Кассовая книга при онлайн-кассе

Важный материал на тему: "Кассовая книга при онлайн-кассе" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.
Читайте так же:  Образец журнала трехступенчатого контроля по охране труда

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

[3]

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Кассовые документы при онлайн-кассах

После перехода на использование онлайн-касс компании так же обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций вне зависимости от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ). Порядок ведения кассовых операций определен в Указаниях Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

При совершении кассовых операций нужно составлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1 ), расходные кассовые ордера (форма № КО-2 ) и заполнять кассовую книгу (форма № КО-4 ) (п. 4.1, п. 4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Формы приходного и расходного кассовых ордеров, а также кассовой книги утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Упрощенный порядок ведения кассовых операций предусмотрен для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей (п. 1 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Упрощенный порядок позволяет малым предприятиям и предпринимателям не устанавливать лимит остатка кассы (абз. 10 п. 2 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). А также предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей, могут не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также не вести кассовую книгу (абз. 4 п. 4.1, абз. 9 п. 4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ).

Онлайн-касса: какие документы нужно вести

Переход на онлайн-кассы значительно упрощает ведение кассовых операций, поскольку при использовании онлайн-касс отпадает обязанность по заполнению многих форм первичной учетной документации.

Так, после перехода на онлайн-кассу не нужно больше заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4 ), справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6 ), акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3 ), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8 ), а также формы № КМ-1, КМ-2, КМ-5, КМ-7и КМ-9 (Письмо ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/[email protected] , Письмо Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413 ).

Читайте так же:  Искажение бухгалтерской отчетности ответственность

При работе на онлайн-кассе нужно будет оформлять чек коррекции (для исправления допущенных ранее ошибок в расчетах), чек возврата товара (при возврате) и составлять отчеты об открытии и о закрытии смены (п. 2, п. 4 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ ).

Кассовая книга при онлайн-кассе

Происходящие изменения в сфере применения контрольно-кассовой техники затрагивают не только организацию работы с ККТ в сфере розничной торговли, но и, без сомнения, приведут к утверждению новых форм первичной кассовой документации. Грамотное ведение учета – защита от штрафов и претензий со стороны контрольных органов, в связи с этим предпринимателей волнует вопрос: Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? Каким образом вести такой документ? И какие требования к составлению и хранению формы предъявляет Законодательство РФ?

Кассовая книга при онлайн-кассе

Кассовая книга – это важный документ бухучета предприятия/ИП, предназначенный для отражения и контроля операций по наличным расчетам в компании. Бланк отчета по форме КО-4 утвержден Постановлением № 88 от 18.08.98 г. В соответствии с действующими требованиями Порядка ведения кассовых операций, регулируемых Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г., все юридические лица/ИП обязаны фиксировать поступающую наличность в кассовой книге. В виде исключения разрешается не вносить средства по агентским и субагентским взаимоотношениям.

Кассовая книга является обязательным регистром учета и заполняется в соответствии с текущими приходно-расходными операциями за операционный день. Допускается не составлять форму при отсутствии движений наличности по кассе. В связи с введением поправок в Закон № 54-ФЗ, нужно ли вести кассовую книгу при онлайн-кассе?

Новое оборудование с ФН оснащено усовершенствованным объемом памяти, способно ежедневно передавать данные по поступающей выручке в контрольные органы (с помощью ОФД) и подключено к онлайн-режиму в сети интернет. Возможно, чиновники учли все эти моменты и упростили кассовый документооборот для тех розничных торговцев, которые оперативно установили в своих магазинах «умные» ККТ? Безусловно, некоторые послабления в части первичной документации уже действуют. Этому посвящены разъяснения Минфина и ФНС в Письмах №№ 03-01-15/54413 от 16.09.16 г., ЕД-4-20/[email protected] от 26.09.16 г., 03-01-15/19821 от 04.04.2017 г.

О чем идет речь? Прежде всего, о необходимости применения первичной документации по Постановлению № 132 от 25.12.98 г. Это всем знакомые формы – от КМ-1 до КМ-9, включая журнал кассира КМ-4, справку кассира КМ-6, акты и т.д. До вступления в силу Закона № 290-ФЗ составление подобных форм было обязательным для всех субъектов, работающих с ККТ. С появлением инновационной техники использование указанных бланков более не является обязанностью, а носит добровольный характер. Преимущество онлайн-касс заключается в автоматизации учета, в связи с чем минимизируется первичный документооборот магазина.

Однако кассовая книга не относится к первичным бланкам бухучета, а является обязательным унифицированным регистром, форма которого принимается на федеральном уровне и не подлежит самостоятельному утверждению предприятиями/ИП. Вести кассовую книгу обязаны все компании вне зависимости от рабочего налогового режима. Некоторые послабления предусмотрены для СМП и ИП, но относятся эти нормы не к составлению кассовой книги, а к другим моментам, к примеру утверждению лимитов кассы.

Онлайн-кассы – правила ведения кассовой книги

Формат ведения кассовой книги выбирается по решению фирмы – в электронном или бумажном виде. Основанием для внесения денег в главную кассу предприятия/ИП при онлайн-технике являются Z-отчеты, предназначенные для закрытия смены в конце рабочего дня. Отчет гашения выбивает кассир, одновременно данные передаются в ИФНС. По полученным сведениям заполняются журнал и справка кассира (при использовании таких первичных документов), а затем вся информация поступает в бухгалтерию, где и составляется кассовая книга.

К отрывным листам КО-4 прикладываются приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на унифицированных бланках. Общая сверка данных производится в конце каждого дня, контроль осуществляют руководящие лица предприятия. Листы кассовой книги сшиваются по итогам выбранного периода – за декаду, месяц, квартал. Исправления допускаются только при заверении данных главным бухгалтером/директором компании. Электронная кассовая книга может не распечатываться, а заверяться ЭЦП и храниться на магнитных носителях данных. Каждый год в организации/ИП открывается новый экземпляр книги. Срок хранения регистра составляет 5 лет (Закон № 402-ФЗ, п. 362 Приказа № 588).

Вывод – составление кассовой книги по форме КО-4 является обязанностью всех розничных торговцев независимо от того, какую модель ККТ применяет продавец.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кассовая книга при онлайн-кассе

Мы рассказывали в отдельной консультации о том, нужно ли вести организациям и ИП, применяющим онлайн-кассы, журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). В этом материале ответим на вопрос, нужно ли при использовании онлайн-касс вести кассовую книгу.

[1]

Онлайн-кассы: нужно ли вести кассовую книгу?

С 01.01.2013 применение унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). В то же время, указывается, что продолжают оставаться обязательными к применению формы первички, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Приводятся в качестве примера кассовые документы (п. 1 Письма Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482 , Письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 ).

Порядок ведения кассовых операций содержится в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У . Он предусматривает использование в том числе кассовой книги (форма по ОКУД 0310004).

В то же время отмечается, что если ИП в соответствии с НК РФ ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись (п. 4.6 Порядка, утв. Указанием ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). Это значит, что независимо от применяемого режима налогообложения ИП от ведения кассовой книги освобождены.

Сказанное выше означает, что все организации, ведущие кассовые операции, обязаны, а ИП вправе по своему усмотрению вести кассовую книгу.

Читайте так же:  Ценообразование под контролем

Факт применения или неприменения организациями или ИП онлайн-кассы в данном случае значения не имеет.

Онлайн-кассы: ведение кассовой книги

Кассовая книга должна быть:

  • пронумерована;
  • прошнурована;
  • опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Если кассовая книга ведется на компьютере, она должна распечатываться и сшиваться не реже, чем за каждый календарный год. Кассовая книга может вестись и в электронном виде. В таком случае она должна быть подписана электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ .

Подробнее порядок ведения кассовой книги приведен в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

Последнее Письмо Минфина № 03-01-15/19821 от 04.04.17 г. (наравне с Письмами № ЕД-4-20/[email protected] от 26.09.16 г. и № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г.) снова подтверждает, что составление журнала кассира-операциониста для онлайн-кассы не требуется. Однако многие сотрудники находят эту унифицированную форму очень удобной и привычной для организации учета кассовых операций. Безусловно, каждое предприятие или ИП самостоятельно решает, использовать или нет такой документ. Разберемся, нужно ли на самом деле вести журнал кассира при онлайн-кассе и как.

Зачем требуется журнал кассира при онлайн-кассе

Основное предназначение журнала формы КМ-4 состоит в отражении данных показаний счетчика ККТ и сумм перемещений наличных денег. При этом учитываются не только поступления в кассу, но и возвраты покупателям, сданная наличность, безналичные расчеты, а также накопительные итоги на начало и конец смены. При наличии нескольких отделов в магазине, сведения формируются с разбивкой по каждому отделу. Проверку записей проводит администратор, контроль – руководитель.

Таким наглядным способом в журнале регистрируются все деньги, любым способом проходящие через кассу. Сплошной учет позволяет обеспечить грамотный учет выручки, избежать неточностей и ошибок, сформировать данные для передачи бухгалтеру для последующего отражения в кассовой книге компании. Работа со старыми моделями кассовых аппаратов требовала обязательное применение КМ-4. Новая редакция Закона № 54-ФЗ обязывает вести торговлю на онлайн-кассах, но не содержит нормы о безусловном заполнении журнала. Поэтому предприниматели вправе самостоятельно решить, нужен ли им журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе или нет.

Если необходимости вести КМ-4 нет, предприятию стоит рассмотреть вопрос и о применении остальных первичных форм, утвержденных Постановлением № 132. Отдельно следует отметить, что, безусловно, подобные документы являются очень удобными, однако все сведения о торговой выручке ежедневно передаются в ИФНС через ОФД с онлайн-касс. В связи с этим, целесообразность формирования журнала должна оцениваться только с точки зрения организации и полноты ведения учета кассовых операций, но не с позиции соответствия законодательным требованиям и, тем более, возникновения штрафных санкций.

Если нужен журнал кассира-операциониста для онлайн кассы – как вести

Порядок ведения журнала или другого первичного документа, разработанного предприятием/ИП самостоятельно, зависит от того, какой бланк используется. Если это уже привычный бланк КМ-4, здесь никаких сложностей не возникает, так как показатели заполняются по привычным строкам 1-18. В случае отсутствия движений средств за день разрешается не вносить данные. Если же форма утверждена компанией, допускается указывать те сведения, которые организация считает важными для себя. Формировать документ нужно в хронологическом порядке как в бумажном, так и в электронном формате, с прошивкой всех страниц.

Поскольку правила работы с онлайн-кассами в настоящее время полностью не отработаны, логично предположить, что Правительство РФ в ближайшее время выпустит разъяснения по замене бумажных отчетов на электронную систему учета кассовых операций. Рекомендуется до этого момента продолжать составлять прежнюю первичку, чтобы избежать претензий со стороны контрольных органов. Минимальный срок хранения журналов составляет 5 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой по новым правилам

В 2018 – 2019 году первичные кассовые документы по формам КМ-1 – КМ-9 заполняются онлайн ККТ в автоматическом режиме. Обязательным остается формирование кассовой книги, заполнение ПКО и РКО при движении наличных, а также передача покупателю чека или бланка строгой отчетности со всеми обязательными реквизитами.

Поправки в закон о правилах осуществления расчетов с контрагентами наличными во многом упростили работу кассиров: многие обязательные документы при работе с онлайн-кассой упразднились, так как большую часть информации новый фискальный накопитель способен сохранять и передавать сведения к оператору фискальных данных.

Видео (кликните для воспроизведения).

Работа кассира на онлайн ККТ пошагово:

  1. Открытие смены.
  2. Реализация товаров и услуг с выдачей кассовых чеков, содержащих обязательные реквизиты (в некоторых случаях разрешена передача БСО). Кроме того, появилась необходимость отправки копии документа по запросу покупателя на указанный адрес электронной почты.

Примечание! В новых онлайн-аппаратах добавлена возможность формирования новых типов документов – чека коррекции и с признаком возврата прихода.
  1. Закрытие кассовой смены, снятие Z-отчета. Продолжительность смены должна составлять не более 24 часов. При нарушении данного правила рекомендовано составить объяснение в ИФНС России с указанием причин задержки смены.
  2. Проверка передачи данных: сведения об операциях должны передаваться в ОФД в течение 30 дней. Если этого не происходит, необходимо связаться со специалистами и проверить соединение.

Обязательные документы по кассе

Несмотря на освобождение от заполнения некоторых типовых форм по наличным расчетам, часть документов осталась обязательной:

Кассовая книга

Рис. 1. Унифицированный бланк КО-4

Заполняется исключительно за те дни, в течение которых осуществлялось какое-либо движение наличных денежных средств:

  • Вручную: на утвержденном Правительством бланке, который необходимо прошить и пронумеровать до начала заполнения. Информация фиксируется согласно расходным и приходным кассовым ордерам. В конце смены осуществляется сверка наличности в кассе и итогов заполнения книги, данные заверяются подписью.
  • На компьютере с последующей распечаткой: данные отображаются в специализированных бухгалтерских программах, например, 1С: Торговля или в офисных приложениях Microsoft. По истечении смены ответственное за заполнение книги лицо распечатывает все страницы и передает 2 экземпляра на подпись бухгалтеру.
  • В цифровом формате: книга формируется полностью в электронном варианте без дальнейшей распечатки. Для заверки информации используются электронно-цифровые подписи ответственных лиц. Преимущества способа заполнения: безопасность данных, защита от утери сведений, отсутствие ошибок при заполнении документа.
Читайте так же:  Приостановка деятельности ип без деятельности

Следует иметь в виду! Ответственность за внесение информации о движении наличности в книгу теперь может быть возложена не на кассира, а на другого уполномоченного сотрудника компании.

Приходный кассовый ордер

Рис. 2. Бланк ПКО

Первичный документ, необходимый для отображения поступлений наличности в кассу предприятия. Согласно новым правилам, ПКО может быть заполнен на основании фискальных документов онлайн-оборудования – данных, переданных по установленным форматам в контролирующие органы в форме чека, бланка строгой отчетности. Если документ составляется в электронном виде, то корешок квитанции можно не распечатывать, а отправлять на электронный адрес вносителя средств.

Расходный кассовый ордер

Первичный документ, необходимый для отображения расходования наличности из кассы организации. Согласно новым правилам, РКО может быть заполнен на основании фискальных документов онлайн-касс.

Кассовые чеки

Должны быть выбиты на каждую приходную операцию и переданы покупателю в бумажном виде (дополнительно в электронном формате на адрес электронной почты по требованию). Документ должен содержать основные реквизиты, прописанные в законе (включая систему налогообложения компании – продавца, QR-код и т. д.). В удаленной местности допустима печать бланков строгой отчетности.

Авторское дополнение! С 01 января 2019 года изменяются некоторые реквизиты чеков. Необходимо заранее обратиться к обслуживающей организации для получения обновления программного обеспечения.

Для отображения нестандартных ситуаций в онлайн-кассе доступны отдельные форматы чеков:

  • Чек коррекции – для отображения несоответствия наличной выручки в кассе данным, переданным в ОФД. Такая ситуация может происходить, если кассир не воспользовался онлайн-кассой при расчете с покупателем, был перебой электроэнергии в торговой точке, и кассовая смена длилась более 24 часов, кассир обнаружил неверную итоговую сумму чека после ухода клиента и т. д.
  • Чек с признаком возврата прихода – оформляется при возврате товаров и услуг клиентом или при обнаружении неправильных итогов по чеку в присутствии покупателя.

Какие документы при работе с онлайн-кассой можно не оформлять

Модернизация расчетов наличными между контрагентами и переход на новое онлайн-оборудование привели к освобождению от заполнения многих первичных документов. Так, необязательным при использовании онлайн-касс стало заполнение унифицированных форм КМ-1 – КМ-9, среди которых журнал кассира-операциониста, справка-отчет кассира, сведения о показаниях счетчиков и выручке и т. д. Данные этих отчетов новыми моделями онлайн-касс фиксируются автоматически в памяти фискального накопителя.

Примечание! Заполнение данных отчетов может осуществляться теперь по желанию ответственного лица в свободной форме.

Исключения

Согласно законодательству, индивидуальные предприниматели могут не придерживаться разработанной кассовой дисциплины и могут не формировать документы по унифицированным формам. В этом случае обязательна только печать и выдача покупателям кассовых чеков (БСО в некоторых случаях).

Также исключением являются организации, не перешедшие на онлайн-кассы в 2018 году: право не заполнять формы КМ1 – КМ9 на них не распространяется, поэтому кассовая дисциплина остается без изменений до момента модернизации оборудования.

[2]

Штрафные санкции

Нарушение кассовой дисциплины приводит к наложению штрафных санкций не только на организацию, но и на должностных лиц:

  • Невыдача кассового чека или БСО: штраф от 10 тыс. рублей для юридических лиц (от 40 тыс. для ответственного лица).
  • Неприменение ККТ: от 10 тыс. рублей при первом нарушении, остановка деятельности при повторном нарушении.
  • Нарушение правил кассовой дисциплины: от 4 тыс. рублей для ответственного лица (от 40 тыс. рублей для юридических лиц). В данном случае к нарушению кассовой дисциплины относят отсутствие заполненной кассовой книги, ПКО и РКО в бумажном виде или электронном формате.

Онлайн-касса: как вести учет при ее применении

Статьи по теме

Одним из преимуществ установки онлайн-касс является упрощение бухгалтерского учета. Рассмотрим в этой статье, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, от какой отчетности освобождены магазины, установившие онлайн-ККТ, и нужен ли бухучет индивидуальному предпринимателю, зарегистрировавшему кассу.

О чем вы узнаете:

Переход на онлайн-кассы

1 июля 2018 года — дата «второй волны» установки новых кассовых аппаратов в торговых точках. Почему «второй»? Первыми новые устройства установили торговые сети и интернет-магазины, которые не имели возможность применять спецрежим.

«Вторая волна» накрыла предпринимателей, до этого года не работающих с кассами и не умеющих это делать. Именно от представителей малого и микробизнеса было слышно больше всего возмущений по поводу кассовой реформы.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Налоговики успокаивали их, как могли. Рассказывали про обязательный налоговый вычет с покупки онлайн-кассы и о том, как вести учет документации, обещали ввести сдачу отчетности в ФНС «в один клик» и уменьшить число проверок бизнеса.

Полезные документы для скачивания

Теперь налоговые инспекторы будут стучаться только в двери магазинов, которые проводят странные операции. Например, если часто идут возвраты и аннулирования чеков.

ФНС в режиме реального времени может следить за операциями конкретного магазина. Так что бухгалтерам и кассирам советуют быть более внимательными и следить за тем, чтобы не было ошибок.

Впрочем, работу онлайн-кассы может контролировать не только налоговая, но и владелец онлайн-кассы.

Как пользоваться онлайн-кассой подробнее читайте тут.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и контролируйте работу магазина. Отслеживайте движение денег и открытие/закрытие смен, настраивайте права кассира, устанавливайте запрет на продажу в минус и формируйте необходимые отчеты по продажам. Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас>>>

Из-за того, что учет ведется с помощью ПО и вся информация сохраняется, компания может перестать оформлять некоторые ранее необходимые по законодательству бумаги. Об этом свидетельствует закон об онлайн-кассах (54-ФЗ) и ряд официальных писем Минфина и ФНС.

Налоговый учет при переходе на онлайн-кассы

Простыми словами, главное преимущество установки онлайн-кассы – упрощение бухгалтерского учета выручки. Владельцы ККТ радуются отсутствию необходимости составления «первичек» и документов, касающихся прихода денег клиентов.

Какую отчетность отменили после внедрения ККТ

Читайте так же:  Код 1010 в гтд – что означает

Номер

Название

«Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»

«Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»

«Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»

«Журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»

«Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации»

«Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»

«Акт о проверке наличных денежных средств кассы»

Эти документы упразднены, ведь все данные налоговики могут увидеть на своем сайте. Им доступны отчеты о работе онлайн-кассы и все данные о движении денег. Кстати, эти же отчеты могут быть полезны предпринимателям и компаниям при аналитике бизнес процессов.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все — максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Два акта из таблицы выше заменили на два новых вида чека по онлайн-ККТ:

1. Чек коррекции. Его следует выпустить, если обнаружилась неучтенная выручка или же произошел сбой онлайн-кассы, во время которого товар не был пробит.

Чек можно сформировать в любое время в период между открытием и закрытием рабочей смены ККТ. В нем должны содержаться только «приход» и «расход».

Первый признак расчета используется, чтобы отразить деньги клиента. Второй — при приобретении чего-то у физлиц (к примеру, когда магазин приобретает у фермера продукцию).

2. Чек, имеющий признак возврата прихода. Документ формируют, когда необходимо сделать возврат средств клиенту (наличных или на счет в банке). Причем, как объясняют налоговики на консультациях, это надо сделать, даже если деньги по кассе ранее не проходили.

Например, когда товар был передан с помощью курьерской службы, а затем покупатель от него отказался и принес в магазин.

Также нельзя забывать о формировании фискальных документов. Это, прежде всего, отчеты об открытии/закрытии смены, без которых функционирование онлайн-кассы невозможно.

По сути, отчет о закрытии смены — это аналог Z-отчета, который ранее применялся, чтобы заносить сведения в «Журнал кассира» теми, кто использовал кассы старого формата.

В список фискальных документов, которые следует создавать с помощью онлайн-кассы, входят:

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров;
  • отчет об открытии смены;
  • отчет о закрытии смены;
  • чек коррекции (БСО коррекции);
  • отчет о закрытии ФН;
  • подтверждение оператора;
  • кассовый чек (БСО).

Важно! Приходной кассовый ордер (форма KO-1), в котором отражается выручка онлайн-кассы, а затем занесение его в форму KO-4 никто не отменял. Эти документы обязательны для применения в компаниях.

Физлица, зарегистрированные как ИП, по закону могут не использовать их. Однако законодательно они не освобождены от необходимости учитывать выручку. Им рекомендуется заносить эти данные в Книгу учета доходов и расходов, которую проверяющие из налоговой вправе запросить при визите.

Сам порядок кассовых операций, который установил Банк России в 2014 году, не изменился. Напомним, что он подразумевает оформление операции по кассе приходным кассовым ордером, а также расходным кассовым ордером. Сведения по каждому из них записываются в форму KO-4, которая называется «кассовая книга».

Ее должна вести каждая организация (это не зависит от системы взимания налогов или же размера), если она проводит операции с «наличкой». Согласно действующему законодательству, кассовая книга необходима даже тем, кто сдает денежные средства в банк с помощью инкассации.

Есть некоторые особенности формирования и передачи сведений с использованием онлайн-касс:

  1. При оформлении чека покупатель может попросить выдать ему электронный чек на e-mail или в sms-сообщении.
  2. Бланки строгой отчетности разрешено выпускать только с помощью автоматической системы или отправлять их на e-mail в цифровом виде. Пункт о традиционной печати бланков исключен из нормативного акта.
  3. Информация, которую требуют представители налоговой службы, должна передаваться только через личный кабинет кассы на портале ФНС.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, с которой вы сможете быстро регистрировать продажи и отправлять электронные копии чеков вашим покупателям на e-mail или sms-сообщением. Удаленно контролируйте открытие и закрытие кассовых смен и формируйте отчеты по продажам.
Попробуйте бесплатно онлайн-кассу Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Бухгалтерский учет при переходе на онлайн-кассы

Индивидуальные предприниматели, которые сейчас массово устанавливают онлайн-кассы, освобождены от бухгалтерского учета. Однако информация о нем будет актуальна для компании.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Так, ККМ можно поставить на учет:

  • как основное средство;
  • в составе материально-производственных запасов (МПЗ).

Обычно бухгалтерский учет по онлайн-кассам предусматривает, что ККТ вносят в состав материально-производственных запасов, так как средняя стоимость техники составляет менее 40 000 рублей.

Однако, если все издержки, которые связаны с покупкой и доведением онлайн-кассы до стабильной работы, выходят за рамки положенных 40 000 рублей, ее можно внести на баланс, как основное средство.

Видео (кликните для воспроизведения).

Проводки, если кассу вносят в МПЗ

Источники


  1. Рогожин Н. А. Арбитражный процесс; Юстицинформ — Москва, 2012. — 240 c.

  2. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.

  3. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 1. — Москва: Высшая школа, 2001. — 528 c.
  4. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 2016. — 608 c.
  5. Эрлих, А.А. Технический анализ товарных и финансовых рынков. Прикладное пособие; М.: Инфра-М, 2012. — 176 c.
Кассовая книга при онлайн-кассе
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here