Архив трудовых книжек

Важный материал на тему: "Архив трудовых книжек" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

[2]

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы

    Адрес: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82, корп.1

    К сожалению, станция метро, к которой ближе всего находитя Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы не была указана.

    Телефон: +7 (499) 724-38-20

    Время работы: пн-пт 08:00-17:00

    Описание организации:

    Основной вид деятельности компании “Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы” – Окна Москвы. Организация находится по адресу 117393,
    Москва, ул. Профсоюзная, 82, корп.1. По всем вопросам и пожеланиям можно связаться по телефону +7 (499) 724-38-20, либо оставить отзыв на нашем сайте. Официальный веб-сайт – http://mosarchiv.mos.ru.

    Как добраться (доехать) к «Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы»

    (местоположение на карте с указанием улицы)

    Описание категории:

    Окна-специально создаваемые проемы в наружных стенах зданий, предназначенных для освещения, инсоляции и проветривания помещения. Окна являются главным (до 50%) источником теплопотерь в зданиях. Они обеспечивают поступление в помещение света и воздуха, связывают внутреннее пространство в здании с окружающим миром.
    На раннем этапе развития цивилизации окон, как таковых, не было. Древние помещения всех регионов окон не было. До Средневековья отверстиями в стенах были простые проемы, прикрывались шкурами животных или тканью. Также для этих целей использовался бычий пузырь, пленка, снятая с живота животного, пропускала свет внутрь жилища.
    В Древнем Риме использовались окна без стекла. При этом их форма оставалась прямоугольной, но внутри окна создавались специальные украшения, в том числе и из камня. Первые стеклянные окна появились в эпоху Римской империи, но позволить себе такую роскошь могли только очень состоятельные граждане.

    Архив трудовых книжек

    Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. :confused: Как вести учет невостребованных трудовых книжек, поступивших при ликвидации организации.
    1. Какова форма описи для невостребованных трудовых книжек?
    2. Если она стандартная, то что ставить в графе «Крайние даты»?
    3. Как поставлять количество листов? Нумеруются ли они? Составляется ли заверительная запись на каждую трудовую книжку?
    4. Как систематизировать трудовые книжки? По алфавиту или как?
    5. Как оформлять выдачу их владельцу?

    Читайте так же:  Нулевой отчет в фсс

    Для начала хочу обратить Ваше внимание. что с выходом нового Перечня изменился срок хранения трудовых книжек. См. ст. 664 «Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — До востребования, невостребованные — 75 л.» (раньше было 50 лет, ст.342 Перечня 2000 г.).

    Мне кажется, может пригодиться следующая информация (источник: http://www.hr-portal.ru/article/peredaem-dokumenty-kadrovoi-sluzhby-v-arkhiv )

    Кроме вышеуказанных документов, передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

    Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам.

    В Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) есть такой пункт:

    3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

    Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост.

    Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании 😀

    Да с момента ликвидации организации.
    Ну что же — тем самым Вы удлиняете срок хранения документов. Если документов этих немного, а место есть — приём допустимый. Но в иных обстоятельствах так поступать неправильно.

    Чисто для информации отмечу, что этот приём сейчас, строго говоря, незаконен: данные документы содержат персональные данные, и должны уничтожаться сразу же после завершения их обработки (т.е. по истечении установленного перечнем срока хранения, который отсчитывается с момента увольнения). Маловероятно, конечно, что кто-то нажалуется. но тем не менее.

    Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей — пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье — тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек

    По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

    По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

    Это чистой воды передергивание. Речь конкретно о трудовых книжках и все.

    Акт приема-передачи трудовых книжек

    Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

    Процесс передачи трудовых книжек

    Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

    1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
    2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

    Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

    [3]

    Создание комиссии

    Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

    Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

    Как составлять документ

    Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

    • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
    • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

    Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

    • информацию о компании,
    • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
    • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

    Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

    При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

    Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

    Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

    Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

    Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

    Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

    Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

    Заполнение информационной шапки документа

    1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
    2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
    3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
    4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
    Читайте так же:  Материальная выгода в 6-ндфл пример заполнения

    Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

    Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

    • фамилии-имена-отчества владельцев,
    • серии и номера документов,
    • наличие вкладышей,
    • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

    Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


    Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


    В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

    Архив трудовых книжек

    Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы»)

    hor-tab-group

    109554, г. Москва, ул. Международная, д. 10, стр. 1

    метро «Площадь Ильича»

    Архив выполняет запросы социально-правового характера по следующим тематикам:

    о заработной плате;

    о трудовом стаже;

    о создании (переименовании) организации (для пенсионного обеспечения);

    о получении пособия по безработице по документам территориальных управлений труда и занятости населения города Москвы до 2002 года;

    о получении копии акта медицинского освидетельствования в районных Бюро медико-социальной экспертизы города Москвы до 2005 года.

    Подать запрос можно через Центры государственных услуг «Мои документы» (МФЦ), в электронной форме с использованием Портала государственных услуг города Москвы (pgu.mos.ru).

    Единая справочная служба Мэрии Москвы: 8 (495) 777-77-77


    2013
    Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы»)

    2008Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан города Москвы (ЦАДТДГМ)

    Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 25 декабря 2007 г. и на основании приказов начальника Главархива Москвы (№ 39 от 01.02.2008 и № 82 от 29.02.2008) на основе архивов кадровой документации был создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан города Москвы (ЦАДТДГМ).

    В 2013 г. в соответствии с распоряжением Правительства Москвы от 19 декабря 2012 г. «О создании государственных бюджетных учреждений города Москвы в сфере архивного дела» на базе ЦАДТДГМ образовано Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (сокращенное наименование – ГБУ «ЦГАТО Москвы»).

    В соответствии с уставом учреждения, целями его деятельности являются: хранение, учет, комплектование, создание информационно-поисковых систем и использование архивных документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности, трудовых отношениях граждан для обеспечения социальных прав и гарантий жителей города Москвы.

    Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы») осуществляет:

    комплектование архива документами по личному составу ликвидированных организаций и предприятий государственной, смешанной и других форм собственности, не имеющих правопреемников;

    обеспечение сохранности и учет документов по личному составу;

    использование архивных документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности и трудовых отношениях граждан;

    для обеспечения социальных прав и гарантий жителей города Москвы на безвозмездной основе осуществляется предоставление информации, связанной с подтверждением фактов трудового стажа и заработной платы для получения социальных льгот и компенсаций, о нахождении на учете в Управлении труда и занятости населения;

    оказание архивных услуг и выполнение архивных работ на платной основе.

    Поиск трудовой книжки в архиве

    Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы. Содержание

    • 1 Какие документы потребуются
    • 2 Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)
    • 3 Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России
    • 4 Восстановление через суд
    • 5 Восстановление через архив
    • 6 Сроки восстановления

    Какие документы потребуются Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

    • Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
    • Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине.

    Восстановление трудовых книжек через архив

    За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.

    • личное посещение и ожидание в электронной очереди;
    • предварительная запись онлайн на сайте МФЦ.

    Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди. При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.

    Где искать архив трудовых книжек

    Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.

    • Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
    • Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали.

    Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.

  • Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
  • Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
  • Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

    Как восстановить трудовую книжку по утере в мфц

    Сроки восстановления Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.

    • Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
    • В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
    • Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
    • Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
    • При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.

    Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:

    • Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже.

    Архив трудовых книжек

    Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом — также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

    • визит;
    • запрос через сайт ведомства;
    • через портал госуслуг;
    • через МФЦ.

    В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления.

    Где искать трудовую книжку если предприятие закрылось

    Как восстановить трудовую книжку в мфц

    При этом трудовые книжки, оставшиеся на архивное хранение, должны размещаться отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников с учетом правил учета и хранения архивных документов, установленных главой 8 Федерального закона «Об архивном деле в РФ». Приказом либо распоряжением ответственность за организацию хранения и учета трудовых книжек возлагается работодателем на специально уполномоченное лицо.

    В соответствии с подпунктом 664 пункта 8.1 раздела 8 «Кадровое обеспечение» Перечня, утвержденного Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, срок хранения трудовых книжек — 75 лет либо до востребования работником. Поэтому архив трудовых книжек находится у работодателя.

    Читайте так же:  Безвозмездная помощь учредителя проводки

    Где находится архив трудовых книжек в случае ликвидации организации? Может возникнуть ситуация, когда организация прекратила своё существование (была реорганизована или ликвидирована, в том числе в случае банкротства).
    Правительством Российской Федерации. Порядок хранения трудовых книжек Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством РФ предусмотрен особый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Такие правила предусмотрены следующими нормативными правовыми актами:

    • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
    • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);
    • Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

    Согласно п.
    Правил в случае неполучения работником после расторжения трудового договора трудовой книжки, а также невостребования таковой ближайшими родственниками после смерти работника трудовая книжка хранится у работодателя, в том числе индивидуального предпринимателя или физического лица, являющегося работодателем. Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее работодатель должен вести:

    • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек в случае неполучения последних работником возлагается на работодателя.

    Поиск трудовой книжки в архиве

    Возможно ли это Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

    Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать. Утеря по вине работодателя Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

    • халатное и пренебрежительное отношение;
    • транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
    • непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

    В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.
    За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сроки восстановления трудовой книжки Как быстро вы получите дубликат документа, зависит от выбранного вами способа его восстановления. Самый быстрый вариант – обращение к бывшему работодателю.

    В таком случае, через две недели у вас на руках будет новая трудовая книжка. Самый долгий вариант – обращение в судебные инстанции.

    Так, разбирательства могут длиться не один месяц. Нужно дождаться получения ответа с каждого предыдущего места работы. В таком случае, срок восстановления затягивается на неопределенное время.

    Восстановление Трудовой в какой архив обращаться?

    Сгорели у нас трудовые сотрудников, до меня ещё сгорели, вот копаюсь, на пару с сотрудниками, и приходит ко мне Сотрудник и говорит:

    — А в какой архив мне обращаться, чтобы подтвердить работу в компании? компании уже нет, ПФ (по месту жительства) меня послал, сказал, что справку я только перед пенсией получу, чего делать? куда идти?

    А я растерялась, и правда, а в какой Архив обращаться? или попробовать найти ПФ по месту регистрации конторы? Сотрудник работал в этой конторе после 2001, т.ч. данные должны быть.

    Извлечение из ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ (в ред. Постановлений Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252, от 31.03.87 N 201, от 19.10.90 N 412) http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=1620

    Извлечение из ПОСТАНОВЛЕНИЯ от 10 октября 2003 г. N 69 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44948

    40. Учет и хранение трудовых книжек.

    Труд.кн. являются документом строгой отчетности и по-этому должны храниться в несгораемом сейфе, если такой возможности нет, то в шкафу, который запирается на ключ. Труд.кн., вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в каждой организации. Учет заполненных труд.кн. и вкладышей в них ведется в книге учета движения труд.кн. и вкладышей в них, а учет бланков этих документов ведется в приходно-расходной книге. Книги учета труд.кн. нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

    Журнал учета трудовых книжек ведется сотрудником отдела кадров. Приходно-расходная книга ведется бухгалтером.

    Труд.кн. хранятся у работодателя и выдаются на руки работнику только при увольнение. За их получение работник расписывается в книге учета движения труд.кн. и в личной карточке. Если труд.кн. по каким то причинам не забирается при увольнение, то она хранится в отделе кадров 2 года., затем передается в архив и хранится там 50 лет, потом уничтожается.

    41. Документооборот в кадровой службе.

    Основы документооборота закладываются в положениях об отделах, более подробно схема документооборота должна быть прописана в инструкции по делопроизводству в организации.

    Виды кадровых документов:

    -организационные (штатное расписание, коллективный договор, положения и инструкции, правила);

    -распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения, документы по личному составу);

    -информационно справочные (указания вышестоящих организаций, отчеты, акты, служебные записки, ответы на входящие запросы, доклады, объяснительные и т.д.).

    Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

    Документы, обязательные для каждой организации: штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (положение о защите персональных данных).

    Документы необходимые для организации кадрового делопроизводства: номенклатура дел, инструкция по ведению делопроизводства, график документооборота в кадровой службе, книги и журналы учета (книга учета персонала, книга учета перевода персонала, книга учета труд.кн. и вкладышей к ней, книга учета входящих документов, книга учета исходящих документов, книга регистрации актов, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов, журнал учета больничных листов, книга учета личных дел и т.д.)

    Первичные учетные документы: Личная карточка, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, расчетно-платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет.

    Личные документы: трудовая книжка, документы личного дела(личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, характеристика, рекомендательное письмо, результаты аттестации, копии документов об образование.

    42. Порядок работы с входящими кадровыми документами: способы по-лучения, первичная обработка, регистрация поступления, распределение доку-ментов.

    Входящие документы — это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение.

    Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

    Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:

    1) прием (доставку) корреспонденции;

    2) первичную обработку;

    3) предварительное рассмотрение;

    5) рассмотрение руководством предприятия;

    6) передачу исполнителям;

    7) исполнение документа;

    8) возврат на постоянное хранение.

    При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа.

    Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

    Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

    Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

    Читайте так же:  Закон о сим-картах

    Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

    Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

    При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

    При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

    На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

    43. Порядок работы с исходящими кадровыми документами.

    Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

    Основные этапы обработки исходящих документов включают:

    • составление текста проекта исходящего документа;

    • согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;

    • подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;

    • регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;

    • отправку документа адресату;

    • подшивку копии исходящего документа в дело.

    Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

    Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

    Учет и хранение трудовых книжек и бланков трудовых книжек

    «Кадровый вопрос», 2013, N 9

    УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

    Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии — дело нелегкое. Поговорим об этом.

    Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

    — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

    Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

    Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

    00 месяца 0000 г. ______________________________ (наименование нас. пункта)

    о списании трудовых книжек

    Комиссией в составе:

    составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

    при оформлении оказалось испорчено ________________________________________

    (цифрами и прописью)

    бланков трудовых книжек и _________________________________________________

    (цифрами и прописью)

    бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

    а) бланки трудовой книжки:

    серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

    серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

    б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

    серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

    серия, номер — испорчен в результате ______________________________________

    Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к

    дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем

    Председатель комиссии: ___________________________ подпись И. О. Фамилия

    Члены комиссии: _______________________________________________________

    подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия

    подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия

    Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

    [1]

    Ответственность работодателя и работника

    за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

    В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

    О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

    За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

    Так, в соответствии со ст. 140 УК РФ («Отказ в предоставлении гражданину информации») неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в представлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном представлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

    Читайте так же:  Реквизиты для уплаты усн за 3 квартал

    Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия) совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

    Согласно ст. 293 УК РФ («Халатность») совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату, — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

    Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыши в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н (см. заключительный раздел настоящей статьи). Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

    Наконец, в соответствии со ст. 325 УК РФ («Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. «) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

    В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

    Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

    Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки

    В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».

    В связи с тем что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «Гознак» Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением «Гознак».

    Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе в соответствии с договорами, заключенными с Объединением «Гознак» или распространителем. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо непосредственно работодателем со склада Объединения «Гознак» или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

    Источники


    1. Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2016. — 148 c.

    2. Левенфельд, Л. Гипнотизм. Руководство к изучению гипноза и внушения (особенно в медицине и юриспруденции) / Л. Левенфельд. — М.: Типография «Саратовского Дневника», 2016. — 438 c.

    3. Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
    4. Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2016. — 148 c.
    5. Омельченко, О. История политических и правовых учений. История учений о государстве и праве; М.: Эксмо, 2011. — 576 c.
    Архив трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here