Как писать объяснительную на работе

Важный материал на тему: "Как писать объяснительную на работе" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

[3]

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Образцы объяснительных записок на работе

Объяснительная записка относится к категории внутренней документации компании. С помощью этого документа объясняется определенный факт. Таким фактом может быть как прогул одного рабочего дня, так и нарушение правил техники безопасности. Рассматриваемый документ можно разделить на две категории. В первую категорию входят документы, разъясняющие положения. Ко второй категории относятся объяснительные, где разъясняются обстоятельства определенных поступков или действий со стороны работника. В данной статье мы предлагаем рассмотреть различные образцы объяснительных записок на работе.

Умение правильно оформить объяснение будет не лишним каждому работнику

Правила составления объяснительной

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления объяснительной записки. При составлении документа необходимо придерживаться правил деловой переписки. Как правило, объяснительная пишется от руки. В данном случае может использоваться как типовой бланк предприятия, так и стандартный лист формата «А4». В качестве адреса указывается должностное лицо, затребовавшее предоставление письменных объяснений определенного факта.

Читайте так же:  Ведение рекламационно-претензионной работы

Перед тем как рассматривать, что написать в объяснительной, следует сделать небольшое отступление и поговорить о порядке составления документа. Одной из отличительных черт данного документа является то, что он отображает уже случившееся действие. Несмотря на необходимость использовать деловой стиль переписки, заполняющему следует избегать сложных словесных конструкций. Нужно отметить, что сведения, приведенные в данном документе должны иметь достоверность и подтверждаться различными доказательствами. Если причиной пропуска рабочего дня является посещение медицинского учреждения, заполняющему необходимо приложить к объяснительной копию заключения врача или больничный лист.

Данный документ всегда составляется лично сотрудником. Это означает, что объяснительная записка не может быть составлена доверенным лицом. Как показывает практика, человеку, составляющему объяснительную, необходимо указать только причины совершения определенного действия. В случае с рассматриваемым документом, дополнительные сведения, не касающиеся совершенного действия, могут оказаться лишними.

После того как документ будет полностью заполнен, объясняющемуся следует передать бланк должностному лицу, имеющему полномочия выбирать штрафные санкции. Таким лицом является руководитель компании. В том случае, если на сотрудника будет наложено дисциплинарное взыскание, то рассматриваемый бланк будет использован в качестве основания для выпуска соответствующего приказа.

Объяснительная записка состоит из трех основных разделов:

  1. В шапке документа указываются реквизиты компании, должность адресата, а также его фамилия и инициалы. После этого, указывается должность и реквизиты лица, заполняющего бланк.
  2. В центре листа следует указать наименование документа и зафиксировать факт, который будет объясняться в «теле» бланка. В основном разделе бланка следует указать дату совершения объясняемого действия и перечислить причины данного поступка.
  3. В заключительной части следует указать реквизиты составляющего, дату заполнения бланка и заверить документ личной подписью.

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее)

Ниже представлен пример составления объяснительной записки:

«Руководителю ИП «Солнышко»

Клочковой Маргарите Федоровне

от менеджера по продажам

Носкова Валентина Петровича

Объяснительная записка

О пропуске одного рабочего дня

Я Носков В.П. не пришел на работу 15 мая 2018 года по причине плохого самочувствия. Данный факт подтверждается копией медицинской выписки, которая приложена к объяснительной. Обязуюсь впредь не допускать подобных нарушений и своевременно информировать руководство о проблемах со здоровьем.

Носков В.П. Носков

Разновидности объяснительных записок

Структура рассматриваемого документа зависит от факта, который объясняется лицом, составляющим документ. Как правило, «шапка» бланка остается неизменной. Ниже мы предлагаем рассмотреть различные образцы объяснительных записок и поговорить об их особенностях.

Документ, объясняющий отсутствие на рабочем месте

В действующем Трудовом Кодексе приведена характеристика прогулу. В случае отсутствия работника на территории компании более четырех часов с начала трудового дня, данный факт расценивается как прогул. Важно обратить внимание на то, что при отсутствии уважительной причины, обосновывающей данный проступок, работодатель имеет право наложить на сотрудника штрафные санкции. В данном виде бланка указываются основания прогула, с целью оправдания собственного проступка перед администрацией компании. При составлении подобной документации необходимо провести тщательный анализ ситуации для того, чтобы избежать возможных конфликтов с руководством. При наличии документов, подтверждающих уважительную причину прогула, следует прикрепить их к документу.

Объяснительная о нарушении рабочего процесса

Ни один человек не застрахован от различных ошибок, возникающих во время исполнения трудовых обязательств. В случае выявления подобного проступка, руководитель компании может захотеть получить объяснения данному факту в письменном виде. В этом случае потребуется написать объяснительную на имя директора, имеющую максимальную содержательность информации по поводу допущенной ошибки. В данном случае следует не только признать имеющуюся вину, но и перечислить возможные последствия проступка.

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало

Рассматриваемый бланк имеет следующую структуру:

  • наименование компании;
  • должность адресата, его фамилия и инициалы;
  • должность составляющего, его фамилия и инициалы;
  • заголовок;
  • основная часть, где приводятся причина проступка и объяснение обстоятельств;
  • дата составления и подпись.

Многие работники, составляя объяснительную, делают из официального бланка школьное сочинение. Важно обратить внимание, что в подобных документах должна быть указана не только допущенная ошибка, но и причина её возникновения. Также не следует пытаться переложить свою вину на окружающих. После строк с признанием своей вины, необходимо указать, что впредь подобные ошибки не повторятся. При составлении документов очень важно не допускать грамматических ошибок.

Также следует сказать о том, что круг обязанностей каждого должностного лица содержится в соответствующей инструкции. Должностные инструкции изготовляются в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя компании. Должностные инструкции используются во время анализа ошибок, допущенных во время осуществления трудовой деятельности. Руководитель компании на основании должностных инструкций определяет степень вины работника в допущенной ошибке и выносит свое решение.

Законодательный порядок

В случае нарушения трудовой дисциплины работниками компании, начальнику организации предоставляется право запросить письменные объяснения данного факта. Важно обратить внимание, что данное право имеется только у руководителя компании и других должностных лиц, указанных во внутренних документах. На основе данного документа проводится разбирательство сложившейся ситуации для определения степени вины работника.

Согласно действующему законодательству, работник имеет полное право отказаться от подачи объяснений.

Чаще всего мотивацией для отказа является то, что составление документа является прямым признанием собственной вины в допущенных нарушениях. Согласно Уголовному кодексу РФ, каждому человеку предоставляется право не свидетельствовать против себя. Также следует отметить, что отказ от подачи письменных объяснений может привести к увольнению с занимаемой должности. В том случае, если сотрудник в течение двух дней не подал объяснительного документа, работодатель составляет специальный акт, на основе которого выносится решение о применении дисциплинарного взыскания.

Читайте так же:  Кадровый аудит организации

Объяснительную можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации

Другие примеры объяснительных

Рассматривая вопрос о том, как правильно написать объяснительную на работе, следует сделать небольшое отступление от основной темы и разобрать примеры других видов объяснительных документов. Как правило, подобные документы составляются родителями маленьких детей для того, чтобы обосновать причину пропуска нескольких дней занятий. Важно обратить внимание на то, что в данном документе можно указать любую уважительную причину, не связанную с болезнью ребенка. Объяснительная записка составляется на имя заведующей детского сада или классного руководителя.

Такой документ является письменным подтверждением того факта, что ребенок имеет уважительную причину для пропуска занятий. Важно обратить внимание на то, что для руководителей учебных заведений, уважительность прогула не имеет особого значения. Данный документ подтверждает факт того, что родители или опекуны проинформированы об отсутствии ребенка на территории школы. Как уже было сказано выше, документ, заполненный родителями, передается классному руководителю или заведующей детского сада. Далее данный бланк прикрепляется к отчетности, где фиксируется посещаемость занятий каждым учеником.

[2]

Еще одним образовательным учреждением, где может потребоваться предоставление письменной объяснительной, является университет. Многие студенты часто опаздывают на первую лекцию. При наличии уважительной причины для пропуска занятия, очень важно донести данную информацию до заведующего кафедрой и преподавательского состава.

В некоторых случаях администрация образовательных учреждений может потребовать от родителей предоставление объяснительной о пропуске родительского собрания. По мнению юристов, подобные требования являются необоснованными, поскольку посещение родительского собрания осуществляется на добровольной основе. Порядок посещения не регулируется нормативно-правовыми документами.

Подводя итог всему вышесказанному можно сделать вывод, что рассматриваемый документ может понадобиться в любой жизненной ситуации. Несмотря на отсутствие основных различий между разными видами бланков, необходимо с должным вниманием отнестись к составлению объяснительной.

Объяснительная записка пишется в свободной форме

Заключение

Зная о том, как писать объяснительную на работе, сотрудник получает возможность правильно изложить свою точку зрения на возникшее форс-мажорное обстоятельство. Правильно составленная объяснительная позволяет избежать штрафных санкций со стороны администрации компании. Несмотря на давление руководителя, необходимо тщательно проанализировать все факты, которые будут отражены в данном бланке. Очень важно придерживаться делового стиля переписки и избегать сложных речевых конструкций. Бланк, рассмотренный руководителем компании, передается в отдел кадров для прикрепления к личному делу работника. Согласно установленному порядку, данный вид документов хранится на протяжении семидесяти пяти лет.

Как правильно писать объяснительную на имя директора?

Совершение дисциплинарного поступка влечет наложение на работника одного из взысканий, предусмотренных трудовым законодательством. При этом работодатель обязан соблюсти установленную процедуру, в частности, потребовать сотрудника дать объяснения по факту случившегося в письменной форме.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

В рамках рассматриваемого вопроса, следует обратить внимание, как минимум, на 2 статьи Трудового кодекса РФ:

  1. ст. 192, в которой речь идет о дисциплинарных взысканиях;
  2. ст. 193, где разъясняется, какой должна быть процедура наказания работника.

Работодатель, как отмечалось, в рамках проведения внутреннего расследования, имеет право потребовать объяснительную записку в следующих случаях:

  • Если работник опоздал на работу: на несколько минут или часов, но в его действиях не усматривается прогула.
  • Если сотрудник компании не был на рабочем месте более 4 часов подряд или в течение всей своей смены. Это уже считается прогулом. За такое начальник имеет полное право уволить работника, если последний не сообщит о каких-либо уважительных причинах своего отсутствия.
  • Невыполнение (уклонение от исполнения) обязанностей работником, предусмотренных: трудовым и коллективным договором, должностной инструкцией и иными локальными правовыми актами.
  • Причинение имущественного вреда работодателю, выражающемуся в уничтожении, повреждении или хищении каких-либо вещей.
  • Появление на рабочем месте в состоянии опьянения. Не важно, какое вещество стало тому причиной: алкоголь, наркотики или что-то еще.
  • Нарушение требований безопасности осуществления трудовой деятельности.
  • Обман работодателя, предоставление начальству ложных сведений.
  • Резюмируя, отметим: потребовать подготовки объяснительной записки от сотрудника руководитель имеет право в случае совершения работником любого дисциплинарного проступка.

    Более того, чтобы привлечь подчиненного к ответственности, начальник обязан потребовать предъявления объяснительной записки.

    Узнайте больше об объяснительной записке из этой статьи.

    Правила оформления документа

    Форма объяснительной не утверждена на законодательном уровне, но определенная структура её на практике определена. Документ должен состоять из следующих блоков:

    То есть, объяснительная записка – это своего рода «исповедь» сотрудника, которого подозревают в совершении какого-то проступка. Но не обязательно, что человек будет сознаваться и раскаиваться в содеянном.

    Каждый сам выбирает линию поведения. Один работник признает, что виноват в прогуле и попросит его не увольнять. Другой – будет отпираться до последнего, ссылаясь на то, что он стал жертвой обстоятельств.

    Часто на имя директора пишется и докладная записка. Ее оформляют так же, как и объяснительную, единственное различие – суть. Докладная записка является некой “жалобой” на коллегу или подчиненного.

    Читайте так же:  Учет компьютерной техники

    Как пишется объяснительная записка – образец:

    Как избежать наказания?

    ТК РФ говорит о том, что работодатель может привлечь работника к ответственности, даже если тот не написал объяснительную записку. Главное, обеспечить соблюдение следующего алгоритма:

  • Начальник просит представить письменные объяснения.
  • Сотрудник организации отказывается это делать.
  • Руководитель составляет соответствующий акт, проводит проверку по факту случившегося.
  • Если будет установлено, что виновен работник, то ему сделают замечание, объявят выговор или даже уволят.
  • Вывод: объяснительную писать нужно, и не только в том случае, когда того требует работодатель.

    В любом случае, это документ, который может выступать доказательством по спору. Его, в случае чего, обязательно примет во внимание суд.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Несколько советов:

    Письменные доказательства будут убедительными не только для работодателя, но и до суда, если спор о наложении дисциплинарного взыскания будет рассматриваться в стенах этого органа.

    Таким образом, объяснительную записку нужно писать, если работника обвиняют в совершении дисциплинарного поступка. Установленной формы документа нет, но все требования к нему были перечислены в статье. Их рекомендуется соблюдать.

    Посмотрите видео о написании объяснительной записки:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Как написать объяснительную на работе

    В работе любого предприятия или организации всегда возникают моменты, когда необходимо установить степень виновности того или иного сотрудника в случившемся ЧП. При выяснении причин случившегося руководитель должен взять письменные пояснения со своих сотрудников. Такие показания работников оформляются пояснительной (объяснительной) запиской.

    Когда нужно писать объяснительную записку

    Трудовое законодательство предусматривает обязанность руководителя брать объяснения с работника в двух случаях — рассмотрение вопроса о применении дисциплинарного наказания и расследование причин нанесенного имуществу нанимателя, ущерба (ТК РФ, ст. 193, 247). Объяснения работника должны быть оформлены письменно в виде пояснительной (объяснительной) записки. Ее форма, как правило, разрабатывается на каждом предприятии кадровым подразделением.

    Однако судебная практика показывает, что во избежание разбирательств необходимо оформить такую просьбу письменно.

    Сделать это можно, например, при составлении акта об опоздании сотрудника на работу. В самом акте, который подписывает провинившийся работник, просто дополнительно указывают на его обязанность дать пояснения своему проступку.

    Или оформить необходимость письменных пояснений отдельным пунктом в распоряжении руководителя на проведение расследования о причинах недостачи имущества.

    Если это не сделано, то составляется акт об отказе в даче объяснений. В таком случае, сотрудник понесет наказание, поскольку отказ от пояснения причин своего поступка, расценивается нанимателем, как признание вины работника.

    В пояснительной (объяснительной) записке он может привести доводы своей невиновности или существенности причин, по которым, например, произошло опоздание на работу. Лучше всего идти навстречу руководству и оформлять объяснения по первому требованию.

    Когда руководитель может потребовать объяснений от сотрудника

    Несмотря на то, что в законе установлены два основания для получения пояснений с сотрудника, причин, по которым руководитель может принять решение об их истребовании, значительно больше.

    Примерами таких ситуаций можно назвать:

    • несоблюдение режима рабочего времени (опоздания и прогулы);
    • присутствие на работе в состоянии любого вида опьянения;
    • невыполнение поручений или приказов начальства;
    • сбои в процессе производства продукции (поломки оборудования, простой);
    • расхождения с данными бухучета фактического наличия ценностей (по результатам проверки, ревизии, инвентаризации);
    • ошибки работников, которые привели к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов;
    • ошибки, при проведении учетных операций, которые были выявлены самим работником;
    • ущерб имуществу организации в результате ЧП;
    • производственный травматизм.

    Например, бухгалтер допустил опечатку в реквизитах, на платежном поручении. Ошибку она заметила уже после того, как платежка ушла в банк для перечисления денег. Работник может оформить докладную записку на имя руководителя и дать пояснения об ошибке. Если документ успели отозвать из банка до того момента, как проведена операция перечисления средств, и заменить его на правильный, то фактически и ущерба от действий работника предприятие не понесло.

    Когда случаи ошибок редки и не привели к неприятным для организации последствиям, то и наказывать работника, сообщившего о собственной ошибке, не будут.

    Как правильно написать объяснительную записку

    Руководство потребовало от сотрудника объяснить свои действия или бездействие, которые привели к негативным последствиям для предприятия или стали причиной дисциплинарного поступка.

    Можно набрать текст на компьютере и затем распечатать, однако, в судебной практике были случаи, когда работник отказывался от такой объяснительной записки.

    Записка оформляется на имя руководителя, который ее затребовал, в ней указываются данные сотрудника, ее составившего.

    Текстовка должна содержать сведения об инциденте, пояснения сотрудника о своих действиях, признание или отрицание вины в случившемся. Также необходимо указать все документы подтверждающие отсутствие вины работника или обстоятельства, которые могут существенно повлиять на принятие решения о взыскании. Копии этих бумаг также предоставляют вместе с объяснительной запиской.

    Если работник виноват в случившемся, то в тексте пояснительного документа лучше указать, что он осознал последствия проступка и ситуация в дальнейшем не повторится. Это может повлиять на степень дисциплинарного взыскания или помочь избежать наказания.

    Также в документе необходимо указать, если к негативным последствиям привели не действия работника, а других лиц и ему об этом было известно.

    Записка регистрируется как входящий документ. Работник, который ее написал, может сохранить у себя копию документа с регистрационным номером и датой.

    [1]

    Пояснительную (объяснительную) записку помещают к документам об инциденте и хранят три года.

    Читайте так же:  Смена кодов оквэд пошаговая инструкция

    Как написать объяснительную на работе за прогул или опоздание

    Самой распространенной причиной истребования начальником объяснений от работника является его отсутствие на рабочем месте без предварительного уведомления руководства.

    Чтобы избежать негативных последствий от своего отсутствия на рабочем месте, лучше предупредить руководство заранее, и написать заявление на выходной день за свой счет. Если причина для опоздания или пропуска работы появилась внезапно, необходимо постараться предупредить непосредственного руководителя.

    При составлении пояснений необходимо подтвердить факт отсутствия на рабочем месте и указать причину случившегося, а также по возможности подтвердить ее документально.

    Основной текст объяснения может выглядеть следующим образом:

    «22.05.2018 я опоздал на работу на 40 минут, так как при выходе из дома, споткнулся и получил травму руки. В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью».

    Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:

    • справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
    • больничные листы на работника и его малолетних детей;
    • протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
    • справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
    • акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
    • свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.

    Как правильно оформить пояснения в случае недостачи или излишков

    При выявлении расхождений в документах и фактического наличия каких-либо ценностей или имущества от работника, который материально отвечает за них, требуют объяснений.

    Причиной может стать банальная невнимательность при оформлении документов или пересчете денег, например, при выдаче зарплаты через кассу предприятия.

    Иногда ошибки или умысла работника в случившемся нет, а к расхождениям может привести неисправность в работе бухгалтерских программ.

    В этом случае руководитель организации дает письменное распоряжение о проведении расследования и выявлении причин расхождения, а также об истребовании пояснений со всех участников инцидента.

    В тексте объяснительной записки указывают, когда образовались недостача или излишек (когда выявлены), а также предположения о причине произошедшего.

    Например, работник склада может указать, что в первичных документах о приходовании ценностей на склад он указал фактическое количество, а затем при внесении данных в бухгалтерскую программу мог произойти сбой и данные сохранились дважды. Или работник финансовой службы, ответственный за внесение первичных документов допустил ошибку, поставив дробное количество весового материала, как целое.

    Кроме того причиной могут стать виновные действия других лиц, например, на складе произошло хищение, а работник, который должен был отвечать за сохранность ценностей, не предпринял всех положенных мер безопасности или наоборот ранее докладывал своему начальнику о необходимости усиления этих мер.

    Например, на складе не работала сигнализация, о чем несколько раз работник докладывал руководству. В таком случае в тексте объяснения нужно указать номера и даты докладных записок. Однако в случае устного разговора о неисправности начальник может и «забыть» о факте доклада.

    Как нужно объяснить производственную травму

    При получении кем-либо из сотрудников в рабочее время любых травм на предприятии проводят расследование ЧП, и делают выводы о его причинах.

    При этом объяснения с пострадавшего работника могут и не брать, если его невиновность в случившемся очевидна.

    Если при получении травмы рассматриваются вопросы о соблюдении правил охраны труда или есть подозрения о нахождении работника в нетрезвом состоянии на момент ЧП, то его пояснения необходимы.

    Такое освидетельствование необходимо, потому что причиной нечеткой координации движений или неясной речи могут быть и нарушения состояния здоровья, а не выпивка или наркотики. Кроме того, небольшие значения алкоголя в крови могут дать и некоторые медицинские препараты.

    Все эти обстоятельства учитываются при выяснении степени виновности самого пострадавшего в получении травмы.

    Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства. Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно. Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования. Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции.

    Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму. Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком. В своей пояснительной записке дворник указал на то, что песчано-солевую смесь ему не выдали из-за ее отсутствия, а, следовательно, и выполнить указание о ее применении он не мог.

    Руководство организации может потребовать пояснить действия или бездействие своего сотрудника в любой ситуации, которая привела к негативным последствиям для работодателя или послужила причиной дисциплинарного нарушения. Лучше всего пойти навстречу начальству и пояснить происшедшее. Доказать невиновность работника помогут официальные документы из других организаций, а также своевременно оформленные докладные записки о выявленных недостатках в работе.

    Объяснительная на работу: как написать правильно

    Действующее законодательство дает работодателям право использовать по отношению к сотрудникам, нарушающим дисциплину, разные типы дисциплинарных взысканий. Перед привлечением к дисциплинарной ответственности организация обязана узнать у сотрудника про его видение сложившейся ситуации. Чтобы доказать отсутствие вины, работнику нужно знать, как писать объяснительную, на какие значимые детали следует сделать акцент в этом документе.

    Читайте так же:  Взнос в компенсационный фонд сро бухучет

    Зачем составляется записка

    Процедура привлечения специалиста к дисциплинарной ответственности детально прописано в Трудовом кодексе (ст. 193 ТК РФ). Согласно данным нормам, администрация обязана провести расследование, в ходе которого изучаются письменные пояснения самого нарушителя.

    Понимание, как правильно писать объяснительную, может потребоваться специалисту в следующих ситуациях:

    • опоздание на смену;
    • прогул;
    • некачественное выполнение возложенных обязанностей;
    • выявление ошибок, недостач, выявленных проверкой, ревизией;
    • самовольный уход с работы до окончания смены;
    • иные случаи нарушения норм закона и положений трудового договора.

    Если работник понимает, как правильно написать объяснительную, он может обосновать начальству, что в произошедшей ситуации нет его вины. Например, отсутствие на службе весь день связано с нахождением в больнице, опоздание на смену – со сбоем в работе общественного транспорта и т.д. Если вина отсутствует, руководство не сможет привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

    Составляем грамотно

    Действующее законодательство не дает готового ответа на вопрос, как правильно писать объяснительную на работе. Документ составляется в свободной форме, в него включаются сведения, имеющие важность в свете сложившейся ситуации. При подготовке бумаги следует придерживаться норм делового стиля, избегать чрезмерной эмоциональности и просторечных выражений.

    На подготовку документа у работника-нарушителя имеется два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если он откажется давать пояснения своих действий, работодатель составляет соответствующий акт.

    Работник может попросить образец объяснительной записки в отделе кадров организации или найти подходящий вариант в интернете. Перед составлением документа нужно заранее обдумать аргументы, которые специалист планирует использовать для обоснования собственной невиновности.

    Документ составляется на имя руководителя, в подчинении у которого находится сотрудник-нарушитель. Чтобы узнать, к какому начальнику обращаться, достаточно заглянуть в правила внутреннего распорядка.

    Структура записки

    Строгие правила, как написать объяснительную на работе, отсутствуют. Как правило, документ имеет следующую структуру:

    Раздел документа Содержание
    «Шапка» Содержит название организации, ФИО и должность адресата (уполномоченного лица компании), сведения об авторе-составителе. Данная информация располагается в правом верхнем углу документа.
    Наименование документа По центру с новой строчки указывается «Объяснительная записка».
    Основная часть Перед ее составлением работнику следует ознакомиться с актуальными рекомендациями, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали. Текст обязательно содержит описание допущенного нарушения, причин, которые его повлекли, иных значимых деталей. В завершении автор может извиниться за собственный промах, дать обещание, что подобного более не повторится.
    Завершающая часть Содержит дату составления документа, собственноручную подпись автора с расшифровкой.

    Чтобы составить документ грамотно, предварительно изучите образец написания объяснительной записки. Старайтесь излагать свои мысли кратко, но без ущерба для смысла: начальству вряд ли понравится читать опус на нескольких листах. Желательно напечатать текст на компьютере для удобства работы с ним.

    Правила написания

    Чтобы начальство приняло решение в пользуработника и отказалось от применения мер дисциплинарной ответственности, воспользуйтесь следующими советами, как написать объяснительную:

    • откажитесь от изобилия ненужной информации, «воды». Излагайте факты, которые будут действительно полезны при расследовании произошедшего.
    • не используйте просторечных выражений, эмоционально окрашенных слов.
    • не оскорбляйте и не превозносите вторую сторону, участвовавшую в происшествии. Изучите удачные примеры объяснительных записок, представленные в интернете, и возьмите их за образец нейтрального изложения ситуации.
    • не пытайтесь скрыть правду: тайное становится явным.
    • не перекладывайте ответственность на других: подобное поведение отталкивает, тогда как чистосердечное признание располагает.
    • не допускайте грамматических или лексических ошибок, структурируйте текст. Документ должен быть удобным в использовании.

    Настроиться на нужный лад помогут многочисленные образцы, как писать объяснительную на работе, представленные в сети. Например, для сотрудника, опоздавшего на службу, подойдет следующий текст:

    «Я, Иванов И.И. опоздал 28.05.2018 года на работу на два часа по причине участия в дорожно-транспортное происшествие. Справки из ГИБДД и от страховой компании прилагаю».

    Если специалист не выполнил план на 100%, можно ориентироваться на следующий образец объяснительной:

    «Я, Петрова А.А., выполнила план на 80% из 100% по причине нахождения на больничном в течение 10 рабочих дней. Медицинскую справку прилагаю».

    Если специалист допустил недочет в выполнении работы, рекомендуется закончить объяснение так: «Признаю свою ошибку, в будущем обязуюсь относиться к должностным обязанностям внимательнее (или трудиться оперативнее)».

    Ориентируйтесь на примеры объяснительных, представленные в интернете, критически оценивайте собственный текст, придерживайтесь общепринятой структуры документа, и вам обязательно удастся обосновать допущенный недочет перед начальством.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Источники


    1. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 1. Государство / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 752 c.

    2. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 240 c.

    3. Прессман, Л.П. Кабинет литературы / Л.П. Прессман. — М.: Просвещение; Издание 2-е, доп., 2014. — 144 c.
    4. Сомов, В.П. Латинско-русский юридический словарь: моногр. / В.П. Сомов. — М.: ГИТИС, 2014. — 104 c.
    5. Скворцова, М.В. Англо-русский словарь сокращений. Бизнес, банки, финансы, статистика, экономика, юриспруденция / М.В. Скворцова. — М.: Филоматис, 2014. — 527 c.
    Как писать объяснительную на работе
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here