Подпись в электронном письме

Важный материал на тему: "Подпись в электронном письме" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп

равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.

Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?

Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:

  • фотография;
  • элемент вежливости;
  • ФИО;
  • должность;
  • контактные данные.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Фотография

Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, [email protected]).

[2]

Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

  • с уважением;
  • искренне Ваш(а);
  • с наилучшими пожеланиями.
  • хорошего вечера;
  • удачного дня;
  • всего доброго;
  • всего хорошего;
  • хороших клиентов;
  • успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

  • с надеждой на понимание;
  • с надеждой на сотрудничество;
  • заранее благодарю;
  • в ожидании ответа и т.д.

Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.

В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:

  • Иванов Иван Иванович;
  • Иван Иванов;
  • Иванов Иван и т.д.

Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.

Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.

Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

  • Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
  • Почта;
  • ISQ;
  • Skype;
  • номер в WhatsApp;
  • номер в Viber;
  • Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

  1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
  2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
  3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
  4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
  5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

  • уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
  • добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
  • добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.

Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?

Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Читайте так же:  Запись в трудовой о переименовании должности образец

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

ФИО автора письма,

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Отдела по работе с клиентами

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

— «крупных продаж и благодарных клиентов»;

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

— «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

Фамилия, имя, …

Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.

Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Сектора космического строительства

АО «Предприятие ИКС».

Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

[3]

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

  1. Сайт компании.
  2. Личный или корпоративный блог.
  3. Электронные книги.
  4. Видеоматериалы.
  5. Профили и группы в социальных сетях.

Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

1) Иванцова Надежда,

Ваш личный бьюти-стилист.

Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»

2) Сергеева Ольга,

Проекты, которыми горжусь:

Этот блог делала я.рф.

Приглашаю на бесплатный видеосеминар

«Классный сайт: какой он».

12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Читайте так же:  Расчетный счет бизнесмена

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

— Всего доброго. Администрация.

— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

На языке Шекспира

Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

— Always — всегда, навеки, вечно;

— Best wishes – наилучшие пожелания;

— Your friend – ваш друг (товарищ);

— Much love (All my love) – с любовью;

— Yours always – вечно Ваш;

— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

1) Yours Sincerely,

2) Yours faithfully,

Заключение

Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.

Правила оформления подписей в электронных письмах

Подписи в электронных почтовых письмах следует использовать тогда, когда вы хотите предоставить получателю дополнительные контактные данные, большую информативность и просто проявить профессионализм. Мы в сегодняшней статье постараемся рассказать обо всех наиболее важных правилах оформления подписей с несколькими наглядными примерами.

Подписи в электронных письмах

Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.

По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.

Идеальный вариант подписи должен напрямую ссылаться на вас, как на отправителя, с указанием дополнительных контактных данных. Например, часто указываются страницы в соцсетях и сообщества с указанием ссылок. Нельзя забывать также и о правилах приличия в общении, используя уважительную форму обращения.

Необязательно использовать полный вид имени, включающий фамилию, имя и отчество. Вполне можно ограничиться полным или частичным сокращением. Тут же нужно отметить, что инициалы должны быть написаны на одном языке с остальным текстом, создавая ощущение органичности оформления. Исключением являются лишь некоторые сокращения, вроде «E-Mail», и название компании.

Если вы являетесь представителем какой-либо компании и письма отправляются с учетом вашей деятельности, важно упомянуть ее название. По возможности можно указать вашу должность и дополнительные контакты организации.

Последним важным аспектом, которому следует уделить особое внимание, является лаконичность содержания. Созданную подпись нужно тщательно проверять на читабельность, отсутствие проблем с грамматикой и емкость. В идеале весь текст должен состоять из 5-6 коротких строк.

Некоторые наиболее оптимальные примеры подписей вы можете наблюдать на скриншотах, представленных по ходу данной статьи. Как видно, оформление может сильно отличаться, но всех случаях отлично дополняет основное письмо. При создании своих подписей старайтесь уделять внимание примерам, комбинируя разные стили и в итоге получая уникальный вариант.

Заключение

Соблюдая все названные в статье правила, вы создадите подпись, прекрасно дополняющую основное содержимое отправляемых писем. После этого останется лишь воспользоваться соответствующим функционалом, чтобы добавить ее. Для этого перейдите в специальный раздел в настройках или отредактируйте HTML-код страницы в браузере.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Создание подписи электронной почты на основе шаблона

Примечание:

Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы можете создать подпись для сообщений электронной почты с помощью шаблона, доступного для коллекций подписей. Все, что вам нужно сделать — это получить шаблон, скопировать его в сообщение электронной почты и персонализировать, чтобы создать собственную подпись Outlook.

После того как вы загрузили шаблон, откройте его в Word.

Выберите любую подпись, выберите все элементы подписи и нажмите кнопку Копировать.

Откройте Outlook

и выберите команду создать сообщение.

Вставьте скопированную подпись в текст сообщения электронной почты.

Вы можете персонализировать свою подпись, редактируя текст, изменяя фотографию и эмблему, добавляя гиперссылки на ваш веб-сайт или в социальных сетях.

Примечание:

Иногда, когда вы загружаете и открываете шаблон подписи, он открывается в режиме защищенного просмотра в Word, чтобы изменить шаблон, который необходимо выбрать для включения редактирования.

Щелкните правой кнопкой мыши фотографию в подписи и выберите команду Изменить рисунок

.

Выберите источник из списка, в котором находится фотография или логотип.

Чтобы изменить размер изображения, выберите изображение, чтобы увидеть, что вокруг него отображаются маркеры перетаскивания. ПереМещайте маркеры перетаскивания, чтобы при необходимости изменить размер изображения. Откройте меню Формат

и воспользуйтесь параметрами на нем, чтобы отформатировать изображение.

В подписи щелкните правой кнопкой мыши любой значок социальных сетей или выделите текст веб-сайта, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду изменить ссылку

.

В поле адрес:

добавьте ссылку на свой социальныхый профиль.

Нажмите кнопку ОК

.

Видео (кликните для воспроизведения).

После того как вы настроили свою подпись, вам нужно сохранить ее, чтобы использовать ее во всех ваших исходящих сообщениях.

Выделите все элементы подписи, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать

.

Выберите подпись

_гт_ Signatures в меню сообщение .

Читайте так же:  Расчет сотрудника при увольнении сроки выплаты

Нажмите кнопку Создать и введите имя для подписи. Например: «деловые», «официальный», «персональный».

В поле изменить подпись

щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Подпись будет отображена в поле.

Нажмите кнопку ОК

, чтобы сохранить новую подпись.

Подпись будет добавлена автоматически для всех будущих сообщений. Чтобы добавить подпись вручную, выберите подпись

в меню сообщение и выберите подпись, которую вы только что создали.

Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?

Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

ФИО автора письма,

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Отдела по работе с клиентами

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

— «крупных продаж и благодарных клиентов»;

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

— «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

Фамилия, имя, …

Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.

Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Сектора космического строительства

АО «Предприятие ИКС».

Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Читайте так же:  Оквэд комиссионная торговля

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

  • Сайт компании.
  • Личный или корпоративный блог.
  • Электронные книги.
  • Видеоматериалы.
  • Профили и группы в социальных сетях.
  • Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

    1) Иванцова Надежда,

    Ваш личный бьюти-стилист.

    Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»

    2) Сергеева Ольга,

    Проекты, которыми горжусь:

    Этот блог делала я.рф.

    Приглашаю на бесплатный видеосеминар

    «Классный сайт: какой он».

    12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

    Нужна ли подпись в личных посланиях

    С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

    Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

    И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

    В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

    Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

    Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

    — Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

    — Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

    Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

    — Всего доброго. Администрация.

    — Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

    Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

    — «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

    — «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

    — «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

    — «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

    На языке Шекспира

    Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

    Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

    — Always — всегда, навеки, вечно;

    — Best wishes – наилучшие пожелания;

    — Your friend – ваш друг (товарищ);

    — Much love (All my love) – с любовью;

    — Yours always – вечно Ваш;

    — Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

    — Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

    Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

    1) Yours Sincerely,

    2) Yours faithfully,

    Заключение

    Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.

    Крутая подпись в электронном письме: примеры и теоретические рекомендации

    Добрый час друзья блога moikomputer.ru!
    Сегодня вы научитесь самостоятельно создавать суперклассную и привлекательную подпись в электронном письме. Используя для этого три бесплатных способа: стандартный в настройках самого ящика; Google документы; сервис Hubspot Signature Generator.

    [1]

    Не только офисные сотрудники ведут ежедневную переписку, исчисляемую десятками электронных писем, но и обычные пользователи имеют почтовые аккаунты, на которые получают корреспонденцию, отправляют ответы, запросы и прочее.

    Естественно интенсивность будет отличаться, но тем не менее эл. ящик нужен всем. А многим еще и эффективная подпись к своим письмам будет очень кстати, благодаря которой можно добавить о себе, о своей компании больше информативности и привлекая таким образом внимание своих оппонентов.

    3 варианта для создания подписи в письме

    И так как уже было сказано выше способов 3, но первые 2 будут показаны на образце почтового ящика Gmail. Если у вас до сих пор еще нет в этом мегапопулярном сервисе своего аккаунта, то спешите это сделать на примере статьи: как создать почту gmail.com. А вот третий подойдет для каждого эл. ящика. Стоит заметить в любом «почтовике» есть возможность создания своей простой подписи.

    Вариант №1

    Как сделать подпись через настройки клиента Gmail

    1. В верхнем углу по правой стороне нажимаем Шестеренку.
    2. В открывшемся окне выбираем пункт Настройки.
    3. Скролим страницу до момента настройки подписи.
    4. В небольшом текстовом редакторе создаем простую подпись, не забывая в конце экрана нажать кнопку: Сохранить изменения.


    Если необходимо внедрить ссылку выделяем нужное слово нажимаем на значок «цепь» и в поле Веб-адрес вписываем url ссылки.


    Для сохранения результата не забываем про кнопку ОК.

    Вариант №2

    Как создать подпись в электронной почте в Google документы

    1. Создадим новый документ для этого перейдем в свой Google диск по ссылке https://drive.google.com


    2. Теперь нам потребуется таблица, но прежде чем ее начать строить нужно хорошо продумать как будет выглядеть подпись, чтобы знать сколько потребуется столбцов и ячеек. Для этого в качестве примера я приведу несколько визуальных образцов.

    Подпись в письме примеры

    Не стоит стараться сделать электронную подпись сложной минимализм всегда будет выглядеть более элегантно и выгодно. Просто укажите свое имя возможно должность, номер телефона, адрес и веб-сайт и этого будет вполне достаточно.


    Можно, также добавить для большей визуализации цветовые эффекты, но не стоит увлекаться 1-2 тона, но не более того иначе получиться винегрет.

    Неплохо будет добавить личную фотографию что придаст визуальный интерес и запоминаемость.


    Логотип вашей компании тоже даст эффект заинтересованности и запоминаемости, но выбирать нужно, что-то одно исходя из личной ситуации, а вот совмещение тут не всегда возможно, нужно экспериментировать.


    Еще один пример с применением логотипа компании используя разделитель, а в имени жирный цветной шрифт в верхнем регистре, что несомненно привлекает внимание.


    Используйте социальные сети это обязательно станет для вас дополнительным трафиком, стоит учесть более 3–5 значков соц. сетей ненужно ставить помните про минимализм.

    Добавьте к подписи призыв к действию, не забывая о простате и насущности лозунга. Вы можете обещать скидки на свои продукты, просто поощрять регистрацию на сайте и многое другое. Главное не забывать периодически менять призыв по мере его актуальности современности на данный момент.

    Читайте так же:  Госпошлина в верховный суд

    Хочу еще раз напомнить рекомендации при составлении подписи.

    Как не нужно делать:

    1. Никогда не делайте из подписи целую статью, состоящую из списка адресов телефонов и прочей информации, которая будет по контенту больше самого письма.
    2. Если вы имеете аккаунты во всех существующих социальных сетях, то это не значит, что их все нужно впихнуть в свою подпись — это просто глупо 3–5 самых популярных вам дадут в сто раз больше эффекта.
    3. Не указывайте свой email зачем подписывать ящик, с которого отправляете письмо и так будет ясно что это вы.
    4. Не используйте анимированные картинки они только нагрузят ваше письмо, а отображаться корректно вряд ли будут.

    Правильная подпись в письме выглядит так:

    1. Подпись в письме должна начинаться со слов с уважением… (сугубо личное мнение).
    2. Добавлять цвета и жирный шрифт, но главное не переусердствовать, избегайте слишком ярких и блеклых возможно применить тот тон, что используется в вашем логотипе.
    3. Фото и логотип смогут добавить индивидуальность и запоминаемость.
    4. Социальные сети не только помогут обратить внимание, но и добавят еще прирост трафика на ваш сайт.
    5. Для придания образности также подойдут разделители (вертикальная черта) это добавит значимости и заострит внимание.

    Теперь определившись какую, мы хотим видеть подпись в электронном письме переходим к созданию таблицы. Я покажу принцип создания на своем примере, а вы уже по этому руководству сможет создать «шедевр» на свой вкус.

    Благодаря таблице структуризация элементов не будет нарушена так, как почтовый клиент может распознавать только табличные значения. Иначе получится хаос перенос текста и картинок будет выглядеть не так, как вы планировали изначально.

    1. Итак, идем по пути Вставка ⇒Таблица в моем случае она будет 5X4 где пять — это одно фото и 4 иконки социальных сетей, а четыре это строчки под текст.


    У вас должна получиться такого вида таблица.


    2. Выделяем все ячейки левого столбца и жмем по нему ПКМ. В появившемся контекстном меню выбираем пункт Объединить ячейки.


    1. В результате произведенных действий левый столбец очистится от линий, теперь самое время вставлять фото.
    2. Если картинка слишком большая и из-за нее поехала нижняя строка таблицы это нормально кликаем ПКМ по картинке появиться возможность изменения размера, о чем будут сигнализировать по всему периметру синие квадратики. Ставим курсор на квадрат нижнего угла по диагонали он примет вид двухсторонней стрелки зажимаем ПКМ и тянем в верхний левый угол фотки, тем самым сжимая ее в размере.
    3. Ячейки выровнялись, но нужно отцентровать изображение, для этого также сожмем столбец до потребного вида.
    4. Полученный результат устраивает, значит переходим к дальнейшим действиям. Совет если потребуется отменить действие пользуйтесь горячими клавишами Ctrl+Z. Кстати этот метод отмены работает во многих программах.


    3. Выделяем верхнюю строку кликаем по ней выбираем пункт Объединения ячеек и так поступаем с двумя последующими, самую последнюю не трогаем.

    4. Заполняем поля, размер шрифта от 8–10 не больше. В нижние четыре столбца вставим социальные логотипы (ссылку на архив готовых иконок я дам в конце статьи).


    5. После вставки видите снова все поехало ничего страшного нет поступаем так же, как и с фотографией сначала ее сжали потом ячейки подогнали.


    6. Вот, что получилось у меня, но это еще не все.


    7. Выделяем таблицу — выбираем пункт Свойтва.

    8. Границы таблицы: ставим значение 0 пт;
    Поля ячеек: обычно от 0.05 до 0.09 в данном примере я выставил наименьшее;
    Минимальная высота строки 0.5.

    Вот, так теперь выглядит моя реальная подпись можете проверить если подпишетесь на обновления моего блога . Осталось добавить ссылки и все будет готово.


    9. Чтобы ссылку на блог сделать рабочей выделяем ее, в панели инструментов редактора нажимаем на значок «звена цепи» и все больше ничего делать не нужно url-адрес будет рабочим, о чем станет ясно по изменившемуся цвету на классический синий.


    С социальными сетями будет подольше, сначала заходим в свой профиль, к примеру, facebook в адресной строке браузера копируем url на вашу страничку.


    Переходим в редактор Google кликаем по соответствующей сети потом на «звено цепи» и вставляем скопированный URL-адрес в появившееся поле, после нажать кнопку Применить.


    10. Ну вот,наконец приблизились к завершающему этапу чтобы вставить подпись в письмо:

    • выделяем свое творение Ctrl + A;
    • копируем Ctrl + C;
    • открываем Настройки своего почтового ящика Gmail как мы это уже делали в начале статьи вставляем свою подпись предварительно удалив старою если, она была. Сохраните изменения.

    Если у вас вдруг все встанет криво смело сохраняйте изменения перезагружайте страницу после чего все должно быть ровно. Отправьте тестовое письмо на второй свой ящик и посмотрите результат.

    Вариант №3

    Онлайн-генератор подписи

    Альтернатива вышеперечисленным способам это сервис Hubspot Signature Generator который является бесплатным в отличии о себе подобных и к тому неплохо справляется со своими обязанностями, а также прост в обращении.

    Смотрите сами, моя подпись в письмах Яндекс выглядит почти так как на предоставленной картинке.

    Из недостатков можно выделить:

    • нет русификации сайта, но это легко исправить с помощью расширения Google Переводчик если вы совсем не знаете английский язык;
    • русскоязычных социальных сетей тоже нет.

    Eще один важный момент после вставки созданной подписи в почтовый аккаунт есть возможность ее отредактировать заменить английские буквы на русские изменить текст и цвет.

    Вывод: подпись в электронном письме это неоспоримо выгодный инструмент, которым нельзя пренебрегать, особенно если вы деловой человек.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Обещанная ссылка с социальными иконками на мой Яндекс-диск.
    Советую посмотреть ролик с обзором интересного сайта о списке адресов бесплатных почтовых ящиков на любой вкус, для разных целей.

    Источники


    1. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.

    2. Общая теория государства и права. Учебное пособие. — М.: Книжный дом, 2006. — 320 c.

    3. Дмитриева, Т.Б. Клиническая и судебная подростковая психиатрия / Т.Б. Дмитриева. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2017. — 981 c.
    4. Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
    5. Зайцева, Т. И. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3 / Т.И. Зайцева, И.Г. Медведев. — М.: Инфотропик Медиа, 2016. — 400 c.
    Подпись в электронном письме
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here