Обязательные реквизиты первичных документов

Важный материал на тему: "Обязательные реквизиты первичных документов" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Обязательные реквизиты для первичных документов

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

  • наименование документа (формы);
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении и с указанием единиц измерения);
  • наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи этих работников. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Отметим, что в официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Какие реквизиты бухгалтерских документов существуют

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

  1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
  2. Название организации.
  3. Единицы измерения.
  4. Измерители — стоимостные, вещественные.
  5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
  6. Календарная дата его составления.
  7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
  8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

  • наименование регистра;
  • название организации;
  • период, за который вносятся данные, или время ведения;
  • вид группировки (систематическая, хронологическая);
  • стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
  • должности ответственных за ведение регистра;
  • подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

    Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

  • Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
  • Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).
  • Читайте так же:  Аттестация рабочих мест по условиям труда

    Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

    Исправления в реквизитах документа

    ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

    Первичные учетные документы: понятие, обязательные реквизиты, применение в логистике и УЦП.

    Обязательные реквизиты первичных документов

    Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

    Оформление первичных документов

    Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

    Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

    кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),

    платежные поручения и прочие банковские документы,

    бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

    Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

    Какие реквизиты первичного документа обязательны

    Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

    наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),

    дата его составления,

    наименование фирмы, которая составила документ,

    содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),

    его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),

    должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,

    подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

    Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

    Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций — в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

    Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

    При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

    Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

    [3]

    При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

    Первичный документ — это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

    Ранее было сообщено, что в бухгалтерском учете все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документами. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учетом.

    Если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ — приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объема складских запасов, оправдывает наличие материалов. Кстати, сначала поступает материал, а затем составляют документ.

    Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ — расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Кстати, деньги подотчетному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

    Читайте так же:  Дисконтированный денежный поток

    Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следующая процедура: •

    администратор составляет первичный документ — материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка; •

    с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает материалы, а вместе с ними — расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство; •

    второй экземпляр того же документа с распиской получателя остается на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

    И так по каждой хозяйственной операции.

    36. Реквизиты документов. Проверка и обработка документов.

    Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

    Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

    Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

    ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

    Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

    большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

    Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

    Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

    Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) Наименование документа и его номер;

    б) дата составления документа;

    в) наименование предприятия;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

    К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

    Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

    Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

    Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация — установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

    За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

    по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

    по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

    по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

    по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

    В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

    Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

    Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

    Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

    Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

    Точно и ясно излагать содержание операции;

    Четко и разборчиво писать текст и цифры;

    Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

    Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

    Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

    Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

    17. Порядок ведения кассовых операций и определения лимита остатка наличных денег. Учет денежных средств в кассе.

    Обязательные реквизиты первичных документов

    В ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлены требования к первичным учетным документам. Согласно пп.. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают, в частности, требования к учетной политике, в том числе к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.

    В ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ перечислены семь обязательных реквизитов, которые должны содержать первичные документы. А именно:

    1) наименование документа;

    2) дату составления документа;

    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

    Читайте так же:  Маркировка специальной обуви

    7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Разработанные компанией первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.

    В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы также могут быть включены дополнительные.

    Обязательные реквизиты первичных документов

    Письмо Министерства финансов РФ
    № 03-03-06/1/31497 от 29.04.2019

    Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке оформления первичных учетных документов для целей налогообложения и сообщает следующее.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

    В соответствии с пунктами 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

    Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

    При этом если действующим законодательством Российской Федерации для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

    Какие реквизиты обязательны для первичных документов

    Первичные документы важны в вопросах ведения бухучета и в определении объема налоговых обязательств. Бухгалтеру, который оформляет «первички», необходимо понимать содержание и формы таких документов, а также знать порядок ведения учетных регистров.

    Первичные учетные документы

    Первичные учетные документы – основа документооборота. На каждый факт хозяйственной жизни нужно составлять первичный учетный документ (ч. 1 ст. 9 Ф .

    Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

    Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

    Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

    Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это – основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и хранения первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

    Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

    Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

    Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

    Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

    Кто разрабатывает формы первичных документов?

    Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

    Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
    • подписи этих лиц.

    Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

    Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

    Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

    • кассовые документы;
    • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
    • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
    • транспортная накладная;
    • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

    Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

    Где найти образцы унифицированных первичных документов?

    Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

    Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

    Назначение первичных документов

    Нормативно-правовой акт

    Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда

    Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

    Учет кассовых операций

    Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88;
    Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55;

    Читайте так же:  Приостановка деятельности ип без деятельности

    Указание Банка России от 30 июля 2014 года N 3352-У

    Учет расчетов с применением ККТ

    Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

    Расчетные (платежные) документы

    Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014)

    Учет торговых операций и операций в общепите

    Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

    Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

    Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100

    Учет работ в автомобильном транспорте

    Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

    Учет работы строительных машин и механизмов

    Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

    Учет основных средств и НМА

    Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7

    Учет малоценных предметов

    Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

    Учет продукции и товарно-материальных ценностей

    Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66

    Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

    Учет результатов инвентаризации

    Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

    На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов по кадрам и по кассовым операциям .

    Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

    В статье «БСО: каким должен быть бланк строгой отчетности?» вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

    Ошибки в первичных документах

    В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

    Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

    К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

    Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

    А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

    • арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
    • разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
    • неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
    • суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

    Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

    Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

    Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

    При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

    Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

    Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

    Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

    Документооборот первичных документов

    Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

    • оформление первичного документа;
    • передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
    • текущее хранение и последующая передача документа в архив.

    Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

    Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

    • приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
    • документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
    • авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
    • листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
    Читайте так же:  Расчетный счет

    Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

    При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

    Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

    [2]

    21. Первичные учетные документы. Обязательные реквизиты.

    Позволяет юридически подтвердить факт совершения хоз. операций. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов (за небольшим исключением: касса, банк) при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. По типовым операциям орг-ции могут применять разработанные формы содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

    дата его составления

    наименование организации, от имени которой составлен документ

    содержание хозяйственной операции

    денежная оценка операции

    наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

    личные подписи указанных лиц

    При наличии тихнич. возможностей между контрагентами может быть организован электронный обмен, в том числе с использованием средств в электронно-цифровой подписи.

    Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не позволяется. В остальных случаях документы исправлять можно при условии, что они согласованы с лицами подписывавшими документ.

    Внесения изменений оговариваются датой и подписями указанных лиц.

    22. Организация документа оборота на предприятии

    Организацией занимается гл. бух. Документы сост. ответственные лица в установленные сроки в соотв с графиком документа оборота. Под графиком док-та оборота обозначается движение документов с момента составления или поступления в организацию, до момента передачи в архив. После использования документов их сдают в бухгалтерию. При приеме бух. должен убедится в правильности их оформления в соотв с установленными требованиями.

    Процесс обработки док-ов в бух сост из следующих этапов:

    1.Принятые документы бухгалтер проверяет по существу. Устанавливает законность совершаемых операций, их соотв нормативным актам и действующим инструкциям.

    2.Проверка документов по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц). Проводится проверка правильности расчета натуральных, стоимостных и денежных показателей.

    3.Документы группируются по однородным признакам, определяется их корреспонденция счетов по каждому документу.

    Каждая партия документов вкладывается в папки по видам хоз.деят.

    Переплетенные документы сдаются в архив при этом срок хранения не должен быть менее 5 лет.

    Ответственность за хранение документов несет главный бухгалтер. В случае кражи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин кражи или гибели. Результат работы комиссии отражается актом, который утверждает руководитель.

    23. Инвентаризация

    Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

    Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.

    Когда проводится обязательная инвентаризация:

    ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности

    при продаже имущества, сдаче в аренду,

    при смене материально-ответственного лица,

    при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

    после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

    при реорганизации или ликвидации предприятия.

    Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.

    Документы: инвентарная опись, сличительная ведомость (отклонения), акт инвентаризации.

    Излишки по инвентаризации зачисляются в прочие доходы организации (сч. 91.1)

    Недостача отражается в момент возникновения на сч. 94

    Дальнейшая судьба недостачи отражается в учете следующим образом:

    Если виновное лицо установлено, то сумма недостачи списывается на 73.2, либо 76

    [1]

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если не установлено или его взыскание, установленного лица отказано судом, тогда сумма списывается в состав прочих расходов сч. 91.2

    Источники


    1. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 1. — Москва: Высшая школа, 2001. — 528 c.

    2. Сидорова, Е.В. Используем сервисы Google. Электронный кабинет преподавателя: моногр. / Е.В. Сидорова. — М.: БХВ-Петербург, 2015. — 966 c.

    3. Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.
    4. Болдырев, В. А. Конструкция юридического лица несобственника. Опыт цивилистического исследования / В.А. Болдырев. — М.: Статут, 2012. — 368 c.
    5. Кудрявцев, И. А. Комплексная судебная психолого — психиатрическая экспертиза / И.А. Кудрявцев. — М.: Издательство МГУ, 2017. — 498 c.
    Обязательные реквизиты первичных документов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here