Документирование хозяйственных операций организации

Важный материал на тему: "Документирование хозяйственных операций организации" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Документирование хозяйственных операций

12. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами «б», «в», «г» пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

13. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа (формы), код формы;
  • дату составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

14. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

15. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

16. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

17. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

18. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Особенности документирования хозяйственных операций

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.

Задачи документирования

Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:

  • Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
  • Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
  • Предупреждение нарушений закона.

Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.

Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.

Требования к первичке

Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:

  • Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
  • Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
  • Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
  • В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
  • В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
  • Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.
Читайте так же:  Оквэд вывоз тбо

Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

  • Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
  • Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
  • Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
  • Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:

  • Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
  • Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
  • Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:

  • Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
  • Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:

  • Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
  • Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций:

  • Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
  • Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления:

  • Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
  • Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

  • Документы, заполняемые вручную.
  • Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

  • Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
  • Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
  • По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Классификация первичной документации

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

  • Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
  • Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Способы проверки документации

Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:

  • По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
  • Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
  • Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.

К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.

Документирование хоз. Операций

Счета и двойная запись

Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи. Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму. Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов — это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т. д. Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

Отчетности

Бухгалтерская отчетность организации

Все организации должны составлять бухгалтерскую и финансовую отчетность о свой деятельности и представлять ее учредителям организации, различным контролирующим органам государства. Бухгалтерская отчетность организации помогает не только верно рассчитать налоги, подлежащие уплате организацией, но и дает возможность понять, насколько эффективно работает организация, насколько верно она развивается, какие проблемы и трудности встречаются в работе организации и как их можно избежать.

Бухгалтерская отчетность организации включает в себя большое количество документов. Их исчерпывающий перечень определяется нормами законодательства, различными методическими инструкциями и указаниями. В состав документов бухгалтерской отчетности организации входят отчет о прибылях организации и ее убытках, бухгалтерский баланс. Также при представлении бухгалтерской отчетности организации требуется заполнение различных форм. Кроме этого, в состав бухгалтерской отчетности организации может входить и заключение аудиторов о достоверности документов, которые представлены в составе бухгалтерской отчетности организации.

Читайте так же:  Справка для определения пособия по безработице

Сведения из бухгалтерской отчетности организации помогают ее руководству принимать важные управленческие решения. Бухгалтерская отчетность организации очень важна для функционирования всей системы управления организацией. Документы бухгалтерской отчетности организации позволяют формировать массив важной информации, необходимой для руководства организацией, повышения эффективности ее деятельности.

На основании сведений бухгалтерской отчетности организации ее руководитель может создать эффективную и лаконичную модель управления организацией, которая наиболее соответствует задачам организации, ее функциям и целям.

Однако для решения всех этих важных задач управления бухгалтерская отчетность организации должна соответствовать многим требованиям.

При составлении бухгалтерской отчетности организации необходимо прежде всего провести важную подготовительную работу. К числу необходимых подготовительных мероприятий при составлении бухгалтерской отчетности организации относятся завершение на конец отчетного периода всех бухгалтерских операций и проверка всех данных бухгалтерского учета, необходимых для оформления бухгалтерской отчетности организации. Также при этом следует произвести расчет всех подлежащих уплате налогов и платежей и исправит все обнаруженные при ведении бухгалтерского учета в организации ошибки.

Затем бухгалтерская отчетность организации должна быть представлена в заинтересованные органы, в то числе и контролирующие органы государства. Бухгалтерская отчетность организации должна быть представлена в надлежаще оформленном виде и быть заверена подписями руководителя организации и ее главного бухгалтера.

Как только организация проходит государственную регистрацию, она становится налогоплательщиком, со всеми вытекающими отсюда правами и обязанностями. В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, одной из обязанностей является сдача налоговой отчетности организации. При этом данную обязанность организация должна исполнять даже в том случае, если никакой хозяйственной деятельности она еще не начала осуществлять. В установленные законодательством сроки должна представляться налоговая отчетность организации по тем налогам, плательщиком которых эта организация была признана, даже если налоговой базы по налогу еще нет.

Так что же представляет собой налоговая отчетность для организации? В зависимости от вида налогообложения: обычного или упрощенного, у организаций возникают разные обязанности по предоставлению налоговой отчетности. Так организации, применяющие обычную систему налогообложения, должны сдавать декларации по налогу на прибыль. Налоговым периодом по данному виду налога является календарный год, а отчетными периодами могут быть квартал, полугодие и 9 месяцев или месяц, два месяца и т.д. до конца года для организаций, уплачивающих налог с фактической прибыли. Также организации, применяющие обычную систему налогообложения, являются плательщиками НДС, налога на имущество организаций и ЕСН. Декларация по НДС предоставляется раз в квартал не позже 20 числа месяца, следующего прошедшим за налоговым периодом.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

Документирование хозяйственных операций

Предмет и метод бухгалтерского учета

Предметом бухгалтерского учета является хозяйственная деятельность организации, которая включает в себя:

1) хозяйственные средства: внеоборотные активы (период использования более 12 месяцев) и оборотные активы (период использования менее 12 месяцев) организации;

2) источники хозяйственных средств: собственные и заемные;

3) хозяйственные процессы: создание предприятия; заготовление (приобретение) материально-производственные ценностей; производство продукции, работ или услуг; реализация продукции, работ или услуг; прочие хозяйственные процессы.

4) финансовые результаты деятельности: прибыль и убыток.

Под методом бухгалтерского учета понимается совокупность научно обоснованных и проверенных на практике способов ведения бухгалтерского учета. Принято выделять следующие элементы метода бухгалтерского учета: документирование, оценка, калькуляция, инвентаризация, система счетов бухгалтерского учета, двойная запись, бухгалтерский баланс и отчетность.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции.

Все хозяйственные операции в обязательном порядке оформляются бухгалтерскими документами в хронологической последовательности их совершения. Такой подход обеспечивает сплошность, непрерывность, а, в некоторых случаях, и юридическое обоснование для отражения в учете хозяйственных операций.

Те документы, которые оправдывают совершение хозяйственных операций, получили наименование первичных учетных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные элементы (реквизиты):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) номер документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на это лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Все финансовые документы в обязательном порядке подписываются руководителем и главным бухгалтером. При разногласии между руководителем и главным бухгалтером, руководитель должен издать приказ, в котором принимает ответственность на себя. В этом случае бухгалтер не несет административной или другой ответственности.

Читайте так же:  Стоимость амортизируемого имущества

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Все распоряжения главного бухгалтера относительно организации бухгалтерского учета, учета имущества и обязательств, обязательны для всех работников предприятия.

Имущество организации является её собственностью и учитывается обособленно от личного имущества работников. Работники не несут ответственности по обязательствам организации так же, как и организация не несет ответственности по обязательствам работников.

Видео (кликните для воспроизведения).

Организация ведет бухгалтерский учет путем отражения хозяйственных операций по движению имущества и обязательств способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета и простой записи на забалансовых счетах.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10330 —

| 7269 — или читать все.

Документирование хозяйственных операций

Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.

Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.

Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия. Эти бухгалтерские записи используются для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью собственности (документы подтверждают материальную ответственность работников за доверенные им ценности). Кроме того, эти бухгалтерские документы служат для контроля правильности и законности хозяйственных операций при ревизиях.

Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.

К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

Формы учетных бухгалтерских документов разрабатываются централизованно. У нас в стране унифицированы все формы кассовых документов, банковские документы и др. Унифицированные формы первичных документов должны применяться без каких-либо изменений.

Важное значение имеет также стандартизация документов (стандартные размеры бланков).

Документы составляют на бланках установленной формы, заполнять надо реквизиты. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.

Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.

Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.

В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.

Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.

После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.

Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом.

Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.

Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.

Если первичные документы пропали, руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи. Результаты работы комиссии оформляют актом с утверждением руководителем предприятия.

В Российской Федерации все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. (На совместных предприятиях по требованию иностранного вкладчика можно составлять и на иностранном языке, но при этом обязателен подстрочный перевод.)

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Тема 6. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота (д/о).

1. Первичные учетные документы. Требования, предъявляемые к оформлению ПД.

Читайте так же:  Уведомительная регистрация коллективных договоров

2. Порядок внесения исправлений в ПД.

3. Рабочий альбом форм первичной учетной документации.

4. График д/о и его роль в рациональной организации б/у.

Фактическое совершение любой хоз.операции должно подтверждаться ПД. Для того, чтобы документы могли служить достоверным основанием для бух.записей, к их составлению предъявляются след.требования:

Документ заполняется на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги чернилами черного или синего цвета, либо на машинных носителях информации);

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

Точно и ясно излагать содержание документа;

[2]

Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

Сумму в документах указывать цифрами и прописью;

Снабжать документы необходимыми подписями и разборчивыми расшифровками с указанием должности подписавшего.

Указом Президента РБ №114 была проведена существенная либерализация порядка ведения первичного учета. Наиболее значимым изменением стало установление перечня ПД, формы которых утверждаются уполномоченными гос.органами (утвержден Пост.Совмина №360). Формы ТТН, ТН, ПКО, РКО, Акт о приеме-передаче ОС, Акт о приеме-передаче НМА утверждаются Минфином РБ. Формы Акта сдачи-приемки выполненных и иных спец.монтажных строительных работ, Акта о передаче незавершенного строительства объекта, Акта о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры утверждаются Министерством архитектуры и строительства.

Указом №114 республиканским органом гос.управления предоставлено право утверждения по согласованию с Минфином форм ПД, не вошедших в данный перечень.

Кроме того организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы ПД, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами гос.управления.

В связи с утверждением Постановления Совмина №360 утратило силу Постановление Минсельхозпрода №69 «Об утверждении форм ПД». Однако, это не запрещает использование организациями с/х профиля форм ПД, утвержденных указанными выше и утратившими силу постановлениями.

Организации также могут разработать данные документы самостоятельно, соблюдая правила документирования, установленные Указом №114, Законом о б/у и отчетности, Постановлением Мин-ва юстиции №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» и др. нормативными документами.

Форма документа обязательно утверждается руководителем. Указом №114 изменен перечень обязательных реквизитов ПД: исключены также сведения, как № документа и место составления. Вместе с тем в число обязательных сведений добавлены: наименование организации, фамилия и инициалы ИП.

В зависимости от характера хоз.операций и системы обработки данных в ПД могут включаться дополнительные реквизиты.

Проектом Указа установлено, что неуказание сведений, не включенных в данный перечень, не является нарушением порядка оформления ПД, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях.

Важным элементом организации первичного учета является установление перечня лиц, имеющих право подписи ПД, который должен быть согласован с глав.бухом и утвержден рук-лем. Копии такого перечня с образцами подписей лиц передаются в бухгалтерию МОЛам.

ПД, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: 1) по форме(реквизиты, подписи, суммы цифрами и прописью и т.д.); 2) арифметически; 3) по содержанию (законченность и целесообразность операции).

ПД, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Необходимо отметить, что отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно оформленных ПД может привести к искажению показателей бух.отчетности и налоговых расчетов. Неблагоприятные последствия могут возникнуть и в случае проверок налоговыми органами, которые могут не признать такие документы оправдательными в подтверждение совершенных хоз.операций. Поэтому в случае выявления серьезных нарушений при заполнении ПД работники бухгалтерии возвращают их для доработки или переоформления и докладывают об этом глав.буху.

В б/у не избежать ошибок, которые при своевременном исправлении не уменьшают достоверность учета и не снижают доказательную силу ПД.

Указ №114 не содержит указаний, каким образом следует вносить исправления в документы, поэтому в этом вопросе необходимо руководствоваться Законом «Об/у и отчетности». Стираний и неоговоренных исправлений в ПД не допускается. Неправильные записи в документах (кроме кассы и банка) исправляют путем их зачеркивания и над ними надписи правильных. При этом исправление должно позволять установить дату и лицо, его осуществившее. В отношении кассовых и банковских документов установлены более жесткие требования: не допускаются помарки, подчистки, исправления. В случае, если в процессе составления такого документа допущена ошибка, то документ считается недействительным и не подлежит исполнению. Он должен быть механически уничтожен и переоформлен заново. Однако нельзя таким образом уничтожать оформленные с ошибками бланки строгой отчетности (БСТ). Их погашают путем перечеркивания и делают запись «аннулировано».

В соответствии с Инструкцией «О порядке использования и б/у БСТ» аннулированные бланки сохраняются организацией (ИП) вместе с составленным Реестром БСТ, подлежащих уничтожению, в течение 1 месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Документооборот – это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработке и принятию в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается как применением специальных способов и средств сбора и передачи информации к месту ее обработки, так и предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

— рабочий альбом форм документов;

Самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов в соответствие со ст.6 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» должны быть включены в Учетную политику организации и помещаются в рабочий альбом форм первичных учетных документов, — альбом, в котором собраны все первичные документы, применяемые к организации. Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией. Рабочие альбомы форм являются локальными нормативными документами и включают всю первичную документацию, применяемую в данной организации (типовые формы, специализированные унифицированные формы, предложенные отраслевыми министерствами и др. органами государственного управления, а также самостоятельно разработанные с учетом специфики предприятия формы первичных учетных документов).

Применение в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации санкций в соответствие с действующим законодательством.

[3]

Рабочие альбомы формируются по разделам:

Читайте так же:  Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности

— документация по учету основных средств нематериальных активов;

— документация по учету труда и заработной платы;

— документация по учету материальных ценностей;

-документация по учету денежных средств и документов и т.д.

В каждом разделе целесообразно выделить следующие подразделы: титульный лист, перечень документов, образцы документов, указания по оформлению.

Образцы первичных документов должны быть заполнены данными наиболее типичных операций. В указаниях по оформлению описывается методика, техника заполнения, количество экземпляров и порядок использования данного документа. Указания должны быть составлены таким образом, чтобы составители документа имели полную информацию о порядке заполнения и применения каждого документа. Такие альбомы являются практическим руководством для всех работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичной документации.

Таким образом, рабочий альбом форм будет служить в качестве практического руководства работникам организации, ответственным за оформление первичной учетной документации.

Еще одним обязательным элементом учетной политики можно считать график документооборота, который утверждается руководителем организации. Указанный график представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

— ускорить время прохождения первичного документа от оформления до проверки и обработки;

— способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

— повышает производительность труда учетных работников;

— способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота содержит:

— наименование, номер и код форм первичного учета, регистров, применяемых в организации;

— ФИО и/или должности лиц, составивших документ, ответственных за его проверку, обработку и передачу в архив;

— сроки оформления, проверки, обработки и сдачи в архив документа.

По усмотрению организации в графике документооборота может отражаться и другая информация.

Работники организации создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствие с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка их графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые предоставляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

В случае выявления нарушений при оформлении первичных документов, необеспечения их сохранности, на организацию могут быть наложены штрафные санкции в рамках административного законодательства. Так в соответствии со ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях №19443 от 21.04.2003 г. (в ред. Закона Республики Беларусь от 25.11.2011г. №317-3):

— нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин;

— уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от десяти до ста базовых величин;

— нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от четырех до тридцати пяти базовых величин.

[1]

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, рациональная организация документооборота предполагает минимальный разрыв во времени между фактов совершения хозяйственной операции и ее отражением в бухгалтерском учете. Она должна обеспечивать соблюдение действующих правил документирования, а также сохранность документа. В настоящее время требования к организации документооборота, качеству оформления, сохранности документов бухгалтерского учета значительно повысились. Поэтому порядку оформления первичных учетных документов и организации документооборота необходимо уделять должное внимание.

Источники


  1. Марченко, М. Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко, Е.М. Дерябина. — М.: Проспект, 2012. — 720 c.

  2. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.

  3. Перов, С.И. Основы судебно-бухгалтерской экспертизы / С.И. Перов. — М.: Ярославль: Нюанс, 2015. — 662 c.
  4. Годунов, Н. Мера ответственности / Н. Годунов. — М.: Юридическая литература, 2017. — 176 c.
  5. Зайцев, А. И. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебных приставах» / А.И. Зайцев, М.В. Филимонова. — М.: Ай Пи Эр Медиа, 2014. — 128 c.
Документирование хозяйственных операций организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here