Коды в табеле учета рабочего времени

Важный материал на тему: "Коды в табеле учета рабочего времени" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Табель учета рабочего времени

МИТРОФАНОВА,канд. экон. наук,

директор Центра профессионального развития

Цели и правила использования рабочего времени

Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Цели и правила использования рабочего времени

Учет использования рабочего времени организуется в целях:

— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и не явившихся;

— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;

— фиксирования своевременного ухода работников с работы

[2]

— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.

Что касается вопросов, нередко возникающих у работодателей относительно отметок в табеле учета рабочего времени, нужно иметь в виду следующее.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное кодирование — «НН», если в дальнейшем будут представлены документы, подтверждающие болезнь сотрудника или факт признания прогула, то делаются соответствующие изменения в табеле учета рабочего времени.

Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение

Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании документов (листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом (см. табл. на с. 67-69).

Расходование рабочего времени в организации фиксируется в табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-13), а также в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, хранятся один год.

В случае раздельного использования рабочего времени и расчетов с персоналом по олате труда допускается использование разд. 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Кто в организации должен вести табель учета рабочего времени

Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Табель составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Для ежедневного отражения использования рабочего времени в табеле (в форме № Т-12 графы 4-18, 20-35; в форме № Т-13 — графа 4) отведено две строки: одна строка — для условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени в табеле может осуществляться методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).

Форма № Т-13 ‘Табель учета использования рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени

см. Таблица условных обозначений

Время работы, отступления от нормальных условий работы, отдыха

Документы, на основании которых

Код

можно делать соответствующие отметки в табеле

Буквенный

Цифровой

Часы работы (дневные, вечерние)

Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы (службы охраны) и др.

Ночные часы работы

Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения (ночной смены), отметки пропускной службы и др.

Читайте так же:  Бухгалтерские проводки для начинающих

Часы работы в выходные, праздничные дни

Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы и др.

Сверхурочные часы работы

Приказ руководителя о необходимости сверхурочной работы, подписанный сотрудником и подтвержденный пропускной службой и др.

Приказ о командировании, подписанный работником, соответственным образом оформленное командировочное удостоверение, служебное задание о направлении в командировку и отчет о его выполнении

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Приказ об отпуске с подписью самого работника

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором

Приказ об отпуске с подписью самого работника

Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалифи­кации с отрывом от производства и др.

Приказ об отпуске, приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью самого работника и др.

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Условия рабочего времени, прописанные в трудовом договоре, приказ о направлении на обучение и др.

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Приказ с подписью самого работника

Отпуск по беременности и родам

Приказ с подписью самого работника

Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком

Приказ с подписью самого работника

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком

Приказ с подписью самого работника

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

Приказ с подписью самого работника

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

Приказ с подписью самого работника

Временная нетрудоспособность (кроме слу­чаев, предусмотренных кодом ‘Т’) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодатель­ством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину и т. д.)

Справки лечебных учреждений

Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Приказ руководителя организации по основной деятельности

Простои не по вине работника

Приказ руководителя организации по основной деятельности

Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотрен­ных законодательством (выполнение государ­ственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)

Приказ руководителя организации по основной деятельности

Прогулы (неявки на работу без уважитель­ной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 4 часов (непрерывно) в течение всего рабочего дня, администра­тивный арест за административные правонарушения, пребывание в медицин­ском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)

Докладные записки руководителей подразделений, объяснительные записки сотрудников, приказы о вынесении дисциплинарного взыскания, акты работы комиссии и др.

Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя

Условия трудового договора, приказы по основной деятельности

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни

Установленные законом выходные и нерабочие праздничные дни

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

Документы, подтверждающие законность забастовки

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Отсутствуют документы, объясняющие причины отсутствия сотрудника на работе

При рассмотрении трудовых споров по поводу увольнения работников по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ, т. е. за прогул, табель учета рабочего времени является одним из основных документов, доказывающих факт прогула. При отсутствии этого документа работодателю будет трудно доказать правомерность увольнения по этой статье.

Коды в табеле учета рабочего времени 2019

Обозначения в табеле рабочего времени приводят с помощью особых цифровых и буквенных кодов. Если в них будет допущена ошибка, бухгалтер неверно начислит зарплату. Рассмотрим, какие кодировки и когда применяются в табеле рабочего времени.

Расшифровка основных кодов в табеле учета рабочего времени

Рассмотрим наиболее востребованные коды, вносимые в табель учета рабочего времени:

Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени

Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.

Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.

Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.

Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.

Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.

Подводим итоги

  • Для безошибочного начисления зарплаты необходимо вносить в табель учета рабочего времени специальные коды-обозначения.
  • Необязательно использовать стандартные коды, они могут быть разработаны организацией самостоятельно.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 в статье 9 предусматривает для коммерческих предприятий свободный выбор форм первичной документации, начиная с 2014 года. Для фиксации действий служащих на рабочем месте используются формы Т-12 и Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004).

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году.

Что обозначают сокращения

Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.

Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2019 года Расшифровка
А Неявки с разрешения администрации Б Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам В Выходные и нерабочие праздничные дни Г Выполнение государственных обязанностей К Служебные командировки Н Работа в ночное время О Очередные и дополнительные отпуска ОВ Дополнительные выходные оплачиваемые дни ДО ОТ за свой счет Р Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам ОЖ ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком П Прогул С Часы сверхурочной работы НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) ВУ Выходные по учебе ОУ Учебный дополнительный отпуск ПК Повышение квалификации с отрывом от производства ЗН Замещение в 1-3 классах ЗП Замещение в группах продленного дня ЗС Замещение в 4-11 классах РП Работа в выходные и нерабочие праздничные дни Ф Фактически отработанные часы ЛЧ Код для указания часов сокращения труда работникам

В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2019.

[1]

Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Читайте так же:  Акт приема-передачи материальных ценностей

Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.

Заполняем документ с использованием кодов

В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. Заполняется форма 0504424 двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
  2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.

Выбор методологии составления формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Расшифровки кодов, а также способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.

Заполненная форма 0504421, помимо данных о фактически отработанных на месте часах, предусматривает только буквенные коды (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

  1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
  2. Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
  3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
  4. В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
  5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденным учреждением.
  6. В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.

Кто должен вести

Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и т. п), в зависимости от структуры и кадровой политики.

Сколько хранить

Форма 0504421 хранится 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, — 75 лет (ст. 586 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

Видео (кликните для воспроизведения).

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Продолжительность работы в дневное время

Продолжительность работы в ночное время

Повышение квалификации с отрывом от работы

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Дополнительный отпу ск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

Читайте так же:  Форма адв-6-1

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Время простоя по вине работодателя

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Время простоя по вине работника

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени .

1. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работн ик в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени , пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

7. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Табель учета рабочего времени – это основной документ контроля трудового процесса.

[3]

Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов;

сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании.

Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе.

Форма заполнения табеля является официально установленной и имеет две модификации – T12 и Т13.

Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать.

Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.

С 01.01.2013 по постановлению Госкомстата РФ организация имеет право вводить в документ дополнительные графы и страницы, модифицировать табель в пределах действующего законодательства по своему усмотрению.

СНИЛС, как его узнать? Что можно узнать с помощью ОГРН? Что такое ОКПО предприятий, читай здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/poleznoe/poisk-okpo-ego-rasshifrovka-sposoby-po.html

В табель вносятся отметки установленного образца, которые сопровождаются документами, их поясняющими.

К подобным отметкам относятся:

  1. Опоздания. Должны сопровождаться объяснительной запиской. 2. Прогулы. Сопровождаются объяснительной запиской и приказом о виде взыскания.
  2. Пропуски по болезни, отпуска по уходу за ребенком, дни донорства, пропуски, связанные с прохождением медицинского осмотра по направлению военкомата. Оформляются при наличии своевременно представленного и заполненного больничного листка или иного документа.
  3. Отпуска. Отметка ставятся при наличии заявления от сотрудника или справки из учебного заведения и приказа за подписью директора или лица, его заменяющего.
  4. Переработки. Сопровождаются документом за подписью начальника отдела, звена, отделения или бригадира.
  5. Выход на работу в выходные и праздничные дни. Сопровождаются письменным заявлением работника о его согласии с подписью непосредственного начальника.
  6. Командировки. В бухгалтерию в этом случае предоставляется командировочное удостоверение с печатью организации, датой прибытия и убытия сотрудника.
Читайте так же:  Расчет сверхурочных

Приказ об увольнении с подписью руководителя организации прикладывается к табелю.

27 Янв 2014 | Статьи |

Бухгалтер | 240 571 |

голосов: 88

Бухгалтеры очень часто допускают ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени, связанные с условными обозначениями.

В статье приведена таблица со всеми условными обозначениями, применяемыми в табеле учета рабочего времени. Чтобы не допускать ошибок при заполнении табеля, держите таблицу всегда под рукой.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени в отдельных ситуациях

Отметим, что законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения унифицированной формы табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.

Отметим, что удаление тех или иных реквизитов, установленных Госкомстатом России (Росстатом), в первичных документах ранее не допускалось. В то же время фирма была вправе вводить в них дополнительные строки и графы. Это предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации ().

() приложение к пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20

С 1 января 2013 года для учета рабочего времени фирма может как разработать собственный бланк табеля, так и вести его по унифицированной форме. При этом разрабатывая собственный бланк она вправе взять за основу унифицированную форму дополнить ее любыми реквизитами и удалить лишние данные. Главное, чтобы впоследствии эта форма была утверждена руководителем компании.

Работа сверхурочно

Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник компании работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: «Я» (продолжительность работы в дневное время) или «С» (продолжительность работы сверхурочно)?

В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код «Я», в дополнительной — «С». При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах «8» и «2».

В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.

Работа в день командировки

Сотрудник по договоренности с работодателем может выйти на работу в день возвращения из командировки. Получается, что, с одной стороны, его командировка не закончилась (код по табелю «К»), с другой — он находится уже на рабочем месте (код по табелю «Я»). Отметим, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Это предусмотрено Положением об особенностях направления работников в служебные командировки ().

() утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Обязанности выходить на рабочее место в день командировки у сотрудника нет. Однако по договоренности с работодателем он может это сделать как на полный день, так и лишь на его часть. В данном случае компания обязана ему оплатить:

  • день командировки (таковым считается и день прибытия) из расчета среднего заработка;
  • суточные за этот день;
  • отработанные часы.

Соответственно, в табеле могут быть проставлены коды, обозначающие нахождение сотрудника в командировке и факт его выхода на работу. При этом в табеле нужно указать и количество отработанных им часов. Предположим, в день возвращения из командировки сотрудник отработал 4 часа. В такой ситуации в соответствующих графах табеля проставляются буквенные коды «К» и «Я» и отработанные часы — «4». Таким образом, бухгалтер отразит факт нахождения сотрудника в командировке, его работы в этот день и количество отработанных часов.

В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.

Поездка в командировку и (или) возвращение из нее в выходные

По решению руководства сотрудник компании может быть направлен в служебную командировку в выходной день (например в субботу или воскресенье при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями). Кроме того, он также может вернуться из командировки в выходной день. Как указал Верховный Суд РФ, в данном случае заработок лицу начисляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса (). Эта статья устанавливает общие правила, по которым оплачивают выходные или нерабочие праздничные дни.

() решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663

Следовательно, за эти дни оплату сотруднику начисляют исходя не из его среднего заработка (как это предусмотрено для оплаты дней командировки), а из тарифной ставки или оклада, увеличенной как минимум в два раза. В табеле учета рабочего времени в выходные дни проставляются коды «К» и «РВ» с указанием времени в пути, которое на них приходится («К» — служебная командировка, «РВ» — продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни).

Работа в дни болезни

Бывает, что сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу. А после закрытия листка предъявляет его к оплате. Отметим, что в этой ситуации его труд должен быть оплачен работодателем. Однако за эти дни работник не вправе претендовать на оплату больничного. Ведь пособие предназначено для компенсации заработка, утраченного во время болезни. А в данном случае этого не произошло.

Мнение специалиста

Пособие по временной нетрудоспособности как разновидность страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством призвано компенсировать гражданам утраченный заработок в связи с наступлением временной нетрудоспособности (п. 1 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 1.4 Федерального

закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Следовательно, выплата пособия по временной нетрудоспособности за период, в течение которого заработок утрачен не был, невозможна и противоречит законодательству. В этой ситуации ФСС России может признать, что расходы на выплату страхового обеспечения не могут производиться за счет средств фонда и, соответственно, не принять их к зачету.

Н. Левинская, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

А. Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Поэтому в дни болезни и невыхода на работу сотрудника в табеле проставляется код «Т» (нетрудоспособность). При выходе его на работу во время болезни проставляется код «Я» с указанием фактически отработанных часов.

Читайте так же:  Уплата налога на прибыль

Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Зачастую сотрудники компании, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, трудятся в компании на условиях неполного рабочего времени. В этой ситуации возникает вопрос, какой буквенный код должен быть указан в табеле: «Я» (продолжительность работы в дневное время) или «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком)?

В данном случае табель может быть заполнен так же, как и при работе в день командировки. То есть в нем указывают коды «Я» и «ОЖ». При этом в табеле приводят количество часов, фактически отработанных этим сотрудником.

Отметим, что сотрудница вправе прервать такой отпуск и выйти на работу на полный день. С момента выхода сотрудницы на работу в табеле указывают код «Я» (продолжительность работы в дневное время) и количество фактически отработанных часов.

Мнение специалиста

При предоставлении отпуска по уходу за ребенком работодатель обязан издать соответствующий приказ (распоряжение). На его основании делаются соответствующие отметки в личной карточке работника. Но если уход в отпуск зафиксирован приказом, то представляется правильным издать и приказ о прекращении такого отпуска. Приказ будет являться основанием для внесения в личную карточку соответствующих отметок. Сотрудник, который желает прервать отпуск по уходу за ребенком, может заранее в письменной форме проинформировать об этом работодателя, хотя это не обязательно. В этом случае приказ об окончании отпуска издается на основании заявления работника.

Т. Чашина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

И. Михайлов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Работа в выходные с предоставлением другого дня отдыха

По трудовому законодательству работу в выходной день оплачивают не менее чем в двойном размере. При этом по желанию сотрудника ему может быть предо

ставлен другой день отдыха. В такой ситуации работа в выходной день оплачивается в обычном порядке, а день отдыха оплате не подлежит ().

При работе в выходной в табеле указывают код «РВ» (продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни), а также количество часов, отработанных сотрудником в выходной (независимо от того, как впоследствии он будет оплачен: в двойном или одинарном размере). Если сотруднику предоставляют дополнительный день отдыха, его отмечают кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)). Количество рабочих часов в этот день не приводят.

Учет дней донорства

В день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского обследования сотрудник должен быть освобожден от работы. При этом за ним сохраняется средний заработок (). После каждого дня сдачи крови ему также предоставляют дополнительный день отдыха. Этот день по желанию сотрудника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови ().

Так как в день сдачи крови работник освобождается от работы, а за этот день и за дополнительный день отдыха, предоставляемый в связи со сдачей крови, сохраняется средний заработок, они отмечаются в табеле кодами «Г» (день сдачи крови) и «ОВ» (дополнительные выходные дни). Количество рабочих часов в эти дни не указывают.

Если работодатель не был заранее уведомлен о причинах неявки работника в день сдачи крови, в табеле ставят код «НН» (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). После получения от работника соответствующей медицинской справки этот код исправляют на код «ОВ».

Прохождение медицинского обследования по направлению военкомата

Компания обязана освободить сотрудника от работы в те дни, когда он выполнял государственные или общественные обязанности. При этом за ним сохраняется место работы и в некоторых случаях средний заработок. Данное правило применяется при условии, что государственные или общественные обязанности сотрудник должен выполнять в рабочее время по Трудовому кодексу или другим федеральным законам (). По закону о воинской службе на время медицинского освидетельствования (обследования или лечения) граждан для решения вопроса о постановке их на воинский учет они освобождаются от работы. При этом за данный период времени компания обязана им выплатить средний заработок.

Следовательно, во время прохождения медицинского обследования сотрудник выполнял свои государственные обязанности. Этот период времени отмечается в табеле кодом «Г» (невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству).

() Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Увольнение работника

Видео (кликните для воспроизведения).

Работник может уволиться, например, в начале или середине месяца. Как в такой ситуации заполнять те графы табеля, которые приходятся на даты после его увольнения? Отметим, что табель необходим для учета рабочего времени, отработанного каждым сотрудником. Поэтому в последний день, когда сотрудник присутствовал на работе, в табеле указывается код «Я» (продолжительность работы в дневное время) и количество отработанных им часов. В ячейках за те дни, когда человек больше не является работником компании, буквенных отметок не делают. В них также не указывают и количество рабочих часов. После увольнения работника в соответствующих ячейках табеля проставляют прочерки.

Источники


  1. Семенова, Анастасия Дом — зеркало судьбы. Как приворожить удачу для всей семьи; СПб: Невский проспект, 2013. — 157 c.

  2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.

  3. Настольная книга судебного пристава-исполнителя. — М.: БЕК, 2014. — 752 c.
  4. Федоткин, С.Н. Настольная книга частного охранника: Практическое пособие; Эксмо, 2013. — 512 c.
  5. Беспалов, Ю. Ф. Гражданский иск в уголовном судопроизводстве. Учебно-практическое пособие: моногр. / Ю.Ф. Беспалов, Д.В. Гордеюк. — М.: Проспект, 2015. — 176 c.
Коды в табеле учета рабочего времени
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here