 10 ФЗ №94 прописаны варианты размещения заказов:

  • Торги в форме конкурса или аукциона.
  • Без организации торгов.

Отражение операций с сувенирной продукцией зависит от того, как именно она будет использоваться.

Базовые требования и документальное сопровождение

Расходы могут признаваться в учете только при наличии этих условий:

  • Наличие первичных документов, подтверждающих траты.
  • Расходы отвечают производственным и управленческим нуждам фирмы.

До 1 января 2012 года фирма должна была использовать унифицированные формы первички. Однако сейчас компании могут самостоятельно разрабатывать формы. Разрабатываются они с учетом норм, прописанных в пункте 1 статьи 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года. В частности, первичные документы обязательно должны содержать эти реквизиты:

  • Название документов.
  • Дату оформления.
  • Содержание операции.
  • Количество продукции и ее стоимость.
  • Должность лица, ответственного за сделку.

Документ не будет действительным без подписи должностного лица.

Бухучет сувениров

В бухучете траты на рекламу относятся к расходам по обычным направлениям деятельности. Первая проводка отражает поступление продукции. Она выполняется на базе товарной накладной. Запись в бухучете выглядит таким образом: ДТ10 КТ60. Поступление сувениров.

После внесения этой записи нужно создать приходный орден. Форма его может быть разработана фирмой самостоятельно на основании ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Однако допускается использование унифицированной формы М-4. Рассматриваемый первичный документ считается основанием для принятия к учету материальных объектов. Число сувенирной продукции, зафиксированное в приходном ордене, должно соответствовать данным, содержащимся в товарной накладной. В приходном ордере должна стоять подпись материально ответственного лица.

В дальнейшем выполняются эти проводки:

  • ДТ19 КТ60. Списание НДС. Осуществляется на основании счета-фактуры (основание – статья 169 НК РФ).
  • ДТ44 КТ10. Списание сувениров, которые были розданы.

Списание обычно выполняется в завершение отчетного периода. Для проведения этой операции нужно составить требование-накладную. Бумага отражает выдачу и выбытие сувениров. На этом документе ставятся подписи отпускающих и принимающих продукцию лиц.

Читайте так же:  Форма спв-2 пфр образец заполнения

К СВЕДЕНИЮ! Часто сувенирная продукция с рекламной символикой раздается в ходе различных мероприятий. Ее отпуск в данном случае нужно отслеживать. Для этого требуется подготовить все требуемые документы. В первую очередь, это приказ руководителя о проведении мероприятия. В нем указываются ответственные за раздачу сувениров лица. После завершения мероприятия составляется отчет. В нем фиксируется количество сувениров, которые были розданы.

Налоговый учет сувениров

Расходы на сувенирную продукцию относятся к рекламным. Последние, в свою очередь, снижают налогооблагаемую прибыль. Они будут относиться к прочим расходам на производство и реализацию на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Траты на покупку и производство сувениров относятся к нормируемым. Они принимаются к налоговому учету в размере не более 1% от выручки компании. Основание тому – пункт 4 статьи 264 НК РФ.

Траты на сувенирку предполагают начисление НДС. Обложение НДС сувенирной продукции выполняется в стандартном порядке на основании статьи 146 НК РФ. Порядок актуален и при раздаче продукции в рекламных целях. Основанием тому является письмо Минфина №03-07-07/36 от 10 июня 2010 года. Однако есть исключение – сувенирка стоимостью менее 100 рублей. Такие суммы НДС облагаться не будут на основании пункта 3 статьи 149 НК РФ.

Передача сувениров на официальных переговорах

В пункте 1 статьи 264 НК РФ указано, что траты на рекламу (в том числе, участие в выставках) причисляются к прочим расходам на производство и реализацию. Они снижают налогооблагаемую прибыль.

Ранее уже упоминалось, что рекламными расходы будут признаны только в том случае, если сувениры распространяются среди неопределенного круга лиц. Передача сувенирки на официальных переговорах предполагает определенное количество лиц. Поэтому сопутствующие расходы не будут рекламными. Более правомерным будет их признание в составе представительских трат.

Однако в письме Минфина №03-03-04/4/136 от 16 августа 2006 года указано, что траты на сувенирку не могут быть включены в состав представительских расходов. Связано это с тем, что эти траты не поименованы в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

То есть расходы на раздачу сувенирной продукции не относятся ни к рекламным, ни к представительским тратам. Значит, они не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Документы, подтверждающие передачу сувениров

Передача сувениров осуществляется на основании документов. Каждый метод передачи предполагает оформление отдельного перечня бумаг:

  • Официальные представительские мероприятия. Нужно выпустить приказ руководителя о расходах на определенные цели, оформить смету представительских трат, отчет по представительским тратам. В последнем нужно зафиксировать цель проведения мероприятия, итоги его проведения, расходы на сувенирную продукцию.
  • Подарки к праздникам. Сувениры могут использоваться в качестве подарков к праздникам. В этом случае выпускается приказ руководителя. В нем указываются лица, ответственные за раздачу подарков. Также оформляются эти документы: требование-накладная, отчет ответственного лица.

К СВЕДЕНИЮ! Если сувениры передаются определенному кругу лиц, в отчете о проведении нужно дать информацию об этих лицах. Если же ценности передаются неограниченному кругу лиц, достаточно прописать стоимость сувенирки и количество переданной продукции.

ВАЖНО! Если стоимость сувениров, которые предоставляются в дар, составляет более 4 000 рублей, сопутствующие первичные документы должны содержать всю информацию, нужную для заполнения 2-НДФЛ.

Примеры бухгалтерских проводок

Рассмотрим бухгалтерские записи на примере. Фирма заказала партию ручек с соответствующей символикой. Продукция нужна для распространения на презентации новой продукции. В этом случае проводки будут следующими:

  • ДТ10 КТ60. Покупка сувениров.
  • ДТ19 КТ60. НДС со стоимости продукции.
  • ДТ44 КТ10. Раздача сувениров на презентации.
  • ДТ68 КТ19. Принятие к вычету НДС со стоимости сувенирки в рамках норматива.
  • ДТ91/2 КТ19. Списание НДС с затрат сверх нормы.
  • ДТ99 КТ68. Начисление постоянного налогового обязательства НДС с расходов свыше нормативов.

Норматив составляет 1% с общей прибыли организации.

Расходы на рекламно-сувенирную продукцию

Видео (кликните для воспроизведения).

В бухгалтерском учете расходы на рекламно-сувенирную продукцию признаются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы на рекламу учитываются на счете 44 «Расходы на продажу». В бухучете такие расходы не нормируются, а учитываются в полном размере в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы их осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. п. 16,18 ПБУ 10/99).

При получении сувенирной продукции от сторонней фирмы предприятие учитывает ее в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Раздача сувениров отражается записью: Дебет счета 44 Кредит счета 10.

Налоговый учет расходов на сувенирную продукцию

В настоящее время широко практикуется в целях поддержания взаимного сотрудничества существующим и потенциальным контрагентам организации преподносить во время официальных переговоров, а также в качестве праздничных подарков сувенирную продукцию (календари, ручки, блокноты и т. п.) с логотипом организации. Каков порядок налогового учета затрат на производство такой продукции, разъясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ И. Остафий и О. Монако.

Налоговый учет расходов на сувенирную продукцию зависит от мероприятия, в рамках которого она передается.

Передача сувенирной продукции в ходе официальных переговоров

Согласно подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

К расходам организации на рекламу для целей налогообложения прибыли относятся (п. 4 ст. 264 НК РФ):

  • расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
  • расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
  • расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Рекламные расходы, ограниченные данным перечнем, учитываются в целях исчисления налога на прибыль в размере фактически произведенных затрат.

Расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные в абзацах втором_— четвертом п. 4 ст. 264 НК РФ, осуществленные налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения прибыли признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Читайте так же:  Страховые взносы ставки (таблица)

Таким образом, затраты на изготовление (приобретение) календарей, блокнотов, ежедневников, ручек с символикой организации могут относиться к категории нормируемых расходов при налогообложении прибыли при условии, что они отвечают определению рекламных.

При отнесении определенных затрат налогоплательщика к расходам на рекламу налоговые органы исходят из определения этого понятия, установленного в п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», согласно которому реклама — это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Из приведенного определения делается вывод, что для признания тех или иных расходов рекламными соответствующая информация должна распространяться среди неопределенного круга лиц. Поэтому если в ходе переговоров их участники обмениваются различными сувенирами, на которые нанесена символика организации (ручками, блокнотами, календарями, зажигалками и т.д.), то стоимость такой продукции в силу определенности круга лиц ее получающих, не может быть признана в качестве рекламных расходов (см. письма МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но при этом соответствующую сумму можно учесть в составе представительских расходов.

А вот по мнению Минфина России (письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136), учесть подобные затраты в целях налогообложения нельзя и в качестве представительских расходов, поскольку они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, если поименно определен круг участников официальной встречи и в смету расходов на ее проведение включена сувенирная продукция, то велика вероятность того, что стоимость такой продукции будет исключена из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, как не отвечающая понятию представительских и рекламных расходов.

Передача сувенирной продукции в качестве подарков к праздникам

ФАС России в ответе на специальное обращение ФНС России разъяснила, что под понятием «неопределенный круг лиц», применяемом в законодательстве РФ о рекламе, понимаются лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования (письмо ФНС России от 25.04.2007 № ШТ-6-03/[email protected]).

Такой признак рекламной информации, как предназначенность ее для неопределенного круга лиц, означает отсутствие в рекламе указания о некоем лице или лицах, для которых реклама создана и на восприятие которых реклама направлена. При этом отмечается, что раздача сувенирной продукции с логотипом организации должна признаваться распространением среди неопределенного круга лиц, если заранее невозможно определить всех лиц, до которых такая информация будет доведена.

Суды также поддерживают мнение, что стоимость подарков (сувениров) с символикой организации относится к рекламным расходам, поскольку нанесенная на них информация доступна не только получателю, но и всем лицам, с которыми он взаимодействует (см. определение ВАС РФ от 28.09.2009 № 12305/09 по делу № А76-13603/2008-54-358, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2006 № Ф04-4820/2006, ФАС Московского округа от 08.02.2006 № КА-А40/13572-05, от 16.11.2006 № КА-А40/10964-06, от 30.08.2007 № КА-А40/8398-07, ФАС Уральского округа от 28.05.2007 № Ф09-3313/07-С2 и от 12.01.2006 № Ф09-5996/05-С2).

На наш взгляд, если организация планирует дарить продукцию с логотипом фирмы перед праздниками неопределенному кругу лиц по усмотрению руководства и при отсутствии конкретного списка получателей, то стоимость приобретения такой продукции может быть признана расходами на рекламу в размере, не превышающем 1% выручки от реализации. Однако обширная судебная практика свидетельствует о том, что налоговые органы придерживаются противоположного мнения и отказывают налогоплательщикам в признании указанных расходов в целях налогообложения прибыли.

Документы, оформляемые при передаче сувенирной продукции:

  • в ходе официальных представительских мероприятий* : приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; первичные документы (в частности, требование-накладная по форме № М-11); акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов; отчет по произведенным представительским расходам. В нем отражаются цель представительских мероприятий и результаты их проведения, дата, место проведения и программа мероприятия, состав приглашенной делегации, участники принимающей стороны, величина расходов на представительские цели;
  • в качестве подарков к праздникам: приказ руководителя организации о проведении мероприятия и назначении лиц, ответственных за определенные его этапы (в том числе и раздачу сувенирной продукции); требование-накладная по форме M-11, подтверждающая факт передачи сувенирной продукции со склада ответственному лицу (и списание товарно-материальных ценностей со склада); отчет ответственного лица (на основании этого документа с него будут списаны выданные ему товарно-материальные ценности).

В случае когда сувенирная продукция передается неограниченному кругу лиц (отсутствует признак персонифицированности), в отчете можно указать только стоимость и количество переданных сувениров.

Если же речь идет о вручении подарков в виде сувениров конкретным лицам, то их поименно следует отразить в отчете. Составляется ведомость выдачи подарков (сувениров). Поскольку утвержденных форм по учету переданной сувенирной продукции не существует, составление ведомости о выдаче подарков (сувениров) зависит только от правил документооборота конкретной организации.

Обратите внимание: при дарении сувениров стоимостью свыше 4000 руб. сведений, содержащихся в оформляемых документах, должно быть достаточно для заполнения формы 2-НДФЛ.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
И. Остафий и О. Монако

Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 4 апрель 2011 год

Ведем учет сувенирной продукции, призов, наградной атрибутики

Бюджетное учреждение приобретает и в рамках проведения праздничных культурно-массовых и спортивных мероприятий выдает наградную атрибутику, призы, сувениры и т. п. С 2019 года приобретение данной продукции производится по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ. Как в бухгалтерском учете учреждения отразятся операции по приобретению и вручению призов, сувенирной продукции? Как документально оформить вручение призов?

С 2019 года в соответствии с п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) прочих объектов, относящихся к материальным запасам однократного применения, производятся по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ. По этой подстатье отражается, в частности, приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, в том числе:

  • поздравительных открыток и вкладышей к ним;
  • приветственных адресов, почетных грамот, благодарственных писем, дипломов и удостоверений лауреатов конкурсов для награждения.
Читайте так же:  Заявительный порядок возмещения ндс

Согласно действующей методологии учета код подстатьи 349 КОСГУ включен в структуру номера счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», поэтому призы и подарки будут учитываться в составе материальных запасов.

Пунктом 31 Инструкции № 157н (в редакции Приказа Минфина РФ от 28.12.2018 № 298н, который вступил в силу 10.02.2019) установлено следующее: «Для ведения бухгалтерского учета материальных запасов применяются счета аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», предусмотренные Приложением № 1 к настоящему Приказу, с указанием в 1 – 17 разрядах номера счета, соответствующего кода (составной части кода) бюджетной классификации РФ, в 24 – 26 разрядах номера счета подстатьи КОСГУ соответствующей экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета)». Таким образом, подстатья 349 КОСГУ будет включена в структуру номера счета 0 105 00 000, который будет выглядеть так: 0 105 00 349.

В то же время, если обратиться к действующей редакции Инструкции № 157н (см. п. 345), учет материальных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе ценных подарков и сувениров, ведется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Указанная норма останется без изменения и после вступления в силу Приказа Минфина РФ № 298н. Поэтому сувенирную продукцию, награды, призы следует учитывать на обозначенном счете.

План счетов, утвержденный Приказом Минфина РФ № 298н, содержит счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения», который подходит для учета сувенирной продукции, наград, призов.

Таким образом, полагаем, после внесения изменений в инструкции № 157н и 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будут отражены следующие операции по приобретению призов и наград:

Учет сувенирной продукции

Название документа: Учет сувенирной продукции
Вид документа: Комментарий, разъяснение, статья Статус: Неактуальный Опубликован: «Бюджетный учет» N 3, 2010 год Дата принятия: 02 апреля 2010

Настоящий комментарий не носит официального характера и может утратить актуальность в связи с изменением законодательства.

Права на использование данного авторского материала принадлежат ЗАО «Информационная компания «Кодекс». Без согласия автора или ЗАО «Информационно-правовая компания «Кодекс» допускаются установленные частью IV Гражданского кодекса Российской Федерации правомерные способы использования данного материала.

Опубликование данного материала, а также изменение и (или) иная переработка его с целью опубликования осуществляется только с разрешения автора или обладателя права на использование данного материала — ЗАО «Информационная компания «Кодекс».

Отражения расходов на сувенирную продукцию в бухгалтерском и налоговом учете

Организация передает как существующим, так и потенциальным контрагентам во время официальных переговоров сувенирную продукцию с логотипом фирмы (календари, ручки и т.п.). Та же продукция передается контрагентам и представителям органов власти перед праздниками в целях поддержания взаимного сотрудничества. Каков порядок отражения расходов на сувенирную продукцию в бухгалтерском и налоговом учете в целях уменьшения налогооблагаемой базы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Налоговый учет сувенирной продукции зависит от мероприятия, в рамках которого она передается получателям. Если состав получающих лиц документально не определен, расходы на приобретение подарков относятся к расходам на рекламу и включаются в состав прочих расходов в нормированном размере. Если при подготовке официальной встречи будет поименно определен состав участников и в смету будет включена сувенирная продукция, то велика вероятность, что ее стоимость будет исключена из состава налоговых расходов как не отвечающая понятию представительских и рекламных расходов.

Обоснование вывода:

В анализируемом случае продукция передается как в рамках официальных переговоров, так и в целях поддержания взаимного сотрудничества перед праздниками.

1. Передача сувенирной продукции в ходе официальных переговоров

Согласно пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и уменьшают налогооблагаемую прибыль. К расходам организации на рекламу для целей налогообложения прибыли относятся (п. 4 ст. 264 НК РФ):

— расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

— расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

— расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Рекламные расходы, ограниченные данным перечнем, учитываются в целях исчисления налога на прибыль в размере фактически произведенных затрат.

Расходы налогоплательщика на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные в абзацах втором-четвертом п. 4 ст. 264, осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Таким образом, затраты на изготовление (приобретение) календарей, блокнотов, ежедневников, ручек с символикой фирмы могут относиться к категории нормируемых расходов при налогообложении прибыли при условии, что они отвечают определению рекламных.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» реклама — это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. Из приведенного определения можно сделать вывод, что для признания тех или иных расходов рекламными соответствующая информация должна распространяться среди неопределенного круга лиц.

Опираясь на указанное определение, контролирующие органы отказывают налогоплательщикам в признании подобных расходов для целей налогообложения. Как разъяснено в письмах МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2, если в ходе переговоров их участники обмениваются различными сувенирами, на которые нанесена символика организации (ручками, блокнотами, календарями, зажигалками и т.д.), то стоимость такой продукции, в силу определенности круга лиц, ее получающих, не может быть признана в качестве рекламных расходов. Но при этом соответствующую сумму можно учесть в составе представительских расходов.

Читайте так же:  Приказ о доплате до мрот

А вот, по мнению Минфина России, учесть подобные затраты в целях налогообложения нельзя, поскольку они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136). Таким образом, если при подготовке официальной встречи будет поименно определен состав участников и в смету будет включена сувенирная продукция, то велика вероятность, что ее стоимость будет исключена из состава представительских расходов.

2. Передача сувенирной продукции в качестве подарков к праздникам

Чиновники ФАС РФ в ответ на специальное обращение ФНС РФ разъяснили, что под понятием «неопределенный круг лиц», применяемым в законодательстве РФ о рекламе, понимаются те лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования (письмо ФНС РФ от 25.04.2007 N ШТ-6-03/[email protected]).

Такой признак рекламной информации, как предназначенность ее для неопределенного круга лиц, означает отсутствие в рекламе указания о некоем лице или лицах, для которых реклама создана и на восприятие которых реклама направлена. При этом в письме отмечено, что раздача сувенирной продукции с логотипом организации должна признаваться распространением среди неопределенного круга лиц, если заранее невозможно определить всех тех лиц, до которых такая информация будет доведена.

Суды также поддерживают мнение, что подарки (сувениры) с символикой организации относятся к рекламным расходам, потому что нанесенная на них символика организации доступна не только получателю, но и всем лицам, с которыми он взаимодействует (определение ВАС РФ от 28.09.2009 N 12305/09 по делу N А76-13603/2008-54-358, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2006 N Ф04-4820/2006, ФАС Московского округа от 08.02.2006 N КА-А40/13572-05, от 16.11.2006 N КА-А40/10964-06, 30.08.2007 N КА-А40/8398-07, ФАС Уральского округа от 28.05.2007 N Ф09-3313/07-С2 и от 12.01.2006 N Ф09-5996/05-С2).

Если Вы планируете дарить продукцию с логотипом фирмы перед праздниками неопределенному кругу лиц по усмотрению руководства и при отсутствии конкретного списка получателей, то стоимость приобретения такой продукции может быть признана расходами на рекламу в размере, не превышающем 1% выручки от реализации. Однако обширная судебная практика свидетельствует о том, что налоговые органы при проверках придерживаются противоположного мнения и отказывают налогоплательщикам в признании указанных расходов в целях налогообложения.

3. Документальное оформление

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») (далее — Закон N 129-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если раздача сувениров происходит в рамках официальных представительских мероприятий, оформляются (письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/[email protected]):

[1]

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы (в частности требование накладная по форме N М-11);

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем отражаются:

— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

— дата и место проведения;

— состав приглашенной делегации;

— участники принимающей стороны;

— величина расходов на представительские цели.

Если производится раздача сувениров к праздникам, необходимо будет оформить следующие документы:

1. Приказ руководителя организации о проведении мероприятия и назначении лиц, ответственных за определенные его этапы (в том числе и раздачу сувенирной продукции);

2. Требование-накладную по форме M-11, подтверждающую факт передачи сувенирной продукции со склада ответственному лицу (и списание ТМЦ со склада);

3. Отчет ответственного лица. На основании этого документа с него будут списаны выданные ТМЦ.

В случае, когда сувенирная продукция передается неограниченному кругу лиц (отсутствует признак персонифицированности), можно ограничиться указанием в отчете только стоимости и количества переданных сувениров.

Если же речь идет о вручении подарков в виде сувениров конкретным лицам, то перечень лиц следует отразить в отчете. В этом случае следует составить ведомость выдачи подарков (сувениров). Утвержденных форм по учету переданной сувенирной продукции не существует. Поэтому составление ведомости о выдаче подарков (сувениров) зависит от правил документооборота конкретной организации. Обращаем внимание, что при выдаче подарков стоимостью свыше 4000 рублей сведений, содержащихся в оформляемых документах, должно быть достаточно для заполнения справки 2-НДФЛ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Монако Ольга

4 февраля 2011 г.

Видео (кликните для воспроизведения).

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источники


  1. ред. Грязнова, А.Г.; Федотова, М.А. и др. Оценка недвижимости; М.: Финансы и статистика, 2013. — 496 c.

  2. Правоведение. — М.: КноРус, 2010. — 472 c.

  3. Гессен И. В. История русской адвокатуры (подарочное издание); Арт Презент — М., 2013. — 536 c.
  4. Наумов, С.Г. Доверенность: часто задаваемые вопросы, образцы документов; М.: Юрайт, 2011. — 169 c.
  5. Беликова, Т.Н.; Минаева, Л.Н. Все о пенсиях; СПб: Питер, 2012. — 224 c.
Учет сувенирной продукции
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here