Акт на списание трудовых книжек

Важный материал на тему: "Акт на списание трудовых книжек" с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При трудоустройстве работников работодатель обязан заполнять их трудовые книжки и хранить их у себя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, поэтому вносить в него записи необходимо очень аккуратно. Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить. При проведении процедуры составляют акт уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

  • Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, содержащейся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Трудоустраиваемый сотрудник должен отдать свою книжку работодателю на хранение. Если гражданин заключает трудовой контракт впервые, то сам работодатель обязан завести ему этот документ.

Списать и впоследствии уничтожить книжку кадровый работник обязан, если имели место такие ситуации:

  1. По его вине бланки трудовой были повреждены. К примеру, во время внесения записей в бланк сотрудник допустил ошибку, но сразу же ее увидел. В этом случае требуется уничтожить испорченный бланк. Во время процедуры заполняют акт списания и уничтожения трудовых книжек. Если испорченных бланков «накопилось» несколько, то необходимо списать и уничтожить их все.
  2. Трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.).

Коротко о комиссии по списанию трудовых книжек

Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.

  • проведение инвентаризации книжек;
  • подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены;
  • обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков;
  • подписание акта.

Способы уничтожения документов

Подвергшиеся порче документы могут быть уничтожены такими способами:

  • посредством измельчения на специальном аппарате — шредере;
  • путем сожжения;
  • разрезанием на мелкие кусочки ножницами (если документов не большое количество).

Можно обратиться в специальные организации, которые занимаются хранением документов и их последующим уничтожением. К этому способу целесообразно прибегать тогда, когда документов очень много.

Как правильно составить акт

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

  1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
  2. Название документа.
  3. Номер, который присвоили данному документу.
  4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.

  • Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
  • Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
  • Причины, по которым книжки подверглись порче.
  • Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
  • Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
  • Подписи членов комиссии.
  • Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

    Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

    Если документ был создан с ошибками

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить следующим образом:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    Если ошибок и неточностей много, то целесообразно сформировать новый документ, а старый уничтожить.

    Акт на списание трудовых книжек

    Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

    По каким причинам могут списать трудовые книжки

    Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

    • Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
    • Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

    Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

    Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

    1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
    2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

    Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

    Порядок списания

    Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

    Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

    Как составить акт на списание трудовых книжек

    Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

    Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

    Структура документа такова:

    1. В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
    2. Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
    3. Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.

  • Затем начинается текст. Здесь перечисляют должности, ФИО членов комиссии.
  • Далее указывают период, в который были испорчены бланки трудовых, номера и общее количество этих бланков. Обязательно пишут причины, по которым эти документы были испорчены.
  • Указывают, что описанные бланки были уничтожены, например, путем сожжения или измельчения с помощью шредера.
  • Затем члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.
  • К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

    Читайте так же:  Отрицательные чистые активы последствия

    Как уничтожают документы

    Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

    Как исправить ошибку в акте

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

    Акт приема-передачи трудовых книжек

    Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

    Процесс передачи трудовых книжек

    Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

    1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
    2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

    Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

    Создание комиссии

    Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

    Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

    Как составлять документ

    Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

    • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
    • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

    Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

    • информацию о компании,
    • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
    • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

    Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

    При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

    Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

    Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

    Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

    Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

    Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

    Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

    Заполнение информационной шапки документа

    1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
    2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
    3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
    4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

    Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

    Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

    • фамилии-имена-отчества владельцев,
    • серии и номера документов,
    • наличие вкладышей,
    • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

    Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


    Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


    В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

    Акт на списание трудовых книжек

    • Трудовые книжки и вкладыши
    • Блоки для записей

    Результаты голосования

    Акт на списание испорченных бланков трудовой книжки

    ОБРАЗЕЦ АКТА НА СПИСАНИЕ

    ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

    на списание испорченных бланков трудовых книжек

    «16» февраля 2009 г.

    Начальником отдела кадров, Кочетковой Зинаидой Петровной, составлен настоящий Акт в том, что за период с «01» января 2009 г. по «16» февраля 2009 г. в Обществе с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива») испорчено вследствие ошибок при заполнении титульной страницы 2 (два) бланка трудовых книжек (ТК 1234567 и ТК 2345678) и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку (ВТ 3456789) на русском языке, которые «16» февраля 2009 г. уничтожены путем измельчения в шредере, в присутствии следующих лиц:

    § Главный бухгалтер, Зайцева К.М.

    § Директор службы корпоративной безопасности, Куприянов К.Д.

    Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ООО «Перспектива».

    Читайте так же:  Смета затрат на производство

    Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек

    Тип документа: Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 2,2 кб

    Скачать Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек

    • Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет» по всему сайту
    • «Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек».pdf
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите » базе.

    Образец акта о списании бланков трудовых книжек

    Тип документа: Акт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 5,4 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    Образец акта о списании бланков трудовых книжек

    • Акт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
    • «Образец акта о списании бланков трудовых книжек».doc
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Списание трудовых книжек

    Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

    Общие особенности

    По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

    Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

    Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

    Оформление списания

    Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

    Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

    При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

    Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

    Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

    • состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
    • комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
    • после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

    Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:

    АКТ

    о списании трудовых книжек

    Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе:

    · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова;

    · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной;

    · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова.

    Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

    · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784);

    · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177).

    Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

    Подписи членов комиссии:

    Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова

    Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина

    Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:

    • сожжение бумаг в специально отведенном месте;
    • измельчение их ножницами вручную.

    Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Акт списания трудовых книжек

    (подпись, фамилия и инициалы)

    на списание испорченных бланков

    г. __________________ «___»__________ _____ г.

    (перечисляются должности, инициалы и фамилии членов

    комиссии по списанию бланков)

    Видео (кликните для воспроизведения).

    составлен настоящий акт о том, что за период с _______________________

    по ________________ на _______________________________________________

    (полное наименование предприятия)

    (подробная причина порчи)

    ___________________ штук ____________________________ бланков трудовых

    (количество) (количество прописью)

    книжек (вкладышей к ним), которые «___»__________ _____ г.

    Акты по трудовой книжке

    Приема — передачи

    Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

    Читайте так же:  Списание дебиторской задолженности и налог на прибыль

    Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

    О списании испорченных бланков

    Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

    Об отказе от получения ТК

    В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

    Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

    [2]

    О непредоставлении трудовой книжки

    Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

    Требования к оформлению

    Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

    Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

    • наименование компании;
    • название;
    • дата подписания и номер;
    • место составления;
    • заголовок;
    • подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

    Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

    Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

    Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

    Общая информация

    Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

    Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

    Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

    Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

    Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

    В каких случаях можно списать?

    Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

    Различные природные явления могут внести свою лепту.

    Наводнения, землетрясения, пожары…

    Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

    Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

    Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

    Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

    Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

    Как списать испорченный бланк?

    Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

    Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

    Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

    Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

    Только после этого можно начинать действовать.

    Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

    А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

    Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

    Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

    Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

    К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

    Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

    Акт списания

    Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

    Все составляют данный акт от руки и произвольно.

    Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

    • в нем должно содержаться полное название организации;
    • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
    • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
    • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
    • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
    • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
    • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

    Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

    Читайте так же:  Требования к специалисту по охране труда

    Как происходит уничтожение?

    Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

    Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

    Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

    Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

    Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

    Что делать, если работник не явился за трудовой?

    В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

    Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

    Заключение

    Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-47 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Уничтожаем испорченный бланк трудовой книжки

    Правовое регулирование:

    • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
    • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40);
    • Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

    Общие положения
    Инструкцией № 40 напрямую предусмотрен только один случай, когда трудовые книжки подлежат уничтожению: по истечении 50 лет хранения невостребованной трудовой книжки в архиве нанимателя (п. 80 Инструкции № 40).
    На практике указанный случай очень редкий, куда чаще наниматель имеет дело с уничтожением бланков трудовых книжек (и вкладышей к ним) в связи с их порчей.

    Указанные бланки могут быть испорчены по следующим причинам:

    • в результате чрезвычайных обстоятельств (наводнений, аварии коммунальных сетей, пожаров и т.д.);
    • из-за неверных данных, представленных для заполнения бланка трудовой книжки;
    • по вине ответственных лиц (лица, заполнявшего титульный лист трудовой книжки).

    Как правило, порча бланков трудовой книжки происходит по вине заполняющего ее работника нанимателя. Действительно, поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок при ее заполнении.
    Внимание! Порча бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) происходит при совершении ошибок при заполнении только раздела «Сведения о работнике».

    Хотя это прямо не закреплено в Инструкции № 40, но такой вывод следует из анализа его норм. Так, данной Инструкцией не предусмотрены возможность и порядок исправления неправильных записей на титульном листе трудовой книжки.
    Инструкцией № 40 установлено исправление ошибочных записей, внесенных в другие разделы трудовой книжки (посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях и т.п.), что позволяет сделать вывод, что неверные (ошибочные) записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый.

    Иными словами, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а начать заполнение нового бланка, а испорченный бланк учитывать согласно Инструкции № 196 (см. далее).

    Этап 1. Принятие организационно-правовых мер по обеспечению уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

    Шаг 1. Определение лица, ответственного за ведение (заполнение) трудовых книжек и заключение с ним договора о полной материальной ответственности.

    Порча трудовой книжки при ее заполнении представляет собой материальный ущерб, который причиняется нанимателю. И хотя стоимость бланка трудовой книжки невелика, целесообразно изначально оформить отношения с ответственным работником грамотно, т.е. включить в его должностные обязанности ведение (заполнение) трудовой книжки, и заключить с ним договор о полной материальной ответственности (предварительно предусмотрев его должность в соответствующем Перечне).

    Напомним, что согласно квалификационной характеристике инспектора по кадрам заполнение трудовой книжки входит в его должностные обязанности (см. Выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159).

    Таким образом, на данном этапе могут быть предприняты следующие действия:
    1. включить должность инспектора по кадрам (иную должность, должность, в обязанности по которой включена обязанность по ведению трудовых книжек) в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (см. также постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности»);

    2. предусмотреть в должностных обязанностях работника, на которого планируется возложить работы по ведению трудовой книжки, т.е. в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (контракте), соответствующие обязанности (по ведению (заполнению) трудовой книжки).
    Заметим, что в настоящее время законодательство не требует издавать отдельный приказ о назначении ответственного за ведение трудовой книжки лица, хоть и упоминает о лице, ответственном за выдачу трудовой книжки, уполномоченным нанимателем;

    3. заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

    Шаг 2. Разработка и утверждение формы акта об уничтожении бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты).

    [3]

    Действующим законодательством предусмотрена необходимость оформления при порче (бланка) трудовой книжки 2 различных актов:

    • на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по унифицированной форме;
    • об уничтожении бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты).

    В последнем случае согласно п. 18 Инструкции № 196 форма акта утверждается руководителем организации.
    С учетом Инструкции № 196, правил делопроизводства наниматели могут разработать такую форму на основе формы акта, которая ранее была предусмотрена предыдущей Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников (см. приложение 1 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30).

    Шаг 3. Создание комиссии по (списанию и) уничтожению документов с определенной степенью защиты.

    Необходимость создания такой комиссии прямо следует из п. 15 Инструкции № 196. Уничтожение испорченных документов с определенной степенью защиты производится по истечении срока хранения комиссией, которая назначается приказом руководителя организации. В состав комиссии должны входить должностные лица организации, которые обязаны проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
    Законодательством не определено, на какой период может создаваться комиссия: на неопределенный (т.е. постоянно действующая комиссия), на определенный период времени (скажем, на год) или для уничтожения определенного перечня испорченных документов с определенной степенью защиты. Иными словами, это решается нанимателем в зависимости от конкретных обстоятельств.

    Читайте так же:  Учет лизинга

    Этап 2. Определение документов с определенной степенью защиты, подлежащих уничтожению, и оформление такого уничтожения

    Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты, и учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

    В свою очередь использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (ч. 2 подп. 3.1 п. 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В настоящее время учет бланков строгой отчетности изложен в Инструкции № 196.

    Шаг 4. Фиксация факта порчи бланка трудовой книжки (вкладыша к нему) при попытке заполнения раздела «Сведения о работнике».

    Данный шаг актуален, в частности, при процедуре возмещения материального ущерба и определения виновного лица. Он может быт оформлен либо в форме акта, либо в форме докладной записки как непосредственного руководителя виновного работника (например, начальника кадровой службы) или самого работника, допустившего порчу бланка трудовой книжки.

    Шаг 5. Составление реестра бланков строгой отчетности.

    На испорченные при заполнении бланки трудовой книжки (как на бланк документа с определенной степенью защиты) составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Все экземпляры испорченных бланков должны храниться в организации вместе с составленным реестром. Установлен срок их хранения – в течение месяца после проведения налоговой проверки (п. 15 Инструкции № 196).
    Заметим, что каких-либо требований в отношении испорченных бланков (например, их перечеркивание, учинение на них каких-либо записей) законодательство не содержит.

    Образец заполнения реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению

    Шаг 6. Хранение испорченных бланков трудовой книжки.

    Формально, как следует из п. 15 Инструкции № 196, испорченные бланки строгой отчетности сохраняются организацией вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

    Шаг 7. Составление акта на списание испорченных бланков трудовой книжки.

    До того как приступить непосредственно к уничтожению испорченных бланков, необходимо списать их и оформить данное списание.
    Согласно п. 16 Инструкции № 196 в присутствии комиссии (см. шаг 3) проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 196 (см. образец ниже) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

    Образец заполнения акта на списание бланков трудовой книжки



    В трехдневный срок данный акт представляется на утверждение руководителю организации, который должен утвердить его в течение 5 дней после получения.

    Шаг 8. Фактическое уничтожение испорченных бланков трудовой книжки.

    После утверждения руководителем организации акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (см. также шаг 7), комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, разработанной и утвержденной самой организацией (п. 18 Инструкции № 196).

    Конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей способом уничтожения документов. Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

    На практике некоторые наниматели к акту об уничтожении прилагают подлинные номера испорченных бланков трудовой книжки. Для этого они вырезают номера из бланков перед их уничтожением и вклеивают их в акт. Считается, что это служит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

    Образец оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки


    Заметим, что срок для утверждения составленного акта составляет 3 дня (п. 18 Инструкции № 196).

    Этап 3. Действия, предпринимаемые после оформления порчи бланка трудовой книжки

    На данном этапе предпринимаются действия по продолжению оформления трудовой книжки (запрос нового бланка трудовой книжки взамен испорченного, а далее обычные действия, связанные с заполнением трудовой книжки и ее регистрацией в соответствующем журнале), а также действия по взысканию материального ущерба с лица, виновного в порче бланка.

    Этап 3.1. Оформление трудовой книжки

    Шаг 9. Обращение за получением нового бланка взамен испорченного.

    Так как в результате порчи бланка трудовой книжки первоначальная задача по оформлению работнику трудовой книжки не была решена, то требуется повторный запрос нового бланка трудовой книжки.

    Образец оформления заявки на выдачу под отчет бланков трудовых книжек

    Этап 3.2. Возмещение материального ущерба

    Шаг 10. Возмещение материального ущерба с виновного работника.

    В данном случае, учитывая малозначительный размер материального ущерба (т.е. явно меньший размер среднего заработка) и, как правило, ясность в действиях виновного работника, на практике ущерб возмещается посредством его удержания из заработной платы работника, виновного в порче бланка трудовой книжки.

    Напомним, что для удержания причиненного работником материального ущерба из его заработной платы необходимо наличие следующих условий, установленных частями первой-четвертой ст. 408 ТК:

    • взыскиваемый ущерб не должен превышать трех среднемесячных заработных плат этого работника (с учетом п. 3.6 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»);
    • распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее десяти дней со дня сообщения об этом работнику;
    • до издания распоряжения об удержании из заработной платы затребовано от работника письменное объяснение;
    • работник согласен с вычетом или его размером.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Владимир Эдуардович Самосейко,юрист

    Источники


    1. Все о пожарной безопасности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 480 c.

    2. Попова А. В. Международное частное право; Питер — Москва, 2010. — 192 c.

    3. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.
    4. Басовский, Л. Е. История и методология экономической науки / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 240 c.
    5. Попова, Анна Теория государства и права / Анна Попова. — М.: Питер, 2008. — 248 c.
    Акт на списание трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here