Образец маршрутного листа служебных поездок

Важный материал на тему: "Образец маршрутного листа служебных поездок" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Маршрутный лист

Маршрутный лист — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Маршрутный лист – формальное подтверждение транспортных расходов сотрудников организации. Если работник был отправлен в командировку или другую запланированную поездку, то лист поможет вернуть потраченные деньги на проезд – компенсацию от работодателя. В первую очередь документ необходим водителям и курьерам.

[1]

Шаблон маршрутного листа содержит список населенных пунктов или других географических мест, где побывал работник по указу работодателя. Оформляется на стандартном листе А4. В листе отображаются сведения о сотруднике. Подробно в виде таблицы обозначаются места поездки. Делаются отметки о прибытии и убытии. Документ подписывается работником.

После возвращения на место работы акт сдается в бухгалтерию. Бухгалтер удостоверяет бумагу своей подписью. Акт составляется в 2 вариантах. После командировки документ станет основанием для получения компенсаций со стороны работодателя.

Интересные материалы по теме:

© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.

Отчет о командировке

Законом предусмотрен только один вид отчета по командировке – авансовый (данная норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). О том, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2019 году, с примерами, образцами и подробной инструкцией, можно прочитать в нашей статье «Авансовый отчет о командировке».

Все остальные виды отчетов, их формы, порядок и сроки предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.

С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Бланк Т-10а

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:

  • о направлении работника в новою командировку;
  • о нецелесообразности новых поездок;
  • о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.

Собственные разработки

В случае разработки собственных форм документов, работодателю необходимо предусмотреть порядок их заполнения и предоставления, а именно:

  • какие сведения и в каком объеме сотрудник должен представить работодателю при возвращении;
  • срок предоставления;
  • кому сдавать документы и т.д.

Важно, чтобы сотрудники организации были ознакомлены с требованиями этих нормативных документов под роспись.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые имеют право отказать от служебной поездки:

  • одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Данная категория работников должна быть письменно проинформировано об этом своем праве. Направления этих категорий работников допускается только с их письменного согласия.

Пример отчета о командировке

Работодатель в праве использовать любой формат документации, в том числе требовать предоставления от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме. Следующий документ содержит пример для заполнения отчета по командировке и возможность скачать данный образец.

Образец отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет, после чего их можно уничтожить в установленном на предприятии порядком (как правило, отчеты сжигают и составляют об этом Акт).

Составление маршрутного листа для водителя

Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Бланк маршрутного листа (word)

Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 (word)

Форма 6 (word)

Образец формы № ПЛ-1 (word)

Назначение документа

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

  • описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
  • подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
  • на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
  • наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

[3]

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

  • курьер;
  • бухгалтер – для поездки в налоговую;
  • юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
  • менеджеры продаж;
  • прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2019

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Читайте так же:  Ндс проводки

Документ содержит следующие разделы:

  1. Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
  2. Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
  3. В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

  1. Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
  2. Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
  3. К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

  1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
  2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
  3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
  4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист, который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2019 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

  • легковой автомобиль (несколько форм);
  • специальный автомобиль;
  • грузовой (несколько форм);
  • автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Читайте так же:  Причина увольнения в резюме

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Образец маршрутного листа 2019

Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

Зачем нужен маршрутный лист

Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.

Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.

Какой использовать бланк для маршрутного листа в 2019 году?

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:

  • с типом автомобиля;
  • преодоленными расстояниями;
  • объемами перевозимого груза.

Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. Ниже вы найдете бланк и образец маршрутного листа.

В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.

Скачать бланк маршрутного листа.

Применяемый бланк маршрутного листа, а также его правила оформления рекомендуем утвердить в учетной политике предприятия или закрепить отдельным приказом. Обязательно ознакомьте ответственных лиц с этими документами.

Как оформляется маршрутный лист в 2019 году

Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.

Правильное заполнение листа включает в себя:

  • наименование организации, выдававшей документ;
  • название города, где оформлен документ;
  • дату, когда совершена поездка;
  • место назначения;
  • цель поездки;
  • время убытия и прибытия;
  • информация о транспортном средстве;
  • Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
  • должность работника.

По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.

Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:

  • непосредственным руководителем;
  • бухгалтером;
  • кадровиком.

Скачать бесплатно образец можно здесь.

Если в маршрутном листе допущена ошибка, неверная запись перечеркивается одной чертой, рядом вносится исправительная запись, ставится дата, подпись и Ф.И.О. сотрудника, внесшего корректировки.

Сколько хранить маршрутные листы

5 лет — минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Производственный характер поездок подтвердит маршрутный лист (образец)

Разъездной характер работы устанавливается в договоре

Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать это в заключенном с ним трудовом договоре.

Помимо этого отдельным приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.

Также в приказе или в трудовых договорах с работниками нужно определить (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗ):

  • расходы, возмещаемые работодателем;
  • порядок подтверждения производственного характера поездок сотрудников.

Работникам, которым установлен разъездной характер работы, нужно компенсировать понесенные им затраты, в том числе (подробнее об этом см., «За разъездной характер работы полагается компенсация»):

  • затраты на проезд;
  • расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
  • расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

Разрабатываем маршрутный лист

Важным вопросом для организации является подтверждение производственного характера поездок работника. Для этих целей на практике используют журналы учета поездок или маршрутные листы, в которых указываются пункты назначения и цели поездок.

Специально для читателей наши специалисты разработали маршрутный лист служебных поездок работника организации.

Понятно, что заполненный маршрутный лист сотрудник компании должен сдать в отдел кадров или бухгалтерию для возмещения понесенных им транспортных расходов, связанных со служебными поездками.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019) формы №4-С используются организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении. Актуальные бланки:

Читайте так же:  Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Еще предлагаем скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по формам 4-П и 4-С.

Новые правила заполнения

Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2019 года:

  1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
  2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.
  1. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
  2. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
  3. Информация о транспорте: госномер, марка.
  4. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
  1. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
  2. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
  3. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
  4. Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
  5. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
  1. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

urist-consultant.ru

Гипермаркет «Выбор» ул. Волгодонская, д. 26 8 987 963 45 63 5 Магазин полуфабрикатов «Надежда» ул. Комсомольская, д. 34 8 900 321 45 89

У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели:

  1. Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
  2. Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
  3. Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.

Для водителя

Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза.

Образец маршрутного листа служебных поездок

В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы:

  • приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
  • подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
  • проездные билеты, если таковые имеются.

После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю.

Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.

Особенности хранения

Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица, чаще всего это бухгалтер.

Образец маршрутного листа служебных поездок украина

Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
  2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
  3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
  4. Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
  5. Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

  1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
  2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
  3. Отметки о прибытии или убытии.

Цели составления

Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели:

  • планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
  • наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
  • отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.
Читайте так же:  Перерыв при 12-часовом рабочем дне

Для чего нужен

Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь.

Образец маршрутного листа служебных поездок личных легковых автомобилей

Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6.

Образец маршрутного листа служебных поездок бланк

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом.

[2]

Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

  • легковой автомобиль (несколько форм);
  • специальный автомобиль;
  • грузовой (несколько форм);
  • автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется.

Образец маршрутного листа служебных поездок на личном автотранспорте

Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно.

Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника.

Образец маршрутного листа служебных поездок для водителя

Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Как составить маршрутный лист

Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.

За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года).

Образец заполнения маршрутного листа служебных поездок

В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.

  • Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
  • К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос.

Маршрутный лист – образец

В компаниях, где сотрудникам часто приходится совершать различные поездки по служебным делам, в том числе с использованием личного транспорта, целесообразно использовать маршрутные листы. Этот документ первичного учета необходим для последующего возмещения расходов, связанных с передвижениями как в пределах населенного пункта, где находится предприятие, так и для обоснования некоторых видов командировочных расходов.

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

  • оплаты различных проездных документов;
  • возмещения расходов на использование личного автотранспорта работников в служебных целях;
  • подтверждения места пребывания сотрудника, с разъездным характером работы, в рабочее время;
  • составления оптимального маршрута перемещения;
  • оптимизации расходов на транспорт.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Как составить маршрутный лист

Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.

За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года). Кроме того, содержание маршрутного листа должно отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению первичных учетных документов (федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 9).

Читайте так же:  Приказ об инвентаризации основных средств (образец)

В нем указывают:

  • название организации и дату составления;
  • цели поездки;
  • маршрут перемещения и время;
  • кому выдан документ;
  • подписи должностных лиц.

Правила оформления и использования, типовой образец такого первичного документа определяют в учетной политике компании. Там же указывают и периодичность его передачи в бухгалтерскую службу.

Например, для курьера отдела доставки, которому необходимо ежедневно совершать несколько поездок, такой документ нужно заполнять и сдавать бухгалтеру каждый день. А работникам кадрового подразделения предприятия с разовыми поездками по рабочим вопросам, можно оформлять его раз в неделю или месяц, постепенно внося туда сведения о перемещениях или заполнять отдельные маршрутные листы на каждую поездку.

Регистрируются маршрутные листы так же, как и любые другие внутренние документы организации.

В учетной политике компании или положении о документообороте определяют и сроки хранения этого документа. Обычно он не превышает 5 лет. Например, можно установить срок в 2 года или уничтожать документы сразу после проведения налоговой проверки и составления акта по ней.

Исключение составляют только те маршрутные листы, которые являются единственным документом, подтверждающим перевозку различных опасных грузов. Такая бумага является основанием для назначения льгот за работу в условиях повышенной опасности для здоровья работника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Форма маршрутного листа, бланк

Маршрутный лист состоит из трех частей.

Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.

Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:

  • адреса и названия организаций или фамилии людей, куда отправляется сотрудник;
  • указывают дату (если лист составляется за несколько дней), точное время прибытия и отъезда с объекта;
  • номера документов, подтверждающих расходы;
  • суммы затрат.

Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.

Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.

Как заполнять маршрутный лист

Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.

Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.

Цель поездки описывают детально.

Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».

Далее заполняют сведения о маршруте. Заранее можно внести информацию об адресе и названии организации, в которую едут, а затем по прибытию заполнить остальные графы таблицы.

№ п/п Дата поездки Адрес, название Прибыл Убыл Подтверждающий документ Сумма расхода Подпись лица, подтверждающего прибытие
1 25.05.2018 ООО «Гранат-М», ул. Транспортная, 24 11-12 12-18 Билет на автобус №157895 200=
2 29.05.2018 ЗАО «Ольгстрим», пр-т Строителей, 45 10-24 14-16 Кассовый чек №902 325=

После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.

Пример заполнения маршрутного листа для водителя служебного автомобиля

Закрытое акционерное общество «Гигантино»

Должностное лицо — водитель служебного автомобиля Мамонтов С. Г.

Цель поездки — доставка полуфабрикатов в столовые учреждений образования г. Мичуринска

№ п/п Название и адрес УО Прибыл Убыл Номер накладной Подпись получателя
1 ООШ № 12, пер. Ольговский, 4 7-12 7-43 75326
2 Д/С № 3, ул. Моховая, 56 8-04 8-32 23568
3 Гимназия № 1, пр-т Машинистов, 12 8-56 9-17 52346
4 ООШ № 3, ул. Германа, 8 9-28 9-54 21453

Маршрутный лист составил — водитель Мамонтов С. Г.

Сведения проверены и приняты к учету — старший бухгалтер Ермилова А. П.

Пример заполнения маршрутного листа для курьера службы доставки

Индивидуальный предприниматель Курилькин А. З.

Должностное лицо — курьер службы доставки Муховкин А. П.

Цель поездки — доставка готовых блюд

№ п/п Место доставки Заказ Прибыл Убыл Подпись клиента
1 Тараканкин П. М., ул. Мелиораторов, 6-12 Пицца 12-45 12-48
2 ООО «Гримтрюк», ул. Советская, 54 Бизнес-ланчи 13-12 13-28
3 Банк «Налопром», пр-т Мичуринцев, 74 Пироги 14-43 14-56
4 Отьевская М. А., ул. Совхозная, 17-36 Торт 16-12 16-18
5 Карпузов А. Г., пер. Цветочный, 56 Пицца, салаты 18-24 18-30

К маршрутному листу приложены кассовые чеки № 15 и № 18 от 03.05.2018, с заправки ОАО «Нефтьпром», на заправку топливом личного автомобиля, гос. номер 147ТАК, используемого в служебных целях.

Маршрутный лист составил — курьер Муховкин А. П.

Сведения и документы проверены и приняты к учету — бухгалтер Ильина В. С.

Видео (кликните для воспроизведения).

Маршрутные листы не только подтверждают факт совершения поездки и транспортных расходов, но и позволяют оптимизировать затраты, путем разработки наиболее коротких и удобных маршрутов для постоянных поездок. Они являются основанием для возмещения работникам потраченных на проезд денег. Кроме того, их наличие и правильное оформление будет являться обоснованием расхода средств на возмещение при проведении налоговых и иных проверок.

Источники


  1. CD-ROM. Теория государства и права. Электронный учебник. Гриф МО РФ. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2006. — 577 c.

  2. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.

  3. Беляева, О. М. Теория государства и права в схемах и определениях / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2012. — 320 c.
  4. Под редакцией Аванесова Г. А. Криминология; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 576 c.
  5. Тихомиров, М. Ю. Защита жилищных прав. Комментарии, судебная практика, образцы документов / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 144 c.
Образец маршрутного листа служебных поездок
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here