Наличные расходы инструкции для подотчетника

Важный материал на тему: "Наличные расходы инструкции для подотчетника" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Какие изменения нужно учитывать в 2019 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Готовим положение о подотчетных лицах

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.
Читайте так же:  Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Как составить инструкцию (приказ) по порядку расчетов с подотчетными лицами

Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Поскольку такая инструкция — это локальный нормативный акт, то утвердить ее надо приказом руководителя.

В инструкцию целесообразно включить:

  • срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
  • срок для рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
  • предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, на хознужды, на закупку материалов и т.п.);
  • срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У);
  • срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У);
  • срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Рекомендуем не связывать срок возврата неизрасходованных остатков с датой фактического представления или утверждения авансового отчета. Целесообразно отсчитывать срок от даты, в которую истекает срок представления авансового отчета. Это позволит исключить злоупотребления со стороны тех подотчетных лиц, которые «забывают» отчитаться;

  • срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в срок, установленный в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
  • другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, которые подтверждают те или иные расходы).

В качестве приложений к инструкции можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).

Пример инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами

ООО «Колокольчик»

ИНН 7727098772/КПП 772701001

Инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами

(утверждена Приказом от 20.04.2018 N 33)

1. Порядок выдачи денег под отчет.

1.1. Денежные средства выдаются подотчетному лицу на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица, подписанного генеральным директором.

[3]

1.2. Заявление о выдаче денег под отчет (далее — заявление) составляется в произвольной форме на имя генерального директора. В нем должны быть указаны:

  • необходимая сумма;
  • цель расходования средств;
  • срок, на который необходимо выдать деньги;
  • дата, в которую необходимо выдать деньги.

Заявление передается на подпись генеральному директору не позднее чем за два рабочих дня до указанной в заявлении даты выдачи денег.

1.3. Для получения средств в безналичной форме дополнительно к сведениям из п. 1.2 подотчетное лицо указывает реквизиты своей банковской карты. Не допускается перечисление подотчетных средств на банковскую карту, держателем которой подотчетное лицо не является.

1.4. Заявление рассматривается генеральным директором в срок до двух рабочих дней. По итогам рассмотрения на заявлении генеральный директор проставляет отметку о разрешении/отказе в выдаче денег под отчет.

1.5. Денежные средства в наличной форме выдаются кассиром организации в день подписания приказа или заявления генеральным директором. Денежные средства в безналичной форме перечисляются бухгалтером, работающим с системой «Клиент-банк», не позднее операционного дня, следующего за днем подписания приказа или заявления.

1.6. При недостаточности наличных денег в кассе организации выдача денежных средств производится в порядке очередности поступления заявлений (приказов) на выдачу денег под отчет, по мере поступления в кассу организации наличных денег. Если на конец рабочего дня остались заявления (приказы), по которым не выданы денежные средства, кассир инициирует получение наличных денежных средств в обслуживающем банке.

1.7. Срок, на который выдаются деньги под отчет:

  • лицам, направляемым в командировку, — не более, чем на срок командировки;
  • лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, — на срок не более пяти рабочих дней.

2. Порядок представления отчета по выданному авансу.

2.1. Авансовые отчеты представляются подотчетными лицами в бухгалтерию организации по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При принятии на проверку авансового отчета бухгалтер выдает подотчетному лицу расписку (отрезную часть отчета).

2.2. Авансовые отчеты представляются в следующие сроки:

  • по денежным средствам в наличной и безналичной форме, выданным при направлении в командировку, — не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу;
  • по денежным средствам в наличной и безналичной форме, выданным на хозяйственные и иные расходы в интересах организации, — в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет.

Если подотчетное лицо по уважительным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) не может представить в установленный срок авансовый отчет, то срок представления авансового отчета продлевается до дня, когда работник приступил к работе.

2.3. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией в течение не более двух рабочих дней с момента его получения и выдачи работнику расписки.

2.4. Авансовый отчет рассматривается генеральным директором в течение не более двух рабочих дней с момента получения из бухгалтерии. По результатам рассмотрения может быть принято решение утвердить/не утвердить авансовый отчет.

Читайте так же:  Репатриация валютной выручки

2.5. Неиспользованный остаток денежных средств вносится подотчетным лицом в кассу организации (перечисляется на расчетный счет — в случае получения денег в безналичной форме) не позднее четырех рабочих дней с даты, на которую истекает установленный в п. 2.2 срок представления авансового отчета.

Перерасход по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу в течение трех рабочих дней со дня утверждения авансового отчета генеральным директором.

2.6. В случае невозврата (неполного возврата) в установленный срок остатка выданных под отчет денежных средств бухгалтерия в течение пяти рабочих дней с момента просрочки инициирует издание приказа генерального директора об удержании подотчетных сумм из заработной платы работника в порядке, установленном ст. ст. 137, 138 ТК РФ.

3. Порядок документального подтверждения подотчетным лицом расходов, указанных в авансовом отчете.

3.1. Сумма расходов, указанная в строке «Израсходовано», должна соответствовать итоговой сумме расходов, указанных в таблице на оборотной стороне. Сумма каждого расхода должна быть подтверждена документом (документами).

3.1.1. Командировочные расходы подтверждаются следующим образом:

  • расходы на проживание подтверждаются:

— счетом гостиницы и кассовым чеком либо бланком строгой отчетности;

— договором о найме жилого помещения с физическим лицом и распиской наймодателя о получении денег;

  • расходы по проезду подтверждаются проездными документами, приобретенными подотчетным лицом.

В случае приобретения авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, подтверждающими документами являются:

— распечатка маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета);

В случае приобретения электронного проездного документа (билета) на железнодорожный транспорт представляются:

[2]

— распечатка контрольного купона;

— распечатка посадочного купона;

  • суточные рассчитываются исходя из срока, который подтверждается проездными документами, свидетельствующими о периоде нахождения работника в командировке. Факт расходования суточных документами подтверждать не надо;
  • иные командировочные расходы (за исключением суточных) — в общем порядке (см. п. 3.1.2);

3.1.2. Хозяйственные и иные расходы подтверждаются:

  • приобретение товаров, работ, услуг — накладной, актом, товарным чеком, бланком строгой отчетности и т.п.;
  • оплата товаров, работ, услуг — кассовым чеком, товарным чеком, бланком строгой отчетности.

Инструкция для подотчетных лиц

Название Инструкция для подотчетных лиц
Тип Инструкция
Видео (кликните для воспроизведения).

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

Инструкция для подотчетных лиц

(утверждена Приказом N ________________)
Настоящая Инструкция определяет порядок выдачи денег под отчет, предоставления работниками отчета об истраченных подотчетных суммах и расчетов с работниками по остаткам/перерасходу подотчетных сумм.
1. Порядок выдачи денег под отчет.
1.1. Для получения наличных денег работник пишет заявление о выдаче денег под отчет (далее — заявление) по установленной форме (Приложение N 1 к настоящей Инструкции) на имя генерального директора ООО «Криптопром» или лица, исполняющего его обязанности (далее — руководителя), с указанием целей расходования заявленной суммы денег. Заявление представляется в бухгалтерию не позднее чем за 2 рабочих дня до указанной в заявлении предполагаемой даты выдачи денег.

1.2. Заявление передается в бухгалтерию для визирования. Бухгалтер проверяет состояние расчетов организации с данным работником по выданным ему ранее под отчет суммам, делает пометку в заявлении о наличии или отсутствии непогашенной задолженности работника по подотчетным суммам и передает на подпись руководителю.

1.3. Заявление рассматривается руководителем с учетом данных о наличии или отсутствии задолженности работника по выданным ему ранее под отчет наличным денежным средствам. По итогам рассмотрения на заявлении руководителем проставляется отметка о разрешении/отказе в выдаче денег под отчет.

1.4. Заявление принимается кассиром организации при наличии разрешительной визы руководителя. Кассир выдает работнику одобренную руководителем сумму с оформлением расходного кассового ордера по унифицированной форме N КО-2.

1.5. При отсутствии наличных денег в кассе организации заявление принимается кассиром и ставится в очередь с другими аналогичными заявлениями подотчетных лиц. Выдача денежных средств производится по этим заявлениям в порядке очередности, по мере поступления в кассу организации наличных денег. Если на конец рабочего дня остались заявления, по которым не выданы денежные средства, кассир инициирует получение наличных денежных средств в обслуживающем банке.

1.6. Срок, на который выдаются наличные деньги под отчет:

— лицам, направляемым в командировку, — на срок командировки;

— лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, — на срок, равный 3 рабочим дням.
2. Порядок представления отчета по выданному авансу.
2.1. Авансовые отчеты представляются подотчетными лицами в бухгалтерию организации по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При принятии на проверку авансового отчета бухгалтер выдает работнику расписку.

2.2. Сроки представления авансовых отчетов:

— по денежным средствам, выданным при направлении в командировку, — не позднее 3 рабочих дней со дня выхода на работу;

— по денежным средствам, выданным на хозяйственные и иные расходы в интересах организации, — в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет.

Если работник по объективным причинам (нетрудоспособность и т.п.) не может представить в установленный срок авансовый отчет, то на основании объяснительной записки работника срок представления авансового отчета продлевается до дня, когда работник приступил к работе.

Видео (кликните для воспроизведения).

2.3. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, подписывается им и главным бухгалтером, после чего передается для утверждения руководителю.

2.4. Неиспользованный остаток денежных средств вносится подотчетным лицом в кассу организации не позднее дня представления авансового отчета.

Перерасход по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу в течение 2 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета руководителем.

2.5. В случае непредставления авансового отчета в установленный срок работник обязан возвратить выданные ему наличные денежные средства и представить объяснительную записку в произвольной форме на имя руководителя с указанием причин нарушения срока.

2.6. В случае невозврата (неполного возврата) в установленный срок остатка выданных под отчет денежных средств задолженность подотчетного лица погашается путем удержания из его заработной платы с соблюдением ограничений, установленных ч. 3 ст. 137, ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса РФ.
3. Порядок документального подтверждения подотчетным лицом расходов, указанных в авансовом отчете.
3.1. Сумма расходов, указанная в строке «Израсходовано», должна соответствовать итоговой сумме расходов, указанных в таблице на оборотной стороне. В свою очередь сумма каждого расхода должна быть подтверждена документом (документами).

3.1.1. Хозяйственные и иные расходы (кроме командировочных), подтверждаются следующими документами:

— при приобретении товаров (оказании услуг, выполнении работ) — накладной, актом, счетом, товарным чеком и т.п.;

— о произведенной оплате товаров (работ, услуг) — чеком ККМ, квитанцией приходного кассового ордера, бланком строгой отчетности.

3.1.2. Командировочные расходы подтверждаются следующими документами:

— командировочным удостоверением, с отметками о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;

— счетом гостиницы и документом о его оплате (чеком ККТ, бланком строгой отчетности, слипом или чеком электронного терминала при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо, и пр.);

— проездными документами, приобретенными подотчетным лицом.

При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, подтверждающими документами являются:

— распечатка электронного документа — сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочные талоны, подтверждающие перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом — сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

Глава XII. Учет расчетных операций

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы — запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетовс персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств — на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8716 —

| 7459 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

[1]

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Наличные расходы. Инструкции для подотчетника

«Современный предприниматель», 2011, N 9

Нередко какие-либо недорогие товары или материалы коммерсант поручает купить своим сотрудникам. Подотчетное лицо получает определенную сумму, по которой позже отчитается, оформив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие расходы. Подотчетные лица, приобретая товар в магазине, не всегда могут оценить полноту, достоверность и правильность составленных первичных документов, а иногда и вовсе забывают, что необходимо получить от продавца кассовый чек или иной документ, подтверждающий приобретение товара.

Отсутствие первичного учетного документа (чека ККМ, товарного чека, платежного поручения, накладной и др.) или неправильно составленный документ не позволят коммерсанту учесть расходы. В связи с этим возникает необходимость восстановить или дооформить документы. Кроме того, неполный комплект «первички» может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ нерадивому сотруднику. Поскольку деньги подотчетнику выдавались, а он не представил надлежащим образом оформленные документы, контролеры считают, что суммы он потратил на себя, то есть получил доход (необоснованную материальную выгоду), а с доходов физлиц, как известно, удерживается НДФЛ.

Чтобы максимально себя обезопасить от подобной ситуации и по возможности избежать споров с контролерами, бизнесмену необходимо предпринять ряд мер.

Во-первых, перед тем как выдать сотруднику денежные средства под отчет, дайте ему четкие инструкции, а при необходимости — в письменном виде, какие товары необходимы, где можно приобретать, какие документы он должен получить.

Во-вторых, если сотрудник забыл или потерял кассовый чек или ему его просто не выдали, а в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, не пугайтесь. Внимательно изучите товарный чек. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме этого в товарном чеке должен содержаться конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как «канцелярские товары» или «хозяйственные товары»), а также их количество и стоимость. Этого документа для подтверждения расходов будет достаточно.

В данном случае для снижения возможных претензий со стороны проверяющих желательно подготовить документы, свидетельствующие о производственном характере и необходимости закупаемых предметов для коммерсанта. Например, заявка на приобретение канцелярских товаров от какого-либо отдела (сотрудника), акты, сметы, приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие производственную необходимость в данных товарах. В дополнение обоснованием расходов может служить тот факт, что приобретенный товар оприходован в учете предпринимателя. Это укажет на то, что товар использован в хозяйственной деятельности, а не приобретался для личных нужд.

В-третьих, если ваш сотрудник приобретает товар не в магазине, а со склада поставщика, который не применяет ККМ, а торгует оптом, то для подтверждения расхода вместо кассового чека можно принять в качестве подтверждающих документов: квитанцию к приходному ордеру, накладную и счет-фактуру.

В-четвертых, сотрудник мог приобрести товар у индивидуального предпринимателя или организации, которые в силу законодательства не применяют ККМ (например, работают на «вмененке» или занимаются оказанием услуг). В этом случае покупателю выдается бланк строгой отчетности, а «вмененщики» составляют документ об оплате, в котором должны содержаться обязательные реквизиты: наименование, порядковый номер и дата; наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя; ИНН; наименование и количество приобретенных товаров (работ, услуг); сумма оплаты в рублях; должность, фамилия, инициалы лица, выдавшего документ, и его подпись (ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ). Обязательно напомните сотруднику, если он приобретет товар в магазине, переведенном на ЕНВД, документ об оплате необходимо потребовать. Ведь «вмененщики» не обязаны выдавать документ об оплате (товарный чек, квитанцию или иной документ), они составляют документ по требованию покупателя.

И последнее. Если все-таки налоговая инспекция предъявит претензии, связанные с неподтверждением подотчетных сумм, не примет данные расходы в учете и попытается доначислить НДФЛ на сумму полученной сотрудником «выгоды», есть ряд судебных решений, которые не признают такие суммы доходом подотчетного лица. Приведем некоторые из них, которые помогут отстоять свою позицию в такой ситуации.

В Постановлении ФАС Московского округа от 16 июня 2010 г. N КА-А40/5879-10-3 суд указал, что средства, выданные под отчет, не являются экономической выгодой сотрудников, поскольку они были выданы на определенные цели и в собственность работников не перешли. В другом Постановлении судьи указали на отсутствие оснований для доначисления налога, так как представленные сотрудниками документы работодателем оценены как достоверные, авансовые отчеты приняты, а товарно-материальные ценности оприходованы (Постановление ФАС Московского округа от 11 ноября 2009 г. N КА-А41/11723-09). Отсутствие части подтверждающих первичных документов (например, чека или накладной) не свидетельствует о получении дохода работниками, — говорится в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. по делу N А05-6350/2008. Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 3 февраля 2009 г. N 11714/08 указал: даже если приложенные к авансовому отчету документы недостоверны, это не дает основания считать подотчетные суммы доходом сотрудника и облагать их налогами.

Источники


  1. Историческая наука и методология истории в России XX века. — М.: Северная Звезда, 2016. — 415 c.

  2. Коряковцев, В.В. Суд присяжных в России: история и современность.-Спб.:Алеф-Пресс,2015. / В.В. Коряковцев. — Москва: СИНТЕГ, 2015. — 341 c.

  3. Теория государства и права / ред. К.А. Мокичев. — М.: Юридическая литература, 2005. — 520 c.
  4. Федоткин, С.Н. Настольная книга частного охранника: Практическое пособие; Эксмо, 2013. — 512 c.
  5. Мельник, В. В. Искусство речи в суде присяжных. Учебно-практическое пособие / В.В. Мельник, И.Л. Трунов. — М.: Юрайт, 2015. — 672 c.
Наличные расходы инструкции для подотчетника
Оценка 5 проголосовавших: 1