Форма ао-1

Важный материал на тему: "Форма ао-1" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Авансовый отчет (форма АО-1, бланк)

скачать бланк в формате Word, rtf
скачать бланк в формате Excel, xls
скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»»

Авансовый отчет по форме АО-1

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять приходный кассовый ордер (ПКО).

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

[2]

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей — этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

Читайте так же:  Налоговый расчет о суммах, выплаченных иностранным организациям

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Скачать бланк авансового отчета

Скачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Word.

Скачать бланк формы АО-1 в формате Excel.

Скачать пример заполнения бланк при осуществлении текущих расходов.

Скачать пример заполнения формы АО-1 при командировке сотрудников.

Авансовый отчет по форме АО-1 2017-2018 года: скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения в Excel, Word, PDF

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2017-2018 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2018 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Авансовый отчет

Ниже Вы можете бесплатно заполнить Авансовый отчет и распечатать его, при этом программа сама высчитает сумму расходов рассчитает остаток или перерасход и заполнит все графы бланка.

Зарегистрируйтесь и получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных Вами бланков Авансовых отчетов.
После регистрации и сохранения бланка, на этом месте появится список сохраненных Вами форм.

Код для вставки формы Авансового отчета на Ваш сайт

Пример заполнения Авансового отчёта (Форма N АО-1) (подготовлено экспертами компании «Гарант», апрель 2019 г.)

Пример заполнения авансового отчёта
(подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Утв. постановлением Госкомстата России
от 01 августа 2001 г. N 55

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Пример заполнения Авансового отчёта (Форма N АО-1)

Подготовлено экспертами компании «Гарант», апрель 2019 г.

Авансовый отчет форма АО-1

Авансовый отчет форма АО-1 – документ, который заполняет подотчетное лицо, отчитываясь о потраченных денежных средствах, выданных под отчет.

Для примера предлагаем скачать заполненный образец формы АО-1 по ссылке в конце статьи.

На предприятии существует определенный круг лиц, которому допускается выдача денег под отчет на произведения расходов, связанных с деятельностью организации (на командировочные, расходы на канцтовары и хозтовары, на представительские расходы). Перечень этих лиц утверждается приказом о подотчетных лицах.

Если работнику нужно получить деньги под отчет, при этом он входит в перечень лиц, утвержденных приказом о подотчетных лицах, и за ним не числятся долги по ранее выданным авансам, то ему выдаются деньги под отчет.

После того, как деньги потрачены, работник должен отчитаться с помощью авансового отчета АО-1. Например, возвращаясь из командировки, работник обязан отчитаться с помощью авансового отчета в течение трех дней. (Направляется в командировку работник с помощью оформления приказа форма Т-9).

Образец заполнения

Авансовый отчет выдается подотчетному лицу в момент, когда он получает аванс.

На оборотной стороне бланка АО-1 работник должен привести перечень своих расходов, указать документ, подтверждающий затраты.

На лицевой стороне формы АО-1 ставится номер и дата авансового отчета, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, должность и назначение расходов.

В таблице слева пишется сумма, получаемая из кассы, указывается израсходованная сумма (берется из заполненной таблице оборотной стороны бланка АО-1).

Если потрачено меньше, чем выдано, то у работника остается сумма денег, которую нужно вернуть в кассу предприятия. При этом выписывается приходный кассовый ордер на сумму остатка.

Если потрачено больше, чем выдано, то работнику нужно выдать из кассы сумму перерасхода на основании расходного кассового ордера.

Сумма перерасхода или остатка указывается в левой таблице бланка АО-1.

Справа указывается бухгалтерская запись (проводка) – дебет и кредит счетов, участвующих в операции, а также сумма по операции.

К авансовому отчету подотчетное лицо прикладывается все документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, принимая от работника авансовый отчет, заполняется расписку, которая находится внизу лицевой стороны формы АО-1.

Расписка отрывается и передается подотчетному лицу, данная расписка будет подтверждать тот факт, что работник о подотчетной сумме отчитался.

Для получения денег в подотчет подотчетному лицу нужно написать заявление такого образца.

Бланк и образец для скачивания

Скачать образец авансового отчета форма АО-1 – ссылка.

Форма АО-1 «Авансовый отчет»

Форма АО-1 (Авансовый отчет) для бухгалтерии является важным первичным документом. Его основная цель и назначение в удостоверении всех потраченных денег с предоставлением уважительных документов.

В первую очередь форма АО-1 заполняется работником, которому выдали наличные деньги, затем отправляется к бухгалтеру для дальнейшего заполнения с последующим утверждением главного руководителя.

Унифицированная форма АО-1 (авансовый отчет) утверждена решение № 55 Госкомстата РФ, применяется с 01.01.2002 года для отчетов работников по авансам, которые они получат от своих работодателей. На 2017 год в форму не вносили изменения. Наглядный образец заполнения формы АО-1 показан на сайте.

Наличные средства работнику выдаются через кассовый аппарат предприятия по расходному кассовому документу, где указана цель, на которую выдали эти средства. Для выдачи командировочных средств необходимо иметь командировочное удостоверение или приказ директора о направление в командировку. У каждой организации есть приказ, в котором находится список служащих, имеющих право на принятие некоторых сумм от этой организации на различные хозяйственные расходы. Установленные сроки на авансы, так же, должны быть прописаны в приказе. Сотрудник обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после окончания этого срока или по возвращению из командировки (п. 26 Положения № 749).

Читайте так же:  Образец заполнения формы 1-ип

К авансовому отчету работник должен представить документы в доказательство расходам. При оплате наличными деньгами – кассовый чек, при безналичном расчете – квитанции электронных терминалов. Суммы, указанные в отчете, должны обязательно совпадать с суммами в платежных документах.

Бланк формы авансового отчета АО-1 представлен на нашем сайте, Вы можете бесплатно скачать форму АО-1.

You are here

Авансовый отчет. Форма 0504505

Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными лицами. Форма используется для бюджетных учреждений. Отчет утверждается руководителем. Хозрасчетные организации используют форму АО-1.

Подотчетное лицо на лицевой стороне формы вносит информацию о себе, а на обратной стороне заполняет 1-6 графы, в которых указывается фактически израсходованные средства и информация о подтверждающих документах, которые должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы.

Оформляет бланк отчета лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При заполнении формы вносятся сведения об учреждении, подотчетном лице и назначении аванса.

В таблице отражаются данные о полученной сумме аванса, израсходованных средствах, остатке или перерасходе. Суммы, которые были выплачены в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Все суммы отражаются с указанием даты их получения. Целесообразность расходов подтверждает руководитель подразделения

Работник бухгалтерии вносит данные о счетах учета и сумме. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Заполняется расписка, которую подписывает бухгалтер.

На обратной стороне отчета подотчетное лицо заполняет следующие сведения:

  • порядковый номер;
  • дата и номер документа;
  • кому и за что уплачено;
  • сумма расхода по отчету.

Бухгалтер вносит данные о:

  • сумме расхода, принятой к учету;
  • бухгалтерской записи (счета по дебету и кредиту).

В конце таблицы подводится итог общей израсходованной суммы, остатка и перерасхода. Ответственность за ведение и хранение данной формы документа возлагается на бухгалтерскую службу организации.

Авансовый отчет (форма АО-1): скачать бланк

Скачать бланк авансового отчета:
формат Word 2007 (docx) – скачать
формат Word 97-2003 (doc) – скачать
формат Word (rtf) – скачать
формат Excel 2007 (xlsx) – скачать
формат Excel 97-2003 (xls) – скачать
формат Adobe Acrobat (pdf) – скачать

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Настоящий интернет-сайт не является средством массовой информации.
Вся информация на сайте является субъективным личным мнением (суждением) автора (владельца) сайта.
В соответствии со статьей 10 Конвенции о защите прав человека и основных свобод каждый человек имеет право свободно выражать свое мнение.

Авансовый отчет (форма АО-1)

Оглавление:

Документ:

Авансовый отчет предназначен для отражения сведений, куда были потрачены денежные суммы, выданные в подотчет работникам организации. Если этот документ не будет составлен, то выданная сумма так и будет числиться за работником, а, соответственно, ее вычтут из его заработной платы.

Для составления авансового отчета используют унифицированную форму АО-1.

Обязательно ли использовать унифицированную форму АО-1?

Несмотря на то, что обязательное использование унифицированных форм в настоящее время не требуется, авансовый отчет будет исключением, как и некоторые другие первичные документы бухгалтерского учета, для которых необходимо использовать унифицированные бланки.

Соответственно, все организации, а также индивидуальные предприниматели должны использовать форму АО-1 при оформлении операций с подотчетными средствами.

Инструкция по заполнению формы АО-1

Унифицированная форма АО-1 авансового отчета представляет собой бланк формата А4, который заполняется с двух сторон. За его заполнение отвечают два работника:

  1. Подотчетное лицо, которому были выданы денежные средства;
  2. Бухгалтер организации, который отвечает за оформление движения подотчетных сумм.

Лицевая часть

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Подотчетное лицо вносит следующие свои данные:

  • Структурное подразделение – при его наличии.
  • Фамилия и инициалы работника, отчитывающегося за потраченные суммы.
  • Табельный номер – индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.
  • Должность сотрудника.
  • Назначение аванса – цель, на которую были потрачены денежные средства (командировочные расходы, приобретение расходных материалов и т.д.).

  1. Оставшуюся часть лицевой стороны авансового отчета заполняет бухгалтер. Ниже идет таблица, в которой отражается сумма выданных средств, сумма потраченных средств и выводится либо остаток, либо перерасход.
  2. В таблице справа делается бухгалтерская проводка, которая отражает счет, на который относятся истраченные средства.
  3. Ниже таблицы ставится количество оправдательных документов, которые прилагаются к отчету.
  4. Далее стоит отметка о проверке отчета, сюда вносится сумма отчета, а ниже стоят две подписи бухгалтера и главного бухгалтера.
  5. Еще ниже поле заполняется в случае, если работник вернул неистраченные средства в кассу либо ему выдали сумму, потраченную сверх выданного аванса. Ставится размер суммы, номер кассового документа и подпись кассира.

Если работник вернул денежные средства в кассу, то они оформляются приходным кассовым ордером, если ему возвращаются средства, истраченные сверх подотчетной суммы, то оформляется расходный кассовый ордер.

Видео (кликните для воспроизведения).

Расписка после линии отреза

В самом низу листа (после линии отреза) располагается расписка в том, что бухгалтер принял авансовый отчет у подотчетного лица. Здесь ставится номер и дата отчета, его сумма и количество прилагаемых оправдательных документов. Эта часть авансового отчета после заполнения отрезается и отдается на руки лицу, составившему отчет.

Заполнение оборотной стороны авансового отчета

Оборотную сторону заполняет подотчетное лицо и бухгалтер. Она представляет собой таблицу, разделенную на 9 колонок, в которой отражаются сведения об оправдательных документах. Она заполняется следующим образом:

  1. Номер по порядку;
  2. Дата документа – ставится дата, которая указана на оправдательном документе (билете, чеке);
  3. Номер оправдательного документа;
  4. Наименование документа;
  5. Сумма расхода в рублях;
  6. Сумма отчета в валюте;
  7. Принятая к учету сумма в рублях. Как правило, она совпадает с колонкой 5;
  8. Принятая к учету сумма в валюте;
  9. Дебет счета – отражает счет, на котором учитываются произведенные расходы.
Читайте так же:  Учет поступления основных средств

Строки 7,8,9 заполняет бухгалтер.

  1. Подпись и расшифровка подписи отчетного лица.

Срок составления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента наступления следующих событий:

  • Окончания периода, на который были выданы денежные средства. Это период указывается либо в служебной записке на выдачу денежных средств, либо в учетной политике организации;
  • Возвращение работника из командировки;
  • Выход сотрудника на работу после болезни или отпуска – в том случае, если период, на который были выданы денежные средства, окончился, когда работник отсутствовал.

Документы, прилагаемые к форме АО-1

К авансовому отчету прилагаются подлинники документов, которые подтверждают произведенные расходы. К таким документам можно отнести:

  1. Кассовые чеки;
  2. Товарные накладные;
  3. Счета на оплату услуг;
  4. Проездные документы и т.д.

Исключение будет составлять такая статья расходов, как суточные при поездке в командировку, и только в том случае, если в организации не оформляют командировочное удостоверение и служебное задание (в настоящее время это разрешено законодательством). В данной ситуации к авансовому отчету можно будет приложить копию приказа о направлении в командировку.

Срок и место хранения документа

Проверенный и проведенный авансовый отчет подшивается либо к кассовым документам, либо в отдельное дело. Это связано с тем, что срок хранения авансового отчета в некоторых случаях будет зависеть о того, какие расходы в нем отражаются.

Можно выделить три периода хранения этого документа:

  • Налоговый Кодекс РФ предписывает хранить бухгалтерские и налоговые документы не менее чем 4 года с момента окончания отчетного периода (года);
  • Закон «О бухучете» предписывает все организациям хранить первичные бухгалтерские документы не меньше чем 5 лет;
  • Налоговый Кодекс устанавливает отдельно срок хранения для документов, в которых отражается понесенный убыток, который может понизить налогооблагаемую базу. Такие документы хранят десять лет.

Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55
«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

См. комментарий к настоящему постановлению

По заключению Минюста РФ от 28 августа 2001 г. N 07/8637-ЮД настоящее постановление в государственной регистрации не нуждается (информация опубликована в Бюллетене Министерства Юстиции Российской Федерации, 2001 г., N 10)

Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованную с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» с указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

2. Установить, что указанная в пункте 1 настоящего постановления унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Председатель Госкомстата России

См. также форму Авансового отчета, утвержденную приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н

См. данную форму в редакторах MS-Word и MS-Excel, а также образец ее заполнения

См. комментарий к настоящей форме

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 N 55

Отчет в сумме _________________

________________ руб ______ коп

» » __________________ 20 г.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы
«Авансовый отчет» (форма N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

[3]

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Утверждается унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет», которая подлежит применению юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

По заключению Минюста РФ от 28 августа 2001 г. N 07/8637-ЮД данное постановление в государственной регистрации не нуждается.

Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

По заключению Минюста РФ от 28 августа 2001 г. N 07/8637-ЮД настоящее постановление в государственной регистрации не нуждается (информация опубликована в Бюллетене Министерства Юстиции Российской Федерации, 2001 г., N 10)

Текст постановления опубликован в «Финансовой газете», сентябрь 2001 г., N 36, в газете «Налоги», сентябрь 2001 г., N 35, в журнале «Экспресс-Закон», октябрь 2001 г., N 38, в Бюллетене Министерства труда и социального развития Российской Федерации, 2001 г., N 10

О применении форм первичных учетных документов см. информацию Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.
Читайте так же:  Заявление по форме 2-2-учет

За нарушение срока работника можно наказать материально.

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

Обзор формы АО-1

Форма АО-1 представляет собой авансовый отчет. Это первичный бухгалтерский документ. Он отражает расходование выданных ранее под отчет сумм. К нему прилагаются удостоверяющие затраты бумаги.

Госкомстат России Постановлением № 55 от 01.08.01 утвердил форму отчета и порядок ее оформления. Она имеет шифр по ОКУД 0302001. Для бюджетников предусмотрен бланк № 0504505, принятый приказом Минфина № 52н от 30.03.15.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

С помощью авансового отчета учитывают денежные средства, полученные подотчетными лицами на нужды административно-хозяйственного плана.

Документ оформляет подотчетник и передает его в бухгалтерию для проверки, подписания директором и списания издержек.

Суть бумаги

Целями составления формы АО-1 являются:

  • контроль над расходованием выданных авансом сумм;
  • утверждение использования средств руководителем;
  • списание производственных затрат.

Деньги по расходному ордеру под отчет выдаются кассиром предприятия. В нем отражают цель расхода. Список лиц, имеющих право получать суммы под отчет, утверждается директором компании и хранится в бухгалтерии. Распоряжением утверждают и сроки, на которые данные суммы выдаются. Законом этот период неограничен.

Средства на командировочные затраты сотрудник получает по соответствующему приказу о направлении в поездку либо по командировочному удостоверению.

Документ проверяет ответственный бухгалтер и утверждает руководитель. Остаток неизрасходованных сумм вносится сотрудником в кассу, а перерасход возмещается ему по расходному ордеру. Форма АО-1 оформляется в одном экземпляре.

Общие рекомендации по использованию

При необходимости деньги под отчет работодатель выдает сотруднику, который должен по истечении определенного срока отчитаться за них перед бухгалтерией.

Когда это необходимо

Авансовый отчет нужен для того, чтобы получивший целевые деньги сотрудник отчитался за их расход перед работодателем.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие нужны:

  • покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, ГСМ;
  • командировки;
  • общехозяйственные и представительские затраты;
  • прочие.

[1]

По прошествии трех дней с даты, когда закончился срок, на который выдавались деньги или приезда из командировки, подотчетник обязан отчитаться перед работодателем по всем произведенным расходам.

Для этого он может самостоятельно заполнить типовой бланк документа или сдать бухгалтеру расходные бумаги. Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет.

Кто и как составляет

Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку.

Отчитаться за свои расходы подотчетник обязан в трехдневный срок с момента:

  • истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
  • выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
  • прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

В помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению.

На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

  • название фирмы;
  • дату заполнения;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • свои ФИО, должность, номер по табелю;
  • предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги. По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка.

В ней отражают:

  • номер;
  • дату бумаги;
  • название;
  • израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

Получив от подотчетника форму АО-1, бухгалтер должен:

  • проверить, верно ли она составлена;
  • сверить сведения в таблице с прикрепленными бумагами;
  • присвоить отчету номер.
Читайте так же:  Штраф за несвоевременную сдачу бухгалтерской отчетности

Внизу лицевой стороны бухгалтер оформляет отрывную часть, в ней указывается:

  • от кого получен бланк;
  • номер и дата бумаги;
  • израсходованная сумма;
  • число документов-приложений;
  • дата проверки и подпись.

Расписка отрывается от основного бланка и отдается подотчетнику. Это свидетельствует о том, что документ проверен и принят.

На обороте бухгалтер оформляет строки:

№ 7 Принятая к учету сумма в рублях.
№ 8 Сумма в валюте.
№ 9 Счет списания расходов.

Затем заполняются две таблички на лицевой стороне отчета.

В левой указывают:

  • остаток (перерасход) по данным предыдущего аванса;
  • выданная сумма;
  • фактически израсходованные средства;
  • остаток или перерасход.

Во второй таблице проставляются необходимые проводки. Данные о внесенном остатке или выплаченном перерасходе бухгалтер заносит в ячейку в нижней части формы. Здесь же ставится номер и дата приходного либо расходного ордера. После заполнения, бухгалтер передает отчет директору для подписи.

Бланк формы АО-1:

Основания для выдачи

Предприятие выдает авансы подотчетным лицам на предстоящие целевые затраты. Размер выплаты утверждается приказом директора, в нем также отражают: цели расходов, срок использования денег, порядок отчета за них.

Средства работник получает из кассы по заявлению, на котором должна стоять виза главбуха и руководителя организации или его структурной единицы. Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.

На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами.

В каких случаях человек или предприятие может получить отказ в получении патента — мы расскажем здесь.

Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку — приказ начальника или командировочное удостоверение. Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда.

Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1

Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец. Сверху в документ вписывается наименование организации, ее шифр ОКПО.

Ниже приводятся сведения о сотруднике:

  • подразделение, в котором он трудится;
  • ФИО;
  • профессия;
  • табельный номер.

Следом отражают назначение аванса. В идущих ниже таблицах указывают выданные суммы, расход, остаток, корреспонденцию счетов. Затем количество документов-приложений и число листов в них.

Далее, следуют подписи главбуха и бухгалтера с расшифровками и датами. Следом вписывают внесенный в кассу или выданный остаток, номер кассового документа и его дату.

В расписке бухгалтер отражает, от кого принят отчет, его номер, дату, сумму расхода, количество приложений и расписывается. На обороте в таблицу подотчетник вносит данные о документе, подтверждающем затраты: дату, номер, название, сумму. Под своими записями он расписывается.

Образец заполнения формы АО-1:

Порядок составления бланка

Форма АО-1 оформляется подотчетным лицом и бухгалтером.

Сотрудник, получивший деньги, вносит следующие данные:

  • наименование компании;
  • дата составления;
  • назначение аванса;
  • персональные сведения: ФИО, номер по табелю, должность, подразделение;
  • остаток выданного ранее аванса;
  • полученная от кассира сумма;
  • графы о расходе, остатке;
  • число бумаг-приложений.

На обороте он указывает информацию о подтверждающем затраты документе:

В конце таблицы ставится итоговая израсходованная сумма. Бухгалтер проверяет правильность внесенных подотчетником данных, целевой характер расходов, заполняет оставшиеся графы. В качестве подтверждения принятия отчета работнику выдается его отрывная часть.

Главные правила заполнения

С начала 2002 года все организации, за исключением бюджетных, при выдаче денег под отчет применяют унифицированный бланк АО-1.

При оформлении авансового отчета должны соблюдаться следующие требования:

  • данные вносятся от руки или на компьютере;
  • составляется 1 экземпляр;
  • заполнение документа возложено на подотчетника и бухгалтера;
  • на лицевой стороне указываются сведения об организации и работнике, движение подотчетных сумм, проводки;
  • отрывная часть заполняется бухгалтером и вручается сотруднику;
  • на обороте фиксируют информацию о расходных документах и сумме затрат;
  • за подотчетную сумму сотрудник должен отчитаться в трехдневный срок с момента истечения периода, на который средства выданы;
  • получающий деньги под отчет работник не должен иметь задолженности перед организацией;
  • остаток по отчету труженик сдает кассиру или получает в качестве возмещения перерасхода;
  • форма подписывается бухгалтером, главбухом и руководителем предприятия и принимается к учету для списания издержек.

Итак, авансовый отчет необходим для контроля за использованием денег, выданных подотчетным лицам на внутриорганизационные нужды. Важно ознакомить сотрудников с правилами его оформления. Проверка документа осуществляется бухгалтером, он же списывает на затраты указанные в отчете суммы.

Как составить запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ — читайте далее.

Образец товарно-транспортной накладной вы можете скачать вот тут.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.

  2. Кудрявцев, В. В. История и методология физики 2-е изд., пер. и доп. Учебник для магистров / В.В. Кудрявцев. — М.: Юрайт, 2015. — 230 c.

  3. Чашин, А. Н. Что такое исполнительное производство и как гражданину общаться с судебным приставом / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2016. — 240 c.
  4. Жалинский, А. Э. Введение в специальность «Юриспруденция». Профессиональная деятельность юриста. Учебник / А.Э. Жалинский. — М.: Проспект, 2015. — 362 c.
  5. Гельфер, Я. М. История и методология термодинамики и статистической физики / Я.М. Гельфер. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2013. — 536 c.
Форма ао-1
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here