Продление командировки как оформить

Важный материал на тему: "Продление командировки как оформить" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Продление командировки: как оформить

О продлении командировки издайте приказ в произвольной форме. Расходы в связи с продлением командировки — проживание, суточные, средний заработок за дополнительные дни, возврат и обмен билета — считайте и учитывайте, как обычно Письмо Минфина от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786 . Если аванс, выданный перед командировкой, не покрывает дополнительных расходов работника, недостающую сумму перечислите ему на карту либо отправьте переводом.

ООО «Альфа»
ПРИКАЗ
о продлении командировки

В связи с необходимостью проведения дополнительных переговоров с ООО «Балтийский» приказываю:

Продлить до 17.05.2019 командировку менеджера отдела продаж Потапова А.Н., оформленную приказом от 29.04.2019 N 56.

Главному бухгалтеру Никаноровой Е.А. не позднее 16.05.2019 перечислить на карту Потапова А.Н. 12 000 руб. на дополнительные командировочные расходы.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров Фролов Фролов Н.С.

главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Продление командировки сотруднику — порядок и правила оформления

Командирование работника — достаточно сложная в документальном отношении процедура. Необходимо учитывать не только общий порядок действий, но и возможные нюансы. К одному из них относится необходимость продлить установленный изначально период поездки. Связано это может быть с различными причинами, но в любом случае требуется также обратить внимание на процедуру оформления и документацию данного аспекта.

Порядок продления командировки сотруднику

Продление срока командировки имеет определенный порядок действий. Однако его последовательность зависит от причины, по которой установленный период продлевается:

  • наличие производственной необходимости, когда сотрудник не успевает своевременно выполнить полученное служебное задание или руководство ставит дополнительные задачи, которые также требуют время;
  • личные обстоятельства — в этом случае сотрудник сам подает прошение задержаться на дополнительные дни;
  • отсутствие возможности выехать в установленный срок — к примеру на заданное время нет транспорта или билетов;
  • задержка может произойти из-за болезни командированного сотрудника, в этом случае по возвращению понадобится представить больничный лист;
  • не зависящие от сотрудника чрезвычайные обстоятельства — бедствие, авария или подобные происшествия.

Соответственно чтобы определить порядок продления командировки, необходимо установить ее причину. Если инициатива исходит от работодателя, то он должен направить сотруднику соответствующее уведомление. Последний может не согласиться продлевать поездку, принуждать к этому руководитель не имеет права.

Далее процедура совпадает с теми случаями, когда инициатором является сотрудник:

  • составляется служебная записка с указанием основания и срока, на который командирование необходимо продлить;
  • на основании полученного документа руководитель издает приказ;
  • последний через факс отправляется за подписью командированному работнику.

Окончанием командирования является дата и время, когда сотрудник вернулся из поездки. Соответственно чтобы продлить установленный период, организация должна перечислить необходимые средства на оплату жилья и суточные расходы. Все издержки, связанные с обменом и возвратом билетов берет на себя компания.

Также нужно учитывать, что в период болезни суточные не начисляются. Однако больничный и понесенные по нему расходы оплачиваются в соответствии с законодательством.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении командировки — основной документ, по которому происходит дальнейший порядок действий. Служебная записка является уведомлением, которое определяет необходимость продлить установленный период. Составляется она на имя руководителя. Главное, что она должна в себе содержать — это основание и новый срок.

Причины продления командировки в служебной записке должны быть указаны достаточно ясно и четко. Данный документ в дальнейшем станет приложением к приказу, а потому должен носить официальный характер. То есть, все наименования и имена должны присутствовать, также как дата составления и подпись.

Приказ на продление командировки

Основание для продления командировки после служебной записки отображается в соответствующем приказе. Последний является основным документом, по которому командирование продлевается. Служебная записка становится его приложением.

Приказ о продлении командировки составляется и подписывается руководителем. В него необходимо включить не только информацию из служебной записки, но и реквизиты всех сопутствующих документов, включая приказ о направлении в служебную поездку. В данном акте также может оговариваться и возмещение расходов.

В соответствии с установленным порядком, приказ нумеруется и вносится в реестр. Затем подшивается и направляется на хранение по установленной процедуре.

Продление командировки на один день

Нередко возникает вопрос, как продлевается однодневное командирование. По законодательству за него не начисляются суточные, возмещаются только транспортные расходы. А потому чтобы продлить однодневную поездку необходимо обратить внимание именно на финансовый аспект.

Когда поездка на один день превращается в полноценное командирование, возмещать необходимо и аренду жилья, и суточные. Данный аспект должен присутствовать в приказе. Сотруднику при этом перечисляются все необходимые средства на новый период.

В случае, если служебную поездку нужно продлить на один день, процедура остается стандартной. Все сроки и расходы должны быть учтены при возмещении средств.

Продление командировки без согласия работника

Нередко актуальным становится вопрос, могут ли продлить командировку без согласия работника. По законодательству такие действия неправомерны. То есть в принудительном порядке продлить служебную поездку работника никто не может.

Если начальник хочет продлить поездку по своей инициативе, то об этом должно быть направлено уведомление сотруднику. Только в случае согласия последнего составляется служебная записка и издается соответствующий приказ. Последний также должен быть через факс заверен подписью командированного.

Следует учитывать, что издание всех нормативов является обязательной процедурой, как для работодателя, так и для сотрудника. Для первого это возможность избежать вопросов со стороны проверяющих органов. Для второго указанные нормативы — это гарантия в полной мере получить все надлежащие выплаты.

В рабочих отношениях сотрудников и начальства могут появляться разногласия по тем или иным вопросам. Неисполнение…

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую…

Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами…

Случается, что во время учебы возникают различные обстоятельства, из-за которых студент временно не может продолжать…

Читайте так же:  Базовый стандарт мфо

При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при…

Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…

Приказ о продлении командировки: как правильно составить

Для производственных целей предприятие может направлять своих работников в служебные поездки. При этом оформление командировки происходит на основании письменного распоряжения руководителя компании, в котором определяются цели и период служебной поездки. Иногда обстоятельства складываются так, что необходимо увеличить данный период. Для этого используется приказ о продлении командировки.

В каком случае можно продлить командировку

Законодательными актами не устанавливается запрета на возможность продления служебной поездки.

По инициативе руководства компании срок командировки сотрудника может быть увеличен по различным производственным факторам.

Часто они связаны с неправильным определением первоначального объема работ, запланированного для выполнения командируемым сотрудником, или же при появлении дополнительной работы, которую ему нужно выполнить.

Кроме этого, период командировки может быть увеличен и по инициативе работника.

Это возможно делать, но только с разрешения руководства организации или в соответствии с законодательством. К такому продлению командировки может привести болезнь, направленного в поездку сотрудника, вынужденная задержка в пути (отсутствие билетов, поломка транспортного средства), форс-мажорные обстоятельства и другие причины.

Решение о продлении командировки принимает директор либо при возвращении работника на предприятие, либо при нахождении его в поездке. Данный человек подает на имя руководства докладную или служебную записку, с аргументацией причин, по которым пришлось задержаться в командировке.

При необходимости работник должен по возвращении приложить соответствующие, подтверждающие основания для увеличения времени командировки, документы.

Изучив представленные бланки, руководитель издает свое решение в виде приказа. Его лучше оформить до того момента, когда работник будет представлять авансовый отчет.

Образец приказа о продлении служебной поездки

Скачать образец приказа о продлении командировки в формате Word.

Как составить приказ о продлении командировки

Рассмотрим подробнее приказ о продлении командировки. Его можно подготовить в свободной форме на фирменном бланке.

Вверху документа указывается наименование компании.

Далее ниже идет название распоряжения, а рядом записывается его номер по порядку. Под ним этот документ будет в дальнейшем зафиксирован в книге приказов.

В следующей строке распоряжения отражается место составления этого бланка и дата оформления, а потом краткий заголовок приказа. Например, «О продлении командировки».

Преамбула приказа должна отражать причину, в связи с которой происходит увеличение срока.

Распорядительная часть документа начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ».

После этого отражается распоряжение о продлении срока командировки сотруднику с расшифровкой его должности и Ф.И.О. Обязательно надо указать период продления, а также новые сроки служебной поездки.

Так как запрещается покрывать командировочные расходы работника за его счет, в приказе обязательно должно отражаться поручение ответственному специалисту о необходимости перечисления денежных средств в связи с продлением поездки. Здесь же можно перечислить какие именно расходы будут компенсированы.

Как и в любом распоряжении руководства, необходимо отразить список лиц, которые будут отвечать за исполнение обозначенных в приказе мероприятий.

Ниже надо указать документы, которые служат основанием издания данного приказа.

После этого следует ознакомительный раздел приказа, в котором перечисляются должности всех, упомянутых в распоряжении специалистов, их подписи, а также личные данные.

Приказ о продлении командировки (образец)

По решению руководителя компании работник может быть направлен в служебную командировку на определенный срок для выполнения им своих должностных обязанностей. Процедура продления срока командировки действующим законодательством РФ не установлена (гл. 24 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Как на практике оформляется продление командировки, расскажем в данной консультации.

Продление командировки: как оформить

Приказ о продлении командировки (образец)

Срок командировки с учетом ее объема, сложности и других особенностей, связанных с выполнением служебного поручения, устанавливается руководителем компании самостоятельно (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). То есть именно руководитель решает, есть ли необходимость в продлении срока командировки.

Однако для определенной категории работников перед продлением срока служебной командировки требуется сначала получить на это их письменное согласие. К таким сотрудникам в частности относятся (ч. 2, ч. 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • опекуны (попечители) несовершеннолетних;
  • сотрудники, имеющие детей-инвалидов и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению.

Следующим этапом оформления изменения продолжительности служебной командировки является издание приказа о продлении ее срока (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Также необходимо будет уведомить сотрудника о продлении срока служебной поездки, например, направив ему соответствующий приказ по факсу или электронно. С оригиналом приказа работника нужно будет ознакомить после его возвращения из командировки.

Приказ о продлении командировки (образец)

Унифицированная форма приказа о продлении срока служебной командировки законодательством РФ не установлена. Приказ о продлении командировки оформляется работодателем в произвольной форме, разработанной компанией самостоятельно. В приказе указывается причина изменения продолжительности служебной командировки и новый срок ее завершения.

Приказ об изменении сроков командировки (образец) можно скачать здесь.

В ситуации, когда работник, находясь в командировке, понимает, что он не успевает выполнить поручение, он может написать служебную записку о продлении командировки на имя своего руководителя. Если руководитель согласится с необходимостью продления командировки, он издаст об этом соответствующий приказ.

Если сроки командировки изменились, как правильно оформить?

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок.

ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС:

Как это правильно сделать?

ОТВЕТ:
(материал подготовлен Н.А.Ямановой научным редактором журнала «Зарплата»)

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в гл. 24 Трудового кодекса.

Примечание. Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядка отзыва работника из командировки, ни порядка продления командировки.
Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Читайте так же:  Коды доходов в справке 2-ндфл

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
— оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму N Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме N Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
— командировочное удостоверение по форме N Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
— выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Примечание. Унифицированные формы N N Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно
С 1 января 2013 г. коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):
— представить работодателю авансовый отчет по форме N АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П);
— произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

Примечание. Унифицированная форма N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Видео (кликните для воспроизведения).

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Примечание. Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией.

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.
Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.
Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (Письмо от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74).

Примечание. Вместо приказа об изменении срока командировки резолюция
На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:
— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;
— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:
— в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
— если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
— невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.
Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1. Сотрудник ОАО «Пастораль», ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков, направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 г. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.
Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?
Решение. Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.
Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник.
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки, руководитель организации поставит на ней:
— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 г.»;
— подпись.

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. Образец приказа смотрите на с. 99.

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.
С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.
А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Читайте так же:  Образец платежки на перечисление зарплаты на карту

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Примечание. Унифицированные формы N N Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.
Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:
— в этом заинтересована принимающая сторона;
— работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
— работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.
Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т.д.).

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.
Какие документы нужно оформить для продления командировки?
Решение. Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:
— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 г.»;
— подпись.
Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.
С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном Письме от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:
— выплачены суточные в полном размере (п. п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
— возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. п. 14 и 21 Положения о командировках);
— выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке «Бухгалтерская пресса и книги» системы «КонсультантПлюс».

Продление срока командировки — образец приказа

Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить (включая внесение соответствующих поправок в служебную записку).

В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.

Какие нужны документы на продление командировки?

Причины продления командировки могут зависеть непосредственно от работника (невыполнение поставленных задач в срок, его не компетентность, заболевание и тд.). Если работник без веских причин не вкладывается в установленные сроки, отдел, отвечающий за финансовую сторону договоренности, может накладывать штраф. Также причины увеличения командировочного процесса могут не зависеть от рабочего. Например, задержка рейса, плохие погодные условия, не хватка технической базы, непредвиденное увеличения объемов работы.

Для увеличения сроков нахождения сотрудника вне рабочего места с выполнением своих обязанностей необходим ряд документов, которые должны быть указаны в регламенте компании — служебная записка, уведомление о продлении и соответствующий приказ.

Продление командировки как оформить?

Как правило, в первую очередь командированный работник составляет
служебную записку, в которой указывает причины переноса даты окончания работ и точную дату их окончания. Затем специалисту компании необходимо отправить уведомление о продление командировки, так как без согласия сотрудника продлить его командировочный период нельзя. По договоренности обеих сторон издается приказ, в котором так же должны указываться причины и сроки продления. Далее документ отправляют на подпись командированному рабочему.

В законодательстве не прописана точная форма для составления такого приказа. Следовательно, норматив составляется в свободной форме. На практике встречаются ситуации, когда вместо приказа руководитель подписывает резолюцию. В ней прописывается разрешение увеличить рабочий процесс вне основного места работы своей личной подписью по запросу работника. Не редко, по договоренности работника и организации, подписанная смета, по окончанию выполненных работ, является согласием с тем, что увеличение или перенос сроков является необходимостью.

Как продлить командировку сотруднику?

Утверждение дополнительных дней командировки в общих ситуациях включает в себя несколько этапов: создание соответствующего приказа и уведомление об этом командированного сотрудника. Однако есть ряд случаев, когда необходимо соблюдение еще одного этапа: оформить запрос работника на его согласие об увеличении длительности командировочного периода.

Читайте так же:  Фиксированные взносы ип в период ухода за ребенком

Этот момент необходимо учитывать, когда данный процесс касается следующих категорий:

  • Сотрудницы, имеющие ребенка менее 3-х летнего возраста;
  • Матери и отцы, воспитывающие детей самостоятельно. При этом возраст ребенка не должен превышать 5 лет;
  • Опекуны малолетних детей до 5 лет, а также воспитывающие отпрысков с отсутствием матери ребенка;
  • Сотрудники, чей ребенок является инвалидом;
  • Рабочие, которые осуществляют уход за больным родственником на основании медицинского заключения.

Учитывая постановления ТК РФ о командировочном процессе, рабочие вышеперечисленных категорий могут быть направлены на работу вне основного места труда только с личного письменного согласия. Соответственно, продление срока командировки так же должно подкрепляться письменным соглашением сотрудника.

Приказ издается генеральным начальником предприятия, и им же визируется. Следующим этапом, данный норматив должен быть передан командируемому сотруднику для ознакомления, а так же визирования его.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении выезда пишется на имя руководителя. На основании такой инициативы сотрудника оформляется процедура увеличения срока выездной работы.

В преамбульной части документа указывается начальник предприятия, а так же сотрудник, находящийся в командировке. Далее идет ее основная часть. Здесь указывается причина продления выездного периода, факторы влияния на данную ситуацию, а так же окончательный срок завершения оставшегося объема выездной работы.

Приказ на продление командировки — образец

Приказ о продлении командировки в связи с задержкой рейса или по другой причине издается в вольном формате.

В тексте необходимо прописать:

  • Данные командированного сотрудника;
  • Причина и срок, на который продлевается выездная работа сотрудника;
  • Ссылка на первоначальный приказ;
  • Направление в бухгалтерский отдел с указанием дополнительных начислений.

Приказ визируется генеральным директором предприятия и направляется сотруднику для ознакомления под роспись.

Могут ли продлить командировку без согласия работника?

В соответствии с трудовым законодательством рабочий должен добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности. Направление на выезд, а так же увеличение такого периода может проводится на основании решения руководителя. Данному распоряжению сотрудник обязан подчиниться.

Исключение составляют некоторые категории рабочих — родители-одиночки, мамы отпрысков до 3‐х лет, опекуны малолетних детей или же ухаживающие за больными родственниками.

Оформление продления командировки

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, у нашего работника запланирована командировка за границу до пятницы. При этом выходные дни (суббота и воскресенье) он хочет провести за границей по собственной инициативе, в связи с этим обратный вылет просит организовать в воскресенье. Руководство не против. Подскажите, пожалуйста, нужно ли нам выплачивать суточные за субботу и воскресенье? И нужно ли оформлять приказ о работе в выходной день, т.к. вылет назначен на воскресенье?

Ответ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Организация оплачивает суточные только за те дни, в течение которых работник исполнял служебные обязанности, находясь в командировке (п. 11 Положения N 749). Сроки нахождения в месте командирования (в организации, в которую работник командирован) должны быть подтверждены соответствующими отметками в командировочном удостоверении работника. Поэтому, если работник по собственной инициативе задержался в командировке на выходные или остался там, чтобы провести свой отпуск, работодатель не обязан оплачивать ему суточные за эти «лишние» дни.

Оплачивать наем жилого помещения в случае досрочного выезда или задержки в командировке по личной инициативе работника работодатель не обязан (п. 13 Положения N 749). Соответственно, оплата «лишних» расходов на оплату жилья не может учитываться по налогу на прибыль и должна облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Оплата проезда в командировку и обратно. Из норм Трудового кодекса РФ следует, что при направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему расходы на проезд. В Положении N 749 возмещение расходов на проезд не связано с датой начала или окончания командировки, указанной в командировочном удостоверении, а также со сроками, которые приведены в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку. Поэтому оплатить проезд к месту проведения командировки и обратно работодатель обязан.

Но, по мнению Минфина и налоговой службы, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании или возвращается из командировки позднее установленной даты, оплата его проезда не всегда будет являться компенсацией расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Поэтому с данных выплат следует удержать НДФЛ. Правда, если работник задерживается в командировке ненадолго (например, только на выходные дни), то дохода, облагаемого НДФЛ, у него нет (Письмо Минфина России от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234).

Лишние дни, проведенные командированным сотрудником в месте командировки, должны быть согласованы с руководителем. Причем разрешение на подобный «маневр» лучше оформить письменно, что и послужит подтверждением целесообразности произведенных расходов (см. также Письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74).

Продление командировки – как правильно оформить

Когда оформляется командировка сотрудника, директор в своем письменном распоряжении устанавливает ожидаемые сроки этой поездки. Но в дальнейшем, по самым различным причинам, данного периода может не хватить и потребуется продление командировки. В соответствии с законодательством, ранее установленный срок служебной поездки для работника может быть продлен.

Причины продления командировки

В локальном-нормативном акте, к которому могут быть отнесены Положение о командировке, коллективный договор, определяются случаи, когда необходимо произвести пересмотр сроков служебной поездки.

Их можно условно разделить на инициированные администрацией предприятия или продление по представленным документам от работника. Кроме этого не стоит забывать о возникновении форс-мажорных обстоятельств.

Законодательством закреплено право руководства организации, в связи с производственной необходимостью, продлевать работнику период нахождения его в командировке.

Продление может быть вызвано первоначально неправильным определением объема работ, появлением дополнительных заданий, просьбой принимающей стороны и т. д. О выявлении данных причин в докладной записке должен сообщить либо сам работник, отправленный в командировку, либо руководитель структурного подразделения.

Читайте так же:  Горизонтальный анализ отчета о финансовых результатах

Находясь в командировке сотрудник может заболеть, и в месте командировки открыть листок нетрудоспособности.

Также может возникнуть ситуация, когда у работника возникают проблемы при приобретении билетов во время возвращения, поломка или отсутствие транспорта. С помощью доступных средств связи он должен сообщить о возникшей задержке при возвращении руководству, которому на основании представленных фактов нужно издать приказ о продлении периода служебной поездки.

Можно ли это сделать без согласия работника?

Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

К таким категориям относятся относятся:

  • Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
  • Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
  • Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
  • Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
  • Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.

Как оформить продление командировки

Шаг 1. Запросить согласие работника (при необходимости)

Законодательство устанавливает гарантии некоторым категориям работников, которых можно отправлять в служебную поездку только с их согласия. Эти же требования действуют и в случае продления. Если сотрудник, которому необходимо продлить срок командировки, относится к одной из них, сделать это можно только с его согласия.

Последнее оформляется письменным документом. При этом в бланке обязательно нужно предусмотреть пункт, в соответствии с которым отражается информация о том, что работник предупрежден о возможности отказаться от продления периода служебной командировки.

Поскольку командированный в это время может находиться далеко в другом городе, получение у него согласия может быть проблемой.

Это можно сделать:

  • Путем переговоров по телефону. Можно договориться с работником, что он подпишет бланк согласия по возвращении из поездки. Самый небезопасный способ, поскольку работник по какой-либо причине может передумать ставить подпись, а на организацию за продление командировки без согласия будут наложены санкции;
  • Передачей бланка согласия по факсу. Необходимо отправить документ по факту работнику, он ставит свою подпись и так же факсом пересылает назад. По возвращении можно попросить его подписать оригинал;
  • Передачей бланка по электронной почте. В целом, повторяет предыдущий способ, но работнику необходимо распечатать бланк, поставить свою подпись, после этого отсканировать и скан-копию отправить назад.

Шаг 2. Оформление служебной записки

После того, как с работником достигнуто согласие по продлению командировки, либо он не относится к льготным категориям, и его согласие не требуется, непосредственный начальник подразделения, в котором он работает, пишет служебную записку на имя руководства.

[3]

Служебная записка о продлении командировки оформляется в произвольной форме, и должна содержать данные о работнике, информацию о предыдущей дате завершения поездки, причины, по которой нужно произвести продление, период продления и новую дату завершения.

Руководитель фирмы или предприниматель рассматривает документ, и приняв решение, проставляет на нем свою резолюцию — разрешить продление, либо отказать в нем. При положительном решении, бланк передается в кадровую службу для дальнейшего оформления последующих документов.

Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

Документ обязательно должен содержать:

  • Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
  • Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
  • Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
  • Указание произвести перечисление денежных средств;
  • Установление ответственных лиц.

Шаг 4. Перечисление суточных за новые дни командировки

Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировке за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

[1]

Видео (кликните для воспроизведения).

В табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

Источники


  1. Курганов, С. И. Комментарий к судебной практике по проблемам исполнения уголовного наказания / С.И. Курганов. — М.: Юрайт, 2015. — 322 c.

  2. Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации. Учебник; ТК Велби, Проспект — М., 2016. — 208 c.

  3. Борисов, А. Н. Комментарий к Федеральному Закону от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринемателей» / А.Н. Борисов. — М.: Юстицинформ, 2014. — 286 c.
  4. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.
  5. Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.
Продление командировки как оформить
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here