Правила хранения трудовых книжек

Важный материал на тему: "Правила хранения трудовых книжек" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Правила хранения трудовых книжек

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

[1]

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Правила хранения трудовых книжек в организации

Основные факты рабочей биографии человека отображаются в его трудовой книжке. Она является одним из обязательных документов, предоставляемых соискателем работодателю при приеме на работу. Оценив отображенную в нем информацию, можно понять профессиональное направление деятельности человека и его квалификационный уровень. По количеству выговоров и поощрений, которые также фиксируются в документе, определяется порядочность человека, дисциплинированность и его желание трудиться.

Трудовая книга важна и после окончания трудовой деятельности. Сведения из нее берутся при расчете пенсионного обеспечения. Важность документа обуславливает предъявление высоких требований к оперированию им. Каковы правила ведения и хранения трудовых книжек?

Общая информация

Трудовая книжка заполняется после оформления трудового договора. В обязанности работодателя входит организация проведения процедуры в отношении сотрудников, проработавших более пяти дней при условии, что их деятельность у субъекта хозяйствования является основной. В документ необязательно вносить информацию о работе по совместительству, однако если работник желает, чтобы данные были зафиксированы, то руководитель компании не вправе отказать ему в такой просьбе. Ситуация актуальна, когда человек занимает должность по совмещению, которая по рангу выше его основной специальности. Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены на законодательном уровне. Они не могут быть изменены или скорректированы локальными актами.

Кто может быть ответственным лицом

Трудовые книжки оформляются и заполняются представителями отдела, ориентированного на решение кадровых вопросов.

Хранение возлагается, как правило, на его руководителя. Делопроизводство в кадровом отделе должно быть разделено по зонам ответственности, определяемыми подразделениями или операциями. При численности работников на предприятии в количестве, меньшем, чем 100 человек, обязанности по кадрам работодатель может возложить на сотрудника, относящегося к руководящему составу. Если в компании трудится меньше 30 человек, то кадровые обязанности могут быть вменены секретарю или бухгалтеру. При небольшом штате вопросами по кадрам может заниматься руководитель субъекта хозяйствования.

Назначение ответственного

Руководитель компании отвечает за все организационные вопросы, имеющие отношение к ее функционированию, и сфера кадрового делопроизводства не является исключением. В его праве делегировать свои обязанности работнику, который, по мнению руководства, может справиться с поставленными задачами. В зависимости от численности работников на предприятии и от показателей «текучки», уполномоченный представитель работодателя может:

  • заниматься только кадровыми вопросами с освобождением от других видов работ;
  • выполнять работу по совместительству, что предполагает ее оплату;
  • осуществлять деятельность параллельно со своей основной работой без доплаты.

Как хранить ТК

Трудовая книга оформляется или заводится не позднее пяти дней с даты приема человека на работу. При ее заполнении должны быть учтены правовые основания и применены стандартные формулировки. В документе не должно быть исправлений и помарок. Все записи должны быть читаемы. Оформленная книга регистрируется в журнале учета, после чего размещается в месте хранения.

Трудовые книжки трудоустроенных граждан хранятся у работодателя на протяжении всей их трудовой деятельности в компании. В этот период ответственность за сохранность документов несет работодатель. Они могут быть выданы на руки только при увольнении или для оформления пенсии, поскольку ПФ требует предъявления оригинала документа. Во время нахождения его у пенсионера или у безработного гражданина, ответственность за хранение книги он несет лично. Факт передачи книжки всегда документально фиксируется с отображением подписи его владельца и уполномоченного представителя работодателя.

Где хранить трудовые книжки работников

Вопрос о хранении трудовых книжек рассмотрен в правовых актах. В их положениях определено их отношение к документации, подлежащей строгому учету и контролю. Исходя из этого, можно сделать вывод, что место хранения подобных бумаг должно быть оборудовано для обеспечения максимальной защиты. К нему не должны иметь доступ лица, не имеющие отношения к кадровой службе. Такие условия можно обеспечить в сейфе или в несгораемом шкафу.

Стоит отметить, что сведения, отображенные в трудовой книжке, имеют отношение к категории персональных данных, поэтому работодатель должен владеть информацией о том, как хранить трудовые книжки. Недопустимо их складирование на открытых полках, к которым многие сотрудники имеют доступ. Правовыми последствиями может обернуться не только утеря документов, но и завладение личными данными каким-либо человеком по причине ненадлежащего хранения бумаг.

Читайте так же:  Отпуск сезонному работнику

Хранение бланков

Бланк трудовой книжки является ее основой, на которой отображается персональная информация о человеке. Документ не несет в себе такой ценности, как его заполненная версия. По этой причине, жесткие правила хранения трудовых книжек, не распространяются на их бланки. Они могут быть расположены в любом месте, удобном для уполномоченного их заполнять сотрудника. Если бланки подвергаются порче или утери, то работодателю придется приобрести новую документацию. Такие события не будут иметь никаких правовых последствий. Испорченные бланки списываются актом и подлежат уничтожению в соответствии с принятым на предприятии порядком для подобной процедуры.

Ответственность

После передачи трудового документа представителю кадровой службы для оформления, на него возлагается ответственность за его хранение.

По закону она распространяется и на работодателя, который обязан контролировать процесс делопроизводства по предприятию. Ответственность снимается после передачи документа его владельцу лично в руки. Работодатель обязан предоставить увольняемому работнику книжку в последний рабочий день. В ситуациях, когда она хранится в другом населенном пункте, допускается продление времени до трех дней. За несвоевременно выданный документ, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Оформление распорядительной документации

Работодатель назначает работника ответственным за кадровое делопроизводство приказом. Он оформляется в соответствии со стандартными правилами, регламентируемыми локальными и федеральными правовыми актами. Форма документа разрабатывается на предприятии и применяется при оформлении подобной документации. Приказ должен быть зафиксирован в регистрационной книге. С его содержимым необходимо ознакомить работников, которые в нем были упомянуты. Распорядительная документация не составляется работодателем, если кадровые обязанности он выполняет самостоятельно.

Акт приёма-передачи ответственности

Назначение и смена ответственного лица за хранение трудовых книжек в организации сопровождается оформлением акта, которым предоставляется право распоряжения, и возлагаются определенные обязательства.

Он составляется комиссией из незаинтересованных лиц на основании приказа о возложении полномочий. В документе необходимо отразить информацию о председателе и членах комиссии, о работнике, которому передают полномочия, а также о дате, с которой они распространяются. В акте указывается перечень сотрудников, трудовые книжки которых передаются на хранение ответственному лицу. Для удобства сотрудников можно включать в список в алфавитном порядке или классифицировать их по подразделениям.

Владельцы трудовых книжек, которые находятся на руках у работников в момент оформления акта, вносятся в список последними с указанием идентификаторов заместительного документа. Акт подписывается членами комиссии и работником, принимающим полномочия. Его передача также фиксируется в акте с указанием работника, которому передаются бумаги на хранение. Если замена ответственного лица не найдена, то вся документация передается руководителю компании. В такой ситуации понадобится оформление еще одного акта, после назначения ответственным другого работника.

Оперирование с трудовыми книгами работников филиала компании

Трудовые книги работников, осуществляющих деятельность в филиалах, обычно сохраняются в центральном офисе компании, в котором они заполняются уполномоченными представителями. После подписания трудового соглашения книга передается на ответственное хранение до момента увольнения работника, после чего документ возвращается владельцу. Нюансы с его оперированием связаны с необходимостью решения вопросов транспортировки и обеспечения временного хранения на территории филиала, а также со сроками выдачи. Стоит отметить, что если в филиале отсутствуют условия для обеспечения надежного хранения документа, то работодатель не может дать гарантий их сохранения.

Если субъект предпринимательства и его филиал расположены в разных населенных пунктах, то оформление соискателя на должность в филиале, будет произведено на его территории. Поэтому руководством должны быть обеспечены соответствующее хранение бумаг до момента их отправки, а также безопасная транспортировка. В таких условиях передача документа из центрального офиса в отделение филиала может затянуться, что станет причиной невозможности возврата книги уволенному работнику в срок и, как следствие этого, вероятных претензий о нарушении прав работодателем.

Срок хранения трудовых книжек работников

Правовыми актами определены сроки хранения трудовых книжек работников, с которыми оформлены договора о сотрудничестве, на протяжении их действия.

Разрыв соглашения происходит в случае увольнения работника. Это событие должно сопровождаться выдачей человеку его трудового документа в последний день работы. Если, ввиду определенных причин, уволившемуся работнику трудовая книга не была выдана, то она откладывается в другое место для хранения.

Владелец документа должен быть уведомлен о необходимости решения документальных вопросов. Если он на протяжении трехмесячного периода не смог или не посчитал нужным явиться за документом, то в книге ответственное лицо фиксирует факт неявки за документом. Подобная запись делается в личной карточке бывшего работника и в регистрационном журнале. В личное дело человека необходимо вложить документы, подтверждающие, что работодатель принял все меры уведомительного и предупредительного характера с целью передачи трудовой книги ее владельцу. Она приобретает статус невостребованной и хранится отдельно, но в том же шкафу, что и все трудовые документы, на протяжении двухлетнего периода. После его истечения документ передается в архив предприятия, в котором необходимо обеспечить его хранение на протяжении 50 лет.

Оперирование с трудовыми книжками требует повышенного внимания ответственных лиц. Допущение ошибок в документе, нарушение правил его хранения, потеря или порча, могут иметь серьезные правовые последствия для обеих сторон трудового сотрудничества. Для их предупреждения следует придерживаться требований локальных, муниципальных и федеральных регламентов.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

Читайте так же:  Определение уровня существенности в аудите

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Видео (кликните для воспроизведения).

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.


Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Читайте так же:  Агентский договор с физическим лицом образец

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

[3]

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Правила хранения трудовых книжек

В компании должен быть назначен человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек п. 45 Правил ведения трудовых книжек .

ООО «Альфа»
ПРИКАЗ
о назначении лица, ответственного
за ведение трудовых книжек

Назначить начальника отдела кадров Фролова Н.С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлен: Фролов Фролов Н.С.

Для учета трудовых книжек ведите специальную книгу. Вносите в нее книжки всех работников — и те, что они принесли, и те, что вы оформили сами. При увольнении выдавайте трудовую под роспись в этой книге п. 41 Правил .

Держать трудовые книжки надо в сейфе или в специальном помещении, где они будут в сохранности п. 6.2 Положения о документообороте .

Выдать трудовую книжку на руки работнику, который не увольняется, можно только в одном случае — при оформлении пенсии. В остальных случаях дайте работнику заверенную копию.

Работнику, оформляющему пенсию, трудовую книжку выдайте в течение трех рабочих дней со дня получения его заявления. На нем же он может расписаться в получении трудовой. Другой вариант — взять с него расписку, что трудовую книжку он получил п. 7 Правил .

от начальника цеха N 1

В связи с оформлением страховой пенсии по старости прошу выдать мне трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ.

от начальника цеха N 1

Расписка о получении трудовой книжки

Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка мною получена.

Для учета бланков трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу п. 41 Правил .

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)

Ответственность за отсутствие техосмотра сейчас введена только для водителей, которые перевозят пассажиров и опасные грузы. Но уже со следующего года платить придется всем.

Читайте так же:  Образец заполнения транспортной накладной

26 Сентября 2019 в 13:09

Работодатели должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных сотрудников. За разглашение этой информации работодатель несет ответственность, и штрафы за неправильное хранение и обработку постоянно растут. С 2020 года чиновники планируют ввести в действие новый порядок санкций за нарушения законодательства в этой сфере.

24 Сентября 2019 в 10:09

Никогда не задумывались, как строится день экскурсовода? Откуда он берет все то, что потом рассказывает на экскурсии: сидит ли в архиве, или для него все пишет «специальный человек» с соответствующим образованием? Мы попросили одного из гидов рассказать, как складывается его рабочий день и откуда берется материал для создания экскурсий.

23 Сентября 2019 в 13:09

Должностные обязанности делопроизводителя — это управление документооборотом в компании, которое заключается в учете, регистрации, рассмотрении, обработке и сдаче в архив всей входящей корреспонденции и документов. Специалист занимается упорядочением документов в соответствии с нормативными актами и ГОСТами.

22 Сентября 2019 в 13:09

Расчет среднесписочной численности работников за год — это правила подсчета количества сотрудников на предприятии для дальнейшей передачи данных в ИФНС и Росстат. Узнать, сколько человек в среднем работает в вашей компании, можно, посчитав вручную или с помощью специального сервиса.

Правила ведения трудовых книжек

pravila_vedeniya_trudovyh.jpg

Похожие публикации

Об отмене трудовых книжек в их привычном бумажном виде говорится уже много лет. И с начала 2018 г. Правительство РФ перешло от слов к делу, объявив о поэтапном переходе к цифровым аналогам документа. Но Россия – страна большая, и реформы в ней проходят не быстро. Тем более, что у сторонников подобного перехода есть немало оппонентов, грозящих катастрофическими последствиями такого шага. Пока же правила ведения и хранения трудовых книжек («корочек») остаются актуальными, а, значит, их надо знать.

Законодательное регулирование вопроса

Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:

  • Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
  • Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003).

С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.

Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения

Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника, и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.

Инструкция по ведению трудовых книжек-2018

На сегодняшний день действуют следующие основные правила:

  1. Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
  2. Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
  3. Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
  4. В документ вносятся сведения:
  • о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
  • о переводах – внешних и внутренних;
  • о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности, госнаграды, ценные подарки и прочее);
  • о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
  • о периоде прохождения военной службы;
  • о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.
  1. Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
  2. В книжку не вносятся:
  • сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
  • информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.

Хранение трудовых книжек

ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.

Основные правила хранения трудовых книжек таковы:

  1. Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
  2. Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:
  • об учете бланков ТК и ее вкладыша;
  • о движении ТК (и вкладыша).
  1. Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).

Назначение ответственного лица

Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.

Приказ о трудовых книжках содержит:

  • ФИО и должность ответственного лица;
  • указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
  • номер и дата оформления документа;
  • подпись издавшего приказ руководителя.

На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.

Как изменились Правила ведения и хранения трудовых книжек?

Уже довольно долго ведутся дискуссии, насколько необходимы трудовые книжки. Экспертное сообщество к единому мнению пока не пришло, и 1 марта 2008 года Правительство РФ приняло постановление, которым внесены поправки в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*. О том, что нового привнес документ, мы побеседовали с заместителем начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития России Кириллом МИНЕЕВЫМ.

– Кирилл Евгеньевич, чем были вызваны поправки в Правила ведения трудовых книжек?

– Прежде всего, они подготовлены в связи с изменениями, внесенными в Трудовой кодекс**, так как назрела необходимость привести указанные Правила в соответствие с действующим законодательством. Большинство положений претерпели лишь редакционные изменения, однако есть и существенные новации, которые затрагивают обязанности работодателя.

– Вы имеете в виду изменения, касающиеся работодателей физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями?

Читайте так же:  Чем на самом деле грозит кризис

– Да. В соответствии с новой редакцией части третьей статьи 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (если такая работа является для работника основной). Это было сделано в целях обеспечения прав работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателями индивидуальными предпринимателями. Правила ведения трудовых книжек дополнены положением о том, что необходимо делать записи в трудовых книжках о времени работы.

– А в чем заключаются изменения, которые, как вы сказали, носят редакционный характер?

– Например, во многих пунктах Правил слово «организация» заменено словом «работодатель» в соответствующем числе и падеже (то есть, как мы уже говорили, правила распространяются теперь не только на юридических лиц, но и на работодателей физических лиц).

Из пункта 4 Правил исключен подпункт б, который говорил о том, что Минздравсоцразвития России следует обеспечить «надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек». Поскольку это министерство не наделено правом надзорно-контрольной деятельности в сфере трудового законодательства, оно контролирует деятельность находящихся в его ведении федеральных органов исполнительной власти***.

Кроме того, в пункте 7 Правил фраза «не позднее трех дней» дополнена словом «рабочих». Таким образом, уточнено, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее не позднее трех рабочих дней. В старой же редакции отсутствовало указание на рабочие дни. В то время как срок выдачи копий документов, связанных с работой, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса установлен в рабочих днях.

Если в трудовой книжке сотрудника обнаружена ошибка, которую сделал прежний работодатель, то он и должен ее исправить. Но если работник раньше трудился у предпринимателя, который на момент обнаружения ошибки прекратил свою деятельность, то поправить неточность должна компания, в которой сотрудник работает сейчас. Основание документ об исключении предпринимателя из госреестра.

– Каким образом изменен порядок хранения невостребованной трудовой книжки?

[2]

– Этот вопрос освещается в пункте 43 Правил, где установлена норма о хранении, уничтожении и выдаче трудовой книжки (ее дубликата), не полученной работником при увольнении (либо его ближайшими родственниками в случае смерти работника). Действующая ранее редакция нормы распространялась только на организацию, то есть на работодателя, являющегося юридическим лицом, и не применялась в отношении работодателя физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем.

Раньше невостребованную книжку нужно было хранить 52 года: два года в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек, а затем сдавать в архив организации, после чего уничтожать в установленном порядке. Теперь пункт 43 звучит так: «Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Окончил юридический факультет Московского государственного индустриального университета. В 2003 году начал профессиональную деятельность в Министерстве труда и социального развития Российской Федерации ведущим специалистом Управления оплаты, нормирования и производительности труда.

Работал государственным инспектором труда в г. Москве (по правовым вопросам), главным специалистом отдела развития социального партнерства. В 2005 году перешел на должность советника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России.

С 2006 года заместитель начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России. Член экспертного состава рабочей группы при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике по обобщению правоприменительной практики и подготовке предложений по дальнейшему совершенствованию трудового законодательства. Отмечен грамотой Минздравсоцразвития России за высокие результаты, достигнутые в решении вопросов социально-трудовой сферы.

– Кирилл Евгеньевич, готовит ли Минздравсоцразвития еще какие-либо нововведения? Можете поделиться?

– Конечно. В дополнение к тем поправкам, о которых мы сегодня говорили, планируется внести изменения в пункт 16 Правил, который касается расторжения трудового договора по инициативе работодателя и внесения в трудовую книжку записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса. Слова «на соответствующий пункт статьи 81» предлагается заменить словами «на часть первую статьи 71 и соответствующий пункт части первой статьи 81», поскольку помимо оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренных статьей 81 Трудового кодекса, часть первая статьи 71 предоставляет возможность работодателю расторгнуть с работником трудовой договор при неудовлетворительном результате испытания.

Также планируется исключить из Правил упоминание о непрерывном трудовом стаже, поскольку Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, не содержат определения понятия «непрерывный трудовой стаж».

Кроме того, Минздравсоцразвития России готовит проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69».

– Я надеюсь, читатели «Кадрового дела» узнают об этом первые?

Нужны ли трудовые книжки в качестве основного документа, подтверждающего трудовую деятельность?

* Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г.

** Федеральный закон от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ.

*** В соответствии с Положением о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. №321.

Видео (кликните для воспроизведения).

Опубликовано на сайте журнала «Главбух»

Источники


  1. Беляева, О. М. Теория государства и права в схемах и определениях / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2012. — 320 c.

  2. Конституционный судебный процесс / ред. М.С. Саликов. — М.: Норма, 2015. — 416 c.

  3. Астахов, Павел Земельный участок. Юридическая помощь по оформлению и защите прав на землю с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2015. — 256 c.
  4. Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 128 c.
  5. Иконы из собрания Церковно-археологического кабинета Московской Духовной Академии. — М.: PeNates-ПеНаты, Московская Православная Духовная Академия, 2015. — 32 c.
Правила хранения трудовых книжек
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here