График отпусков правила оформления и внесение изменений

Важный материал на тему: "График отпусков правила оформления и внесение изменений" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

[1]

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — это документ, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков (статьей 123 ТК РФ).

График устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года (ч.1 ст.123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч.2 ст.123 ТК РФ).

Как свидетельствует судебная практика, существует немалое количество трудовых споров по поводу предоставления отпусков. При составлении графика отпусков с одной стороны учитываются пожелания работников, а с другой — существуют и особенности производственного процесса.

Таким образом, при составлении графика отпусков следует учесть следующее:

1) необходимо соблюсти отпускные гарантии, установленные трудовым законодательством, в частности порядок предоставления отпусков льготным категориям работников, имеющим особые преимущества;

2) важно учесть особенности организации производства на вашем предприятии. Например, на конвейере предоставление отпусков в массовом порядке в летний период может быть чревато остановкой, сокращением объема выпуска продукции. И, напротив, на сезонных работах уход в отпуск всех сотрудников в мертвый сезон выгоден. Он обернется экономией ресурсов;

3) нужно учесть пожелания работников в той степени, в какой это позволяют технологический процесс и резервы взаимозаменяемости сотрудников.

Во избежание возможных трудовых споров целесообразно порядок составления и утверждения графика отпусков закрепить в локальных нормативных актах, например, в коллективном договоре, в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Читайте так же:  Как рассчитать среднегодовую стоимость имущества

Обязательность составления графика отпусков зависит и от юридического статуса работодателя. Индивидуальные предприниматели и другие физические лица, нанимающие работников, могут предоставлять им отпуска по соглашению сторон (ст.305 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1). Для юрлиц составление графика отпусков обязательно.

Но это также зависит и от количества работников. В том же письме Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1 сказано, что при найме работодателем — физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков.

График отпусков 2019

График отпусков — 2019. Каким числом нужно датировать?

Спланировать отпуска сотрудников на будущий год нужно за две недели до начала будущего года (ч.1 ст.123 ТК РФ).

То есть не позднее 17 декабря 2018 года, это понедельник.

Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно лучше не позднее 17-го декабря. Ведь график отпусков может быть утвержден и раньше, так как ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки. А вот за утверждение графика поздним числом штрафы назначат.

Форма графика отпусков

Для составления графика отпусков можно:

— воспользоваться унифицированной формой N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которую в качестве образца могут использовать и работодатели — индивидуальные предприниматели. C 1 января 2013 года указанная форма не является обязательной к применению;

— разработать собственную форму графика отпусков с учетом положений статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и информации Минфина России от 4 декабря 2012 года N ПЗ-10/2012.

То есть график отпусков, как и всю первичку, можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Другими словами, использовать типовую не обязательно. Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить. Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска — основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение (ч.1 ст.123 ТК РФ).

Ознакомить работников с графиком отпусков

Работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до отпуска (ч.3 ст.123 ТК РФ).

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Так как ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск, то работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

Вариант 1. Сразу после утверждения графика отпусков руководителем пускать по отделам ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

Вариант 2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты предполагаемого отпуска в графе 10 «Примечание».

Что нужно учесть при составлении графика отпусков

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 29 руб.

Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

  • в первую очередь это название компании,
  • дата составления документа,
  • сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
  • и его подпись,
  • а также собственно содержание документа
  • и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.
Читайте так же:  Земельный налог для ип

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

  1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
  2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
  3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2018 год: образец

Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2018 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.

График отпусков обязателен для всех

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

К составлению графика нужно подготовиться

До того как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

Организации, созданные в текущем (2017) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2018. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.
Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2017 года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).

Чтобы облегчить работу кадровиков, наши эксперты подготовили образец приказа о составлении графика отпусков.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Правила составления и оформления графика отпусков, образец

Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

Для чего нужен график

Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

Порядок оформления расписания отпусков

Видео (кликните для воспроизведения).

Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

  • При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
  • Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
  • Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
  • Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.

Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

К плановым отпускам ТК РФ относит:

  • Основной (статья 114);
  • Дополнительный (статья 116);
  • Отдых за предыдущий год;
  • Отдых при работе по совместительству (статья 286).

Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

Правила подготовки

Расписание времени отдыха составляется с учетом следующих критериев:

Правила оформления

Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7. Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

Читайте так же:  Состав внеоборотных активов

Как составляется расписание:

  • В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
  • Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
  • В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
  • Четвертая графа фиксирует табельный номер;
  • Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
  • Шестая – дата ухода работника.

Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

Согласование с профсоюзом

Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность согласовывать план выхода служащих в отпуск с профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд, инициировав коллективный трудовой спор.

Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение. Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене. Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.

Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

  • Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
  • Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

Доведение до сведения работников

Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

Обязательный ежегодный отпуск

Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

Можно ли корректировать утвержденный график

Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

  • Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
  • Оформления и утверждения приложения к графику.

За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

График отпусков по форме Т-7 — правила составления

Как и когда нужно составить график отпусков на следующий год

Ответ на вопрос о том, когда составляется график отпусков на следующий год, дан в ст. 123 ТК РФ: он должен быть полностью оформлен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

По правилам составления графика отпусков при разработке проекта графика нужно учесть:

  • необходимость получения сведений о желаемом времени отпуска от всех членов трудового коллектива;
  • время, которое потребуется на принятие локального нормативного акта в порядке ст. 372 ТК РФ.

Разработка проекта обычно начинается с издания приказа по предприятию, обязывающего подготовить график по форме Т-7. Приказ составляется в свободной форме, но в нем указываются лица, ответственные за разработку (обычно специалист или начальник кадровой службы). Приказ может содержать дополнительные указания, например о возможности/необходимости предоставления дополнительных отпускных периодов некоторым сотрудникам.

То, как составляется график отпусков, определено в ст. 372 ТК РФ:

  • Разработав первичный проект и обоснование, работодатель должен направить его профсоюзному органу.
  • У последнего будет 5 суток на принятие и отправку своего мотивированного мнения.
  • В случае разногласий между сторонами социального партнерства возможно оспаривание графика в порядке, предусмотренном чч. 4, 5 ст. 372 ТК РФ.

Важно обеспечить ознакомление каждого работника с графиком как локальным нормативно-правовым актом. Ознакомление подтверждается личной подписью каждого работника. Значимость этого этапа можно проследить на примере апелляционного определения Свердловского областного суда от 16.03.2017 по делу № 33-3957/2017.

Содержание графика отпусков

График отпусков обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Сведения, содержащиеся в нем, можно разделить на 2 группы:

[3]

  • сведения о работодателе и согласовании с профсоюзным органом;
  • сведения о работнике и периоде отпуска.

К 1-й группе относятся:

  • наименование работодателя;
  • мнение профсоюзного органа и дата его принятия;
  • регистрационные данные документа;
  • данные лица, утвердившего график, и дата утверждения.

К 2-й группе относятся:

  • наименование структурного подразделения, где работает сотрудник;
  • Ф. И. О. работника;
  • должность работника;
  • табельный номер работника;
  • количество календарных дней отпуска с учетом права на его разделение, при условии что одна из частей продлится не менее 14 календарных дней;
  • запланированная и фактическая дата начала отпуска;
  • сведения о переносе отпуска;
  • примечания (в этой графе можно указать, например, основания для переноса отпуска).

Документ может содержать отдельную графу для подписи каждого сотрудника об ознакомлении с ним. При отсутствии такой графы можно фиксировать факт ознакомления в специальном журнале.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

ВАЖНО! В течение года на работу могут приниматься новые сотрудники, приобретающие право на отпуск. В таком случае можно дополнить график. Как это сделать, рассказано в статье Как выполнить внесение изменений в график отпусков?.

Однако можно и не корректировать график, предоставляя отпуск по заявлению нового работника.

Читайте так же:  Выплаты при рождении ребенка в москве

Что необходимо учесть, чтобы правильно составить график

Говоря о том, как составить график отпусков, важно помнить, что обязательно принимать во внимание не только общие, но и специальные требования законодательства в части таких моментов, как:

  1. Выбор времени отпуска (например, ст. 267, 286 ТК РФ, п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ, п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 и др.).
  2. Возникновение права на отпуск (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
  3. Увеличение продолжительности ежегодного основного отпуска либо наличие права на ежегодный дополнительный отпуск для отдельных категорий работников в зависимости:
    • от определенной профессии (педагоги, руководители образовательных организаций согласно ст. 334 ТК РФ и т. п.);
    • особенностей труда (работники на вредных работах, с ненормированным графиком, ст. 117–119 ТК РФ и др.);
    • принадлежности к социальной категории, требующей особой защиты (несовершеннолетние трудящиеся согласно ст. 267 и др.).
  4. Особый порядок расчета отпуска для сезонных работников (ст. 295 ТК РФ), при вахтовом методе (вышеупомянутый п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ).

Возможные особенности указания отпускных периодов в графике

Работодатель и работник при составлении графика вправе согласовать разделение отпускного периода на части. При этом нужно учитывать ограничения ст. 125 ТК РФ о том, что хотя бы одна часть отпуска должна быть не короче 14 дней.

Стороны могут договориться о замене части отпуска денежной компенсацией, но с учетом требований ст. 126 ТК РФ:

  1. Заменена компенсацией может быть только часть ежегодного отпуска, превышающая 28 дней.
  2. Не может заменяться компенсацией отпуск:
  • беременных сотрудниц;
  • несовершеннолетних работников;
  • дополнительный оплачиваемый сотрудникам, трудящимся во вредных или опасных условиях (кроме компенсации при увольнении).

В случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ, стороны могут договорить о переносе отпуска на следующий год.

Указание продолжительности отпуска в графике: рекомендации

Говоря о том, как правильно составить график отпусков, стоит отметить, что желательно максимально точно прописать каждый отпуск для каждого работника, стараясь указывать не только месяц, но и даты.

Трудовое законодательство не ограничивает стороны трудового договора в выборе способа определения периода отпуска. Однако нужно учитывать, что если в графике будет указан только месяц, то:

  • работодателю придется самостоятельно определить момент начала отпуска заранее и уведомить работника о нем не позднее чем за 2 недели;
  • возникает риск спора с работником при предоставлении запланированного на условный июль отпуска в конце июля — начале августа и т. п.

Если же дата будет уточнена в графике, то необходимости дополнительно согласовывать ее перед отпуском не будет.

Существует ли образец заполнения графика в 2018 — 2019 году и где его скачать

Форма Т-7 для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Однако следовать ему в точности нет необходимости, т. к. данное постановление с 01.01.2013 считается рекомендательным актом: можно видоизменить форму до наиболее удобного образца или составить полностью свой вариант. Для того чтобы получить примерный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, достаточно внести все необходимые данные в соответствии с фактическим составом трудового коллектива организации и сохранить его.

В конце года, когда возникнет необходимость составить новый график, будет достаточно внести в образец заполнения графика отпусков актуальные данные с учетом изменений в штатном расписании, пожеланий работников и приоритетных прав, определенных действующим законодательством.

При последующем использовании образца заполнения графика отпусков на 2018 — 2019 год крайне важно обратить внимание на изменения, которые могли произойти в правовом статусе работников за последний год. Например, кто-то из работников мог приобрести приоритетное право на выбор времени отпуска по причине ухода супруги в отпуск по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

Скачать образец заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году можно по ссылке: Образец заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году.

Хранится график отпусков на протяжении не менее 1 года согласно п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Причем необходимо соблюдать правило о конфиденциальности персональных данных (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Итак, планирование отпускных периодов — обязательная ежегодная процедура, а использование образца заполнения графика отпусков в 2018 — 2019 году может способствовать оптимизации этой работы. Общеупотребимая форма графика Т-7 может быть скорректирована под нужды работодателя либо заменена им на форму собственного авторства.

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Читайте так же:  Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

[2]

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Образец изменения графика отпусков

Видео (кликните для воспроизведения).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источники


  1. Жалинский, А. Э. Введение в специальность «Юриспруденция». Профессиональная деятельность юриста. Учебник / А.Э. Жалинский. — М.: Проспект, 2015. — 362 c.

  2. Правовые и социально-психологические аспекты управления. — М.: Знание, 2005. — 320 c.

  3. Дьяченко, Е. Б. Контроль за корпорациями. Доктрина и практика / Е.Б. Дьяченко. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 142 c.
  4. Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.
  5. Рыжаков, А. П. Защитник в уголовном процессе / А.П. Рыжаков. — М.: Экзамен, 2016. — 480 c.
График отпусков правила оформления и внесение изменений
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here