Инвентаризация товаров на складе

Важный материал на тему: "Инвентаризация товаров на складе" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Учет товара на складе

Вся продукция, материалы и товары, находящиеся на складе нуждаются в регулярном процессе учета и проверки. Контроль должны осуществлять ответственные сотрудники склада и бухгалтерии. С таким персоналом в обязательном порядке заключают договор финансовой ответственности. Ответственность за сохранность товара и за его движение лежит на их «плечах».

Процесс учета товаров на складе

Процедура учета осуществляется по трем основным критериям:

  1. наименование продукции;
  2. единица измерения и количества (вес, объем, штучно и т.д.);
  3. ценовое выражение.

Система учета товара должна быть разработана заранее, в процессе оптимизации работы склада.

В эту систему входят такие пункты, как:

  • получение информации о состоянии товара;
  • информация о перемещении груза по территории склада;
  • об отгрузке и получении продукции;
  • о точном месте нахождения.

Учет и контроль необходимы для сохранности всех материалов, а также для поддержания дисциплины и выработки ответственности у всех сотрудников.
Чтобы процесс был наиболее эффективным, существует несколько основных принципов работы.

Первое и самое важное – это документирование всей информации, касающейся груза. Также важна бухгалтерская отчетность и контролирование доступа к товару, фиксирование всех посещений. Должно соблюдаться полное соответствие по всей документации. Одним из инструментов, который помогает воссоздать общую картину истории груза – инвентаризация.

Что такое инвентаризация и для чего она нужна

Инвентаризацию можно сравнить с фотографированием. Другими словами, вы должны запечатлеть весь товарный запас и его фактическое состояние. Это очень важный этап системы учета товаров, именно поэтому он считается самым трудоемким и масштабным.

Шаг за шагом, монотонно и скрупулезно ответственные работники фиксируют все данные. Этот процесс настолько важен, что иногда приходится даже приостанавливать полноценное функционирование склада.

Чем чаще проводится инвентаризация, тем точнее работает система учета.

Для того чтобы этот процесс прошел по всем правилам и нормам, необходимо заранее спланировать и организовать рабочие моменты. Если осуществить все правильно, то можно преждевременно выявить и избежать ошибок в учете с их дальнейшим исправлением в бухгалтерской отчетности.

Помните, что во время инвентаризации товары и материалы запрещено перемещать по территории склада, и тем более не переставлять их в другие ячейки. За всем процессом следит специально созданная комиссия и руководитель предприятия.

Учет движения на складе

Процедура внутреннего перемещения также является неотъемлемой частью всей системы учета товаров на складе. Все операции по передаче груза из одного складского помещения в другое, или между структурными отделами, а также между материально ответственными лицами должны быть строго задокументированы при помощи соответствующих накладных.

Как правило, за все передвижения отвечает кладовщик или заведующий складом. Это должностное лицо с финансовой ответственностью, которое ведет учет движения груза в карточке.

Запомните: чем тщательнее контроль – тем эффективнее работа склада!

25.Способы проведения инвентаризации на складе.

Инвентаризация продукции на складе – проверка продукции на складе с данными бух.учета, проводимая для целей налогообложения.

Существует несколько способов проведения инвентаризации. Выбор способа инвентаризации зависит от характера и специфики поставленных задач.

Практикуются три способа инвентаризации: периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация (полная) — на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.. Она является трудоёмкой и дорогостоящей операцией и, как правило, осуществляется не менее одного раза в год.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация — инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада. Однако, этот способ требует привлечения к работе большого числа работников, особенно в случаях хранения большого количества товаров.

Выборочная инвентаризация — проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого

фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям.

26. Инвентаризация. Причины проведения.

Инвентаризация продукции на складе – проверка наличия продукции на складе с данными бух.учета, проводимая для целей налогообложения.

При составлении годовой бухгалтерской отчётности для целей налогообложения для продукции, для которой первая инвентаризация проводилась ранее 1 октября текущего года

При изменении формы собственности организации, реструктуризации, при её ликвидации проведение инвентаризации обязательно

В случае форс мажора (стихийное бедствие)

При коллективной материальной ответственности проведение полной или периодической инвентаризации обязательно в случае требования одного из сотрудников подписавшего договор материальной коллективной ответственности, в случае смены руководителя или увольнения более половины сотрудников в краткие сроки.

27.Процедура проведения инвентаризации имущественных и финансовых обязательств компании

При провед.инвент.создается инвент.комиссия на срок, оговор-й в приказе. Состав комиссии:

— административно управленческие сотрудники

[2]

— предст-ли внутреннего или внешнего аудита компании

Если пред-ие небольшое, то ф-ии инвентаризационной комиссии может вып-ть ревизионная комиссия, утверждённая общим собранием учредителей и акционеров. Инвент. пров. по приказу рук-ля или по представлению бухгалтерии.

Проверка проводится в конкретном месте по конкретному материальному лицу.

На период провед.работа скл.прекращ., не осущ.приемка/отгр.

Читайте так же:  Банкиры о залогах

В исключит.случаях с разреш.рук-ля инв.комиссии возм.отпуск/прием прод-и, о чем дел.спец.отметка.

В процессе инвентар. ведутся инвентаризационные ведомости, в них заносятся рез-ты подсчета продукции. Исправления не опускаются.

После проведения инвент., ведомость сдается в бухгалтерию, которая проводит сверку результатов проверки с данными бух.учета. .

В случае выявления несоответствия фактич с бумажными данными:

1)факт кол-во> бух учетного, то материальные ценности оприходуются на день проведения инвентаризации, проводится служебное расследование ==> в случае выявления ответственных лиц — администр. взыскание

2)если недостача продукции по которой существует норма естеств. убыли, то списывается с данных бух. учета но не больше чем реально не хватает

3)если недостача сверх норматива убыли или для товара, для которого нет нормы естеств. убыли- то служебное расследование- с виновных взимаются средства по решению суда, а если виновные не установлены то издержки списываются на себестоимость продукции

4)если недостача по одной тов. позиции и переизбыток по другой, то можно за счет излишков покрыть недостачу другой продукции.

Служба поддержки МоегоСклада

Результаты поиска

Товары и склад

Инвентаризация товаров

Во время инвентаризации необходимо приостановить продажу и приемку инвентаризируемых товаров

Инвентаризация позволяет выявить возможное несоответствие количества фактических и учетных остатков. Процедура проводится по каждому складу отдельно. Чтобы отразить ее в системе, необходимо создать документ Инвентаризация (меню Товары раздел Инвентаризации).

Создание документа инвентаризации

В документе следует заполнить следующие поля:

  • Номер. Его можно установить самостоятельно или оставить поле пустым, тогда оно заполнится автоматически.
  • Дата. По умолчанию проставляется текущая дата и время, но можно выбрать и другую.
  • Организация выбирается из выпадающего меню. Есть возможность редактирования юридического лица.
  • Склад выбирается из выпадающего меню. Есть возможность добавления нового склада.
  • Добавить позицию. Для заполнения этого поля нужно начать вписывать наименование товара, код, штрихкод или артикул и выбрать его в выпадающем меню.

В документе инвентаризации предусмотрены возможности фильтрации, поиска, а также сортировки позиций.

Кнопка Фильтр и окно поиска находятся над списком позиций.

Чтобы отсортировать те или иные товары, нажмите на название колонки Наименование над строкой позиции.

Для упрощения заполнения документа Инвентаризация в нем предусмотрены возможности «Дополнить из остатков» и «Дополнить из номенклатуры» (кнопки напротив строки позиции).

  • Дополнить из остатков. При таком способе заполнения документа в него загружаются текущие остатки товаров на складе и с положительным, и с отрицательным количеством. Товаров с остатком равным нулю в списке не будет. Если в открывающемся окне отметить галочкой Устанавливать фактические остатки, автоматически заполнится поле Фактический остаток, что освободит вас от необходимости проставлять это значение вручную в номенклатуре с большим количеством наименований.
  • Дополнить из номенклатуры. При заполнении документа таким способом товары для инвентаризации добавляются в документ выборочно. Если поле выбора товара останется пустым, в документ будет добавлен весь справочник номенклатуры. Этот способ заполнения документа также подразумевает возможность Устанавливать фактические остатки.

Если документ инвентаризации наполнялся из номенклатуры, в завершении следует обязательно использовать функцию Пересчитать (нужная строка появится, если нажать на название колонки Расчетный остаток над строкой позиции). Тогда в документ будут подгружены остатки на дату документа.

Во время инвентаризации необходимо приостановить продажу и приемку инвентаризируемых товаров. Если это не сделать, и в процессе продать большое количество позиций, их будет сложно учесть. Скорее всего, потребуется повторная инвентаризация.

Если во время инвентаризации вы продали небольшое количество товара, можно актуализировать документ инвентаризации. Для этого:

[3]

  • Зайдите в документ инвентаризации и через поиск найдите проданный товар.
  • Вручную внесите фактический остаток проданного товара.
  • Поменяйте дату и время на текущие.
  • Нажмите кнопку Пересчитать в колонке Расчетный остаток. Сохраните изменения.

Если обнаружены излишки или недостача товара

После того, как документ инвентаризации составлен, проводится проверка фактического количества товаров на складе. Данные этой проверки вносятся в колонку Фактический остаток. Чтобы это сделать, нужно нажать на наименование товара и внести данные в соответствующее поле. Расхождение между расчетными и фактическими остатками отражается в колонке Разница, а соответствующее расхождение в пересчете на деньги – в графе Избыток/Недостача (соответственно, положительная или отрицательная величина).

Внесение изменений в систему учета

Документ Инвентаризации не корректирует остатки товаров.

  • В случае если расчетный остаток превышает фактический, требуется осуществить списание недостающих товаров (функция Создать списание кнопки Создать документ). При этом создается документ Списание, который в дальнейшем будет доступен в разделе Списания меню Товары.

При нажатии на позицию в этом документе можно отредактировать ее, в том числе указать причину списания.

  • Если фактический остаток превышает расчетный, требуется оприходовать излишки (функция Создать оприходование кнопки Создать документ). При этом будет создан документ Оприходование, который в дальнейшем будет доступен в разделе Оприходования меню Товары.

Заполнение и редактирование документа Оприходование аналогичны описанным для документа Списание. С той лишь разницей, что для документа Оприходование цену можно установить только по прайс-листу и типу.

Инвентаризация товара в магазине – секреты проведения

Содержание

Инвентаризация – это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки реального наличия товара с количеством, отраженным в программе. Итоги инвентаризации показывают, есть проблемы в магазине или нет. За результаты проведения инвентаризации магазина отвечают директор и начальник службы безопасности магазина.

Инвентаризация магазина и ее цели

  • Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.
  • Инвентаризация магазина позволяет контролировать корректные остатки в программе. Ошибочные остатки приводят к некорректной работе автозаказа. Что приведет к перетарке и списаниям или к пустым полкам и снижению продаж.
  • Позволяет контролировать процент потерь – истечение срока годности, усушка, утряска, потеря первоначального качества, воровство.
  • Выявление пересортицы.
  • Выявление излишков.
  • Проверка соблюдения правил хранения.
Читайте так же:  Классификация документов в бухгалтерском учете

Виды инвентаризации магазина

    • Полная инвентаризация магазина – единовременный пересчет всех товарно-материальных ценностей в магазине (товары, денежные средства, основные средства). Проводится не реже двух раз в год.
    • Локальная инвентаризация магазина – пересчет группы товаров с повышенным риском: короткие сроки годности; товар по которому должны жестко контролироваться условия хранения (температурный режим); товар, который чаще всего воруют.
      К “товарам группы риска” относятся: Fresh (овощи-фрукты, мясная гастрономия, рыбная гастрономия), Алкоголь, Табак, Кофе, Сопутствующие товары (аксессуары для бритья и все товары стоимостью более 1000 руб.), мелкоштучные товары прикассовой зоны.
      Составляется график инвентаризации по “товарам группы риска”. На основании этого графика ежемесячно пересчитывается одна группа.

Локальная инвентаризация магазина (периодичность) Скачать EXCEL

  • Выборочная инвентаризация товара – проводится ежедневно для выявления проблемных позиций на основании отчетности – “Товары без движения”, “Отрицательные остатки” .

Методические указания по инвентаризации товара в магазине

Подготовка к инвентаризации магазина

Полная инвентаризация товара в магазине – это огромный труд для персонала. Чтобы его облегчить, необходимо подготовиться к ее проведению:

  1. Навести порядок на складе – максимально разгрузить склад, расставить продукцию по товарным группам.
  2. Навести порядок в торговом зале и на полках магазина.
  3. Провести в программе все неотраженные документы:
    • ✔ возвраты и приходы;
    • ✔ документально оформить все списания;
    • ✔ закрыть все претензии, которые формируются при приемке (например недопоставка поставщиком).
  4. За неделю до начала проведения полной инвентаризации подготовить график работы персонала:
    • ✔ Подбирается максимальный состав сотрудников для выхода на работу в ночное время.
    • ✔ Выводится усиленный состав сотрудников перед проведением инвентаризации – они будут готовить склады, будут помогать пересчитывать склады.
    • ✔ Планируется, кто будет приводить зал в порядок после инвентаризации. Возможно меньшее количество персонала.
    • ✔ При нехватке персонала приглашаются сотрудники из других магазинов или привлекаются сторонние организации.
    • ✔ Сотрудники должны пройти обучение и изучить методические указания по инвентаризации. Понимание сотрудниками последовательности и методов проведения инвентаризации сокращает хаотичные действия. Весь магазин должен работать как единый отлаженный механизм .

Проведение инвентаризации магазина

Инвентаризация магазина и особенности ее проведения

  1. Полная инвентаризация проводится обычно ночью, чтобы минимизировать недополученные продажи. Магазин закрывается, и не допускается продажа продукции до тех пор, пока все данные не будут сведены. При локальной инвентаризации закрывается группа товаров.
  2. Готовятся схемы торгового зала и склада. На схеме нумеруется каждый стеллаж торгового зала и складских помещений.
  3. Днем, перед ночной инвентаризацией, в торговый зал вывозится максимальное количество продукции, чтобы обеспечить необходимое количество единиц для реализации в течение всего дня продаж.
  4. После этого склад закрывается. Товар со склада больше не выносится в торговый зал. Проводится инвентаризация склада. Инвентаризация склада проводится по тому же принципу, что инвентаризация в торговом зале.
  5. За два часа до начала инвентаризации торговый зал “отфейсовывают” – выравниваются все продукты в торговом зале. Это позволяет облегчить расчет ночью.
  6. После завершения инвентаризации склада магазин закрывается и переходят к инвентаризации товара в торговом зале.

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

  1. Каждый стеллаж считают 2 сотрудника. Вначале один сотрудник проходит и сканирует штрихкоды всех единиц на стеллаже. После этого второй сотрудник повторно проходит и также пересчитывает товар. Получается: каждый товар считается в два прохода.
  2. Все позиции считаются слева направо и сверху вниз. Товар может стоять в разных местах – на верхней и на нижней полке. Перескакивать с одного ряда на другой не разрешено.Например, на верхней полке стоит Молоко “Домик в деревне” и на нижней полке стоит это же молоко. Молоко не переносят с нижней полки на верхнюю, а считают там, где оно стоит.
  3. Весовой товар считается один раз, так как существует погрешность в завешивании.
  4. Результаты за два независимых прохода вносятся в программу, и формируется сличительная ведомость. В ней сверяются ошибки и несостыковки первого и второго проходов. Если расчеты расходятся, то делают пересчет по расхождениям. Не допускается переход к следующему стеллажу до тех пор, пока итоги двух проходов не будут признаны одинаковыми.
  5. Очень просто в большом супермаркете забыть и не рассчитать какой-то стеллаж. Поэтому после подтверждения одинаковых данных по стеллажу на схеме магазина стеллаж отмечается “просчитанным”. Отметки на схеме позволяют наглядно увидеть, какие зоны просчитаны.
  6. Локальная инвентаризация товара проводится так же, как полная, но на уровне товарной группы.

Результаты проведения инвентаризации

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия .

Читайте так же:  Компенсация отпуска при увольнении на испытательном сроке

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти тут.

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Как сделать инвентаризацию товаров в УТ 11

В этом уроке разберемся со складской инвентаризацией, в рамках которой оформим документы отражения излишков и списания недостач товаров.

Документ Пересчет товаров

Для проведения инвентаризации никаких дополнительных настроек программы делать не нужно, переходим сразу к созданию документов Пересчет товаров (именно они будут отражать факт проведения инвентаризации):

В списке сделаем отбор по нужному складу и создадим новый документ:

Видео (кликните для воспроизведения).

На первой вкладке указываем дату, ответственного, склад и исполнителя (нужен для вывода в печатной форме ПФ). Если в ПФ Задание на пересчет товаров нам необходима колонка с количеством номенклатуры по данным учета, то устанавливаем необходимость Печатать количество по учету:

У пересчета есть несколько статусов (на данном этапе оставляем статус В работе):

На второй вкладке заполняем сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Удобнее всего воспользоваться отбором для заполнения таблицы номенклатуры:

При данном отборе в таблицу товаров попадет вся номенклатура, имеющаяся на остатках:

При статусе В работе нет возможности указать фактическое количество товаров:

Проведем, распечатаем задание на пересчет товаров:

Далее этот бланк передается сотрудникам, которые будут пересчитывать товары на складе (и записывать в эту таблицу фактическое количество). Затем по этой таблице в пересчете вносятся результаты (количество факт), но для этого нужно установить соответствующий статус. Удобнее всего заполнить фактическое количество по учетному и потом уже вводить отклонения (излишки и недостачи):

Для примера введем данные о недостатке и излишке:

Отражение излишка и недостачи

Для отражения факта недостачи и излишка нужно создать в системе соответсвующие операции, для излишка создаем Оприходование излишков товаров:

Документ заполнился автоматически. Обратите внимание на поле Вид цены — именно цены данного вида будут подставлены для товаров в качестве себестоимости оприходования:

На второй закладке заполнена информация о приходуемых товарах:

Проводим и закрываем.

Регистрируем списание недостачи:

На второй закладке заполнились сведения о списываемых в рамках недостачи товарах:

Необходимо уточнить, что оприходования и списания товаров по результатам инвентаризации можно вводить не только на основании пересчета товаров, но и с помощью помощника оформления складских актов. Для демонстрации его работы удалю списание недостач, теперь в списке пересчетов выводится сообщение о недостающих складских актах, переходим по соответствующей гиперссылке:

В помощнике выбираем склад, период инвентаризационной описи и дату актов. Также выбираем, откуда брать себестоимость для ПФ ИНВ-3 и ИНВ-19 (будем заполнять ее по виду цен Закупочные):

Видим, что нужно оформить списание вентилятора:

Теперь нужно отнести списание недостач товара на конкретную организацию:

После отнесения списываемых товаров на конкретную организацию нажимаем Далее:

В результате создается две операции: списание недостач и инвентаризационная опись (служебный, нужен для печати ИНВ-3 и ИНВ-19):

Теперь видим, что никаких расхождений при пересчетах не выявлено, и оформлены все необходимые складские акты:

Печатные формы при инвентаризации

Формируем ПФ, ИНВ-3 выглядит так:

В ПФ попала также недостача по товару Кабель электрический, которого не было в наших документах. Дело в том, что данный товар я списывал за рамками урока, также текущей датой. И этот товар попал в нашу инвентаризационную опись (именно на ее основании и формируются ИНВ-3 и ИНВ-19).

По умолчанию в отражениях излишков и недостач источник данных для себестоимости (в ПФ) берется из настроек склада:

Сформировав ведомость по товарам на складах, видим что все операции выполнены корректно:

Инвентаризация склада

Проблема финансовых потерь и рисков является актуальной для любой компании. Один из инструментов предотвращения потерь — периодическая инвентаризация товарных остатков на складах. Периодичность проведения ревизии регламентируется учетной политикой компании. Но в любом случае, в соответствии со ст.12 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», независимо от сферы деятельности, каждое предприятие обязано проводить инвентаризацию не менее одного раза в год.

Читайте так же:  «налог на огород» будет или нет

На каких складах мы проводим инвентаризацию

Находящиеся на складах объекты представляют собой товарно-материальные ценности находящиеся в собственности компании; принятые на ответственное хранение, арендованные; проданные, но не отгруженные.

Результатом проведенной работы является опись, которая содержит все товарно-материальные ценности, найденные в местах хранения. Полученный в итоге перечень сравнивается с учетными остатками. Это позволяет выявить недостачи и излишки, ликвидировать пересортицу.

Виды инвентаризации склада

  • Периодическая — подразумевает полную остановку движения товара и его пересчет во всех ячейках;
  • Непрерывная — производится проверка отдельных групп товара без остановки работы склада, как правило, ежедневно либо еженедельно;
  • Выборочная — проводится при возникновении пересортицы и недостачи по определенным группам ТМЦ.

Общая последовательность действий при подготовке и реализации инвентаризации

  1. Создание плана действий и закрепление сотрудников, которые будут проводить подсчет.
  2. Утверждение состава счетной комиссии и технологии проведения пересчета.
  3. Создание приказа об остановке товародвижения.
  4. Подготовка бухгалтерской документации.
  5. Формирование актуальных остатков на момент начала пересчета.
  6. Инструктаж с членами инвентаризационной группы.
  7. Подсчет фактического количества ТМЦ.
  8. Формирование сличительной ведомости.
  9. Контрольная проверка правильности внесения данных о количестве и местонахождении имущества.
  10. Передача документов в бухгалтерию.

Мы собрали команду настоящих профессионалов, которые не просто знают свою работу на отлично, однако и любят её. Мы стремимся быть лучшими в своем деле, поэтому постоянно совершенствуем методы работы и технологии проведения инвентаризации.

Благодаря автоматизации процесса проведения инвентаризации на складе можно практически полностью исключить влияние человеческого фактора на результаты, а время на пересчет свести к минимуму.

Наша компания, оказывающая услуги профессиональной независимой инвентаризации, использует в своей работе специально разработанное программное обеспечение. Как оно работает? В компьютерной системе создается виртуальный склад с местами хранения ТМЦ. Далее, при помощи терминалов сбора данных, методом считывания штрих кодов либо вводя артикулы товара с клавиатуры ТСД, проводится пересчет в каждой отдельной ячейке.

Полученные данные о фактически посчитанном количестве и о местонахождении имущества в режиме online сравниваются с учетными остатками.

Используемое оборудование и ПО делают передачу инвентаризации вашего склада на аутсорсинг в «Скан Контроль» надежной и безопасной.

Регулярная ревизия остатков — пожалуй, единственный действенный метод контроля за сохранностью имущества.

Проведение инвентаризации товаров на складе

Целью проведения инвентаризации товаров являются:

  • контроль остатков товарно-материальных ценностей,
  • сверка фактического количества товаров с учетным количеством.

Для отражения процесса инвентаризации товаров на складе прикладное решение предоставляет следующие возможности:

  • зафиксировать результаты пересчета товаров,
  • зарегистрировать фактическое изменение остатков товаров на складе,
  • оформить списание недостач товаров, пересортицу товаров, оприходование излишков товаров, порчу товаров,
  • распределить излишки, недостачи и порчи товаров по организациям.

Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).

При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить следующую информацию:

  • фактическое и учетное количество товаров,
  • отклонения фактического количества от учетного.

Управление пересчетом товаров осуществляется при помощи статусов.

Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.

Общая схема процесса проведения инвентаризации товаров по результатам пересчета представлена на рисунке:

Для анализа информации о выявленных излишках и недостачах можно воспользоваться отчетом Неоформленные недостачи и излишки товаров .

Для оформления списания недостач товаров, оприходования излишков товаров, пересортицы и порчи товаров предусмотрены специализированные документы прикладного решения, для которых характерны следующие особенности:

  • регистрируют финансовые условия по товарам,
  • изменяют фактические остатки товаров на складе (помещение), если используется безордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров.

Методология проведения инвентаризации на складе

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

[1]

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

  • руководитель складского комплекса;
  • либо его заместитель.
  • главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
  • заведующий складом;
  • представитель общественности;
  • представитель охранной службы, либо службы безопасности;
  • дежурные кладовщики;
  • представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
  • иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.
Читайте так же:  Штраф за непроведение специальной оценки условий труда

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально. О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие. На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными. Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Видео (кликните для воспроизведения).

Проведение инвентаризации — единственный действенный метод контроля целостности хранения. Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью. Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения.

Источники


  1. Пиголкин, Ю.И. Морфологическая диагностика наркотических интоксикаций в судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицина, 2015. — 392 c.

  2. Кони, А. Ф. Обвинительные и судебные речи / А.Ф. Кони. — М.: Студия АРДИС, 2016. — 707 c.

  3. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.
  4. Головистикова, А.; Дмитриев, Ю. Проблемы теории государства и права. Учебник; М.: Эксмо, 2012. — 832 c.
  5. Андрианов Н. В. Гражданское общество как среда институционализации адвокатуры; Либроком — М., 2011. — 304 c.
Инвентаризация товаров на складе
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here