Служебная записка о направлении в командировку образец

Важный материал на тему: "Служебная записка о направлении в командировку образец" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.


Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Читайте так же:  Оформление простоя по вине работодателя пошаговая процедура

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

    Приказ о направлении в командировку — составление и примеры образцов

    Направление работника или руководителя в служебную поездку является неотъемлемой частью многих организаций. В связи с этим становится актуальным вопрос о порядке и правилах оформления соответствующего приказа. Поскольку все действия в рамках рабочей деятельности подлежат регулированию, данный аспект также нельзя упускать из виду. А потому необходимо обратиться к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки. Данный документ призван регулировать основные вопросы в плане регламента и последовательности действий для оформления командировочной поездки.

    Приказ о направлении в командировку работника

    Для начала необходимо обозначить понятие, которое включает в себя направление в командировочную поездку. Если трудовая деятельность связана с постоянными поездками и работой в дороге, то это не считается как командировочная деятельность. Законоположение определяет последнюю как поездку за пределы того отделения, в рамках которого осуществляется основная работа.

    Для того, чтобы определить необходимость приказа о направлении в командировку нужно обратиться к указанному законоположению. В пункте 3 предписывается, что основанием для командировочной деятельности является письменное распоряжение руководителя. При этом не предписывается определенных форм, по которым данная документация составляется.

    Читайте так же:  Субсидиарная ответственность директора по долгам

    Ранее существовал образец Т-9. Именно он считался официальной формой, по которой работник направлялся в командировочную поездку. Позднее необходимость данной формы упразднили. То есть по текущему положению образец может быть составлен в произвольном порядке. Многие компании при этом продолжают использовать образец Т-9.

    Приказ на суточные в командировке

    Отдельно необходимо указать на приказ о суточных в командировке. Для этого в первую очередь нужно обратиться к статье 168 Трудового кодекса РФ. Она предписывает следующее возмещение командировочных расходов:

    • затраты на проезд;
    • взятие в аренду жилья, если таковое не предоставляется компанией;
    • суточные расходы — те затраты, которые имеются при смене места жительства;
    • дополнительные затраты, которые оговариваются с руководителем.

    Предписывается, что порядок, по которому начисляются средства, а также их размеры, должны быть указаны в трудовом договоре. При этом суточные не начисляются в том случае, если поездка была однодневной. Здесь работодатель оплачивает только транспортные и сопутствующие расходы.

    Приказ о продлении командировки

    Продление командировочного срока часто становится необходимостью, а потому также требует регламентирования соответствующими актами. В составлении приказа о продлении командировки важную роль играет указание основания, по которому она продлевается. Таковым может являться одна из следующих причин:

    • производственная надобность, когда появляется необходимость в дополнительных действиях или сроках;
    • личные причины — командированный работник может подать соответствующее прошение о продлении, обычно если речь идет о выходных или праздниках оно удовлетворяется;
    • транспортная задержка — отсутствие возможности выехать в установленный срок также требует продления;
    • период может быть продлен по причине болезни сотрудника;
    • чрезвычайные обстоятельства, не зависящие от работника.

    Указанная причина вписывается в образец документа вместе с указанием, на какой период продлевается поездка. Предписывается при этом, что работодатель не может принудить к продлению установленного периода или сделать это по своей инициативе.

    Журнал по регистрации приказов по командировкам

    Журнал учета и регистрации приказов о направлении в командировку используется для фиксирования данных по соответствующим действиям. Такая документация может быть составлена в произвольном порядке, поскольку строго определенного образца не имеется. Однако следует обратить внимание на наличие следующих сведений:

    • полное имя командированного, можно использовать фамилию с инициалами;
    • отделение, в котором он работает;
    • занимаемая работником должность;
    • назначение поездки, место и поставленные задачи.

    В случае необходимости могут приводиться и дополнительные данные, к примеру о понесенных расходах, оценке выполнения.

    Нумерация приказов на командировки

    Регламентированного порядка, по которому проставляется нумерация приказов на командировку, не имеется. При проставлении номера обычно ориентируются на удобство отчетности. В случае наличия проверки такая нумерация должна быть максимально понятна и доступна.

    Чаще всего используется форма, где частью номера является порядковая цифра, а частью — буквы, обозначающие направление документа. При этом все документы могут иметь одно порядковое исчисление и разную направленность. А может использоваться вариант, когда каждое направление имеет собственный порядок нумерации.

    В любой компании данный аспект должен быть строго регламентирован во избежание путаницы. Все документы необходимо пронумеровывать и вносить в соответствующие реестры или журналы. Многие из них следует хранить до 75 лет.

    Образец заполнения приказа на командировку

    Заполнение образца приказа о направлении в командировку должно включать в себя следующие моменты:

    • полное и сокращенное наименование компании;
    • реквизиты документа — номер и дата его составления;
    • данные по работнику, его полное имя, должность и подразделение;
    • данные по командировочной поездке, назначение, место, цель, период;
    • данные по финансированию данной поездки;
    • указание на документ, на основании которого она осуществляется;
    • подписи руководителя и работника с указанием об осведомленности последнего.

    Если в поездку направляется руководитель, то он может оформлять документ сам себе. Этим вопросом также может заняться как отдел кадров, так и полномочный заместитель начальника.

    При необходимости отправиться в другой город официально оформляется командировка. Для большинства работников она выглядит как…

    Любой гражданин со дня своего устройства на работу становится обладателем конкретных привилегий и утвержденного списка…

    Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами…

    Кроме приказа о направлении в командировочную поездку основным документом, определяющим ее рамки является служебное задание.…

    Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление…

    Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или…

    Служебная записка на командировку

    Если работник или его начальник считают необходимой работу в другой местности, составляется служебная записка на командировку. При этом при командировке может быть несколько таких документов – о необходимости самой поездки и подготовке приказа о направлении в командировку, служебная записка о периоде командировки (для суточных), для взыскания представительских расходов в командировке. Совместим некоторые в нашем примере, ведь при необходимости пример можно использовать частично.

    Служебная записка на командировку

    Пример служебной записки на командировку

    Служебная записка на командировку

    В связи с необходимостью расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж ООО “Пуля” прошу командировать старшего менеджера по продажам Коновалову Ирину Сергеевну в филиал ООО “Пуля” в г. Мурманске для проведения переговоров с потенциальными контрагентами о заключении договоров на поставку продукции. Период командировки: с 20 января по 25 января 2022 года. В ходе переговоров считаю целесообразным несение представительских расходов в размере, не превышающем 50 000 руб. по причине отсутствия места для переговоров с потенциальными контрагентами в здании филиала ООО “Пуля” в г. Санкт-Петербурге.

    Читайте так же:  Когда производится бухгалтерская запись д99 - к09

    Руководитель отдела продаж Привалов Привалов А.А.

    Пример служебной записки на командировку на личном автотранспорте

    Служебная записка на командировку

    В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
    Место командирования – филиал ООО “Пуля”, г. Санкт-Петербург

    Дата и время командировки:

    • начало – 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
    • окончание – 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.

    Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег – 60 л.

    Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.

    1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.

    2. Путевой лист от 20.01.2022 г.

    Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.

    Как составляется служебная записка на командировку

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Составитель документа либо сам сотрудник, либо начальник отдела. Если сам сотрудник, то, как правило, документ согласовывает непосредственный начальник.

    Любая командировка в соответствии с Трудовым кодексом РФ несет затраты для работодателя. Это и суточные (дополнительно к заработной плате), и оплата проезда. Иногда и представительские расходы (пример приведен в публикации: как написать служебную записку). Поэтому служебная записка на командировку подтверждает обоснованность таких расходов. И определяет цели командировки – заключение контрактов, достижение договоренности, проверка деятельности. По результатам командировки сотрудник составляет итоговый документ – отчет о командировке. При успешных результатах такой отчет может даже стать основанием служебной записки о премировании сотрудников.

    Оформление служебной записки составитель осуществляет по общим правилам. При подготовке проверьте Трудовой кодекс РФ. Вдруг работник относится к тем, кого нельзя туда направлять (несовершеннолетний, по ученическому договору). Или необходимо его письменное согласие (женщина с ребенком, не достигшим 3 лет и т.п.).

    Результат правильно оформленной служебной записки на командировку – издание приказа.

    Оформление служебного задания на командировку по ТК РФ

    В процессе деятельности каждое предприятие контактирует с различными организациями, расположенными в разных городах и регионах. Многие вопросы трудно решаемы путем телефонных переговоров или обменом корреспонденцией. Для их исполнения сотрудник организации отправляется в командировку с четким служебным заданием. Как оформляется этот документ и для чего он нужен, разберемся дальше.

    Для чего нужно задание на командировку и кто его выдает

    Все служебные поездки оформляются в соответствии с Постановлением правительства №749 от 13.0.2008г. на основании которого, служебной командировкой считается направление сотрудника организации в другой населенный пункт. То есть поездки по территории города по курьерской надобности или водителем не являются командировкой. Это простое выполнение служебных обязанностей.

    Отправка сотрудника в поездку осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя. Работнику выдается поручение, которое он должен обязательно выполнить за определенное время.

    Срок вояжа устанавливается индивидуально в зависимости от преследуемых командировкой целей и сложности их исполнения.

    Командированный сотрудник должен точно понимать, какие вопросы он должен решить на объекте. Для этого ему вдается четкое служебное задание. Важность документа обусловлена еще и тем, что без его наличия, работник может быть просто не допущен командируемому объекту.

    Задание оформляется по установленной унифицированной форме Т-10а.

    Четкое указание плана поездки дает возможность потребовать с командированного сотрудника исчерпывающего отчета. Предприятие тратит средства на доставку работника к нужному объекту его питание, проживание, оплачивает прочие траты, связанные с выполнением поставленных целей.

    Следовательно, на сотрудника возлагается ответственность за целесообразную трату выделенных для поездки сумм. А польза от вояжа будет только при условии благополучного исхода деловой поездки. Поэтому служебное поручение дает возможность направляемому работнику не забыть о поставленных целях, а затем детально отчитаться об их исполнении после окончания поездки.

    Служебное задание позволит сотруднику и организации быстро решить следующие проблемы:

    1. Выделить конкретные цели деловой поездки;
    2. Разработать четкий план и поэтапно его выполнять;
    3. Быстро получить допуск к объекту командировки;
    4. Четко и ясно составить служебную записку по итогам поездки.

    Только на основании служебного задания руководитель имеет право требовать отчет о деятельности, осуществляемой в командировке. Не рациональное использование времени поездки и невыполнение ее целей могут послужить основанием для наложения взыскания.

    Служебное задание выдает командирующая организация на основании приказа руководителя. Заполнять бланк должен непосредственно директор либо начальник отдела. Обычно руководство не обременяет себя подобной бумажной волокитой, вменяя заполнение документа ответственному кадровому работнику.

    [1]

    Кадровик заполняет форму на основании письменного распоряжения руководителя компании или структурного подразделения. Документ подписывается у руководства и затем выдается сотрудником отела кадров работнику вместе со всеми остальными необходимыми документами.

    Читайте так же:  Форма заявления на увольнение

    Обязательно нужен ли документ

    Обязательное оформление служебного задания на командировку не закреплено на законодательном уровне. Указания на данный документ отсутствует в списке необходимых для командировки документов, указанных в Постановлении №749. В соответствии с ним на командированное лицо должен быть оформлен следующий пакет:

    • письменное разрешение или распоряжение на отбытие в деловую поездку;
    • документы, подтверждающие перемещение к объекту и обратно (проездные билеты и тому подобное);
    • служебное распоряжение, разрешающее использование корпоративного транспорта;
    • документы, подтверждающие проживание (чек из гостиницы, договор аренды на квартиру и тому подобное);
    • отчет о командировке с указанием всех расходов связанных с поездкой.

    То есть правительство не выделяет задание на командировку, как обязательный документ. Следовательно, предприятие может самостоятельно принять постановление об использовании данной формы документа.

    Это решение закрепляется внутренними приказами. При этом необязательно использовать форму Т-10а. Организация может разработать собственный шаблон документа, указав в нем пункты, которые наиболее подходят для деятельности организации.

    Обязательно заполнять служебное поручение, если это указано в локальных внутренних актах предприятия. Если такое распоряжение отсутствует, то необходимым документом является приказ на командировку, в котором прописываются все цели поездки. Подпись сотрудника, указывает на то, что он ознакомлен с основными задачами вояжа и готов их выполнить.

    Практика показывает, что большинство организацией предпочитает использовать служебное задание для направления работника в командировочную поездку.

    Требования и правила его заполнения

    Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.

    При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета.

    [3]

    Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.

    Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.

    Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0

    • данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
    • информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
    • время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
    • место назначения (местность, наименование принимающей организации);
    • задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
    • подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).

    Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.

    Служебное задание издается в двух и более экземплярах. Бланки документа могут быть направлены следующим лицам:

    1. Командированному сотруднику.
    2. Руководителю подразделения.
    3. Кадровику, который подшивает и хранит его необходимое время.
    4. Бухгалтеру, для учета и начисления денежных средств.

    Все лица, ответственное за учет и хранение служебного задания на командировку должны быть указаны в приказе о кадровой политике.

    Задание оформляется только на одного сотрудника. Только в приказ на командировку можно внести сразу всех отправляемых в поездку работников. Здесь списочное внесение запрещено. Объясняется это тем, что приказ описывает общие цели поездки. В поручении указываются индивидуальные задачи, которые должен решить именно данный работник.

    Пример задания

    В качестве примера заполнения служебного задания на командировку предложим унифицированную форму т-10а. Шапка документа заполняется в следующем порядке:

    1. Наименование организации, его налоговые данные;
    2. Номер документа и дата его составления;
    3. Ф.И.О. командируемого сотрудника.

    Далее необходимо внести информацию в графы:

    • 1-я структурное подразделение. Здесь указывается номер цеха или название отдела. (Например, отдел продаж);
    • 2-я должность. Заносится информация о специальности командированного лица. (Например, менеджер по продажам);
    • 3-я и 4-я объект командировки и место его нахождения (например, город Ростов-на-Дону, Россия, ООО Рассвет)
    • 5-я – дата прибытия. Например — 19.12.2017;
    • 6-я – дата убытия. Например — 22.12.2017;
    • 7-я – общее количество дней в командировки. В нашем примере 4 дня;
    • 8-я – фактическое количество дней прибиваемых на объекте. В нашем примере 3 дня. Разница в один день – это время пребывания в дороге;
    • 9-я указывается наименование организации, которая оплачивает поездку. Обычно это предприятие-наниматель командированного сотрудника;
    • В 10-й графе идет ссылка на документ, на основании которого сотрудник направлен в деловую поездку. Например, служебная записка №2 от 15.12.2017г;
    • В графе 11 описываются цели командировки. Их может быть одна или несколько. (Например, заключение договора на поставку синтетического волокна);
    • Графу 11 заполняет командированный сотрудник. (Например, Договор заключен 21.19.2017. Изменены основные положения — объемы поставки увеличены на 10%, стоимость волока снижена на 3%).

    Оценку результативности поездки дает руководитель только после возвращения работника. В графе «заключение о выполнении задания» может быть прописано – цель командировки достигнута, договор заключен с ранее оговоренными изменениями.

    Руководитель структурного подразделения подписывает документ после ознакомления со служебным заданием в день возвращения сотрудника из командировки.

    Примеры заполнения служебного задания на командировку:

    Руководитель организации сам определяет необходимость издания служебного задания для командировки. Опыт практической деятельности показывает, что лучше не отказываться от этой формы документа. Поручение позволяет сотруднику лучше ориентироваться при решении служебных проблем, а администрации облегчает контроль его деятельности в командировке.

    В данном видео информация о том, как правильно оформить командировку сотрудника. Правила оформления всех нужных для этого документов.

    Читайте так же:  Унифицированная форма т-7 (график отпусков)

    Правила оформления служебной записки в командировку + образец при направлении генерального директора

    Отправляя сотрудника в командировку, отделом кадров готовится необходимая документация, подписанная руководителем предприятия.

    Служебная записка от имени командировочного сотрудника является основанием всей процедуры.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    Нужно ли оформлять?

    Служебной запиской является документ, который подтверждает факт (время) пребывания конкретного специалиста на месте его направления для исполнения служебного долга.

    Ее составление необходимо в случаях, когда:

    • работника направили в командировку на автомобиле (собственном, служебном, арендованном);
    • специалист не имеет других доказательств выполнения служебного поручения.

    Служебная записка является документом-основанием для расчета суточных работнику и подтверждения его затрат.

    Кто составляет?

    Служебная записка оформляется письменно самим специалистом, направляющимся в командировку.

    Ее необходимо полностью заполнить к дате возвращения поездки.

    Как правильно составить текст?

    Являясь важным первичным бланком, служебная записка должна содержать все необходимые реквизиты для подобного рода бумаг (перечень обозначен в статье 9 №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года).

    В число этих реквизитов входят:

    • название бумаги;
    • наименование хозяйствующего субъекта, в штат которого зачислен работник;
    • ФИО и должность специалиста;
    • дата составления служебки;
    • населенный пункт командировки, ее продолжительность;
    • подпись сотрудника с расшифровкой;
    • приложения к документу.

    Помимо указанных сведений в связи с осуществлением командировки на автомобиле, необходимо обозначить его марку и государственный номер регистрации транспортного средства.

    На предприятии может быть разработан собственный образец для заполнения служебной записки, оформленный в виде таблицы.

    Утвердить ее надо в локальных актах организации. На разработанном документе можно внести информацию в известные поля, а по приезду из командировки заполняются остальные сведения и проставляется подпись сотрудника.

    Образец текста служебки о направлении генерального директора

    Наряду с тем, что директор предприятия также является наемным работником, он не освобождается от заполнения обязательной документации при необходимости отправления в командировку. Не имеет значения поехал директор за рулем автомобиля или воспользовался услугами личного водителя.

    Зачастую складывается мнение, что руководитель предприятия освобождается от оформления служебной записки. Это мнение ошибочное, издавая и утверждая приказ о своей командировке, руководитель не подтверждает ни факт самой командировки, ни ее длительность.

    Обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку не зависит от статуса и должности работника.

    Как и рядовой специалист компании глава фирмы обязан предоставить служебную записку.

    Но мнение Роструда отличается на этот счет. В основу этого суждения входит факт, что руководитель фирмы самостоятельно принимает решение в тех или иных вопросах, и не нуждается в оформлении документов. Он все равно проставит на них свою визу, то есть продублирует свое решение.

    Утвержденной формы бланка записки не предусмотрено, основываться необходимо на главные принципы делопроизводства.

    Командировка директора предприятия должна быть обусловлена оправданной целью и необходимостью для развития деятельности компании.

    В текстовой части документа прописывается:

    «В соответствии с приглашением ООО «…» и необходимостью расширения рынка сбыта прошу откомандировать меня на … дней (дата начала и окончания поездки) в город …».

    Данная категория записок является наиболее востребованной и составляется для отъезда с рабочего места по причине служебной необходимости.

    Для компенсации расходов в тексте прописывается также просьба об их возмещении после возвращения из командировки.

    Определяется список услуг, на которые были израсходованы денежные средства для служебной необходимости.

    В качестве подтверждения данных расходов к заявлению прикрепляются все чеки, авиабилеты, квитанции, железнодорожный билет, иные документы, отчетливо фиксирующие дату отъезда сотрудника и его возвращение.

    Подписывает всю документацию компании, утверждает ее, в том числе и бумаги по предстоящей командировкой директор компании. Ее необходимо согласовать с бухгалтером предприятия, все понесенные расходы оформить надлежащим образом.

    Законодательные акты не прописывают четкой сдачи отчетности по расходам за исполнение служебного задания. Все бумаги, подтверждающие затраты сотрудника необходимо предоставить в бухгалтерию как можно раньше, сразу после приезда.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источники


    1. Маранц, Ю. В. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебной системе Российской Федерации» / Ю.В. Маранц. — М.: Юстицинформ, 2014. — 120 c.

    2. Прыкин, Б.В. Компактэкономика. Курс лекций; М.: Academia, 2011. — 500 c.

    3. Подхолзин, Б.А. Договоры, обязательства, сделки. Юридический комментарий. Судебная практика. Образцы договоров / Б.А. Подхолзин. — М.: Ось-89, 2014. — 350 c.
    4. Гуреев, В. А. Комментарий к Федеральному Закону «О судебных приставах» / В.А. Гуреев. — М.: Wolters Kluwer, 2017. — 208 c.
    5. Саушкин, Ю. Г. История и методология географической науки. Учебное пособие / Ю.Г. Саушкин. — М.: Издательство МГУ, 2014. — 424 c.
    Служебная записка о направлении в командировку образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here